Hệ thống ERP và rào cản đối với doanh nghiệp Việt

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp, tuy nhiên, việc triển khai ERP còn gặp nhiều rào cản, đặc biệt là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam.

Tại buổi hội thảo MBA Talk #93 với chủ đề “Managerial Accounting and Enterprise Resource Planning Systems”, PGS TS Đoàn Anh Tuấn – ISB Lecturer cùng các chuyên gia đã giới thiệu về hệ thống ERP trong việc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh từ tài chính, kế toán, bán hàng, quy trình đến nhân sự.

>> Xem thêm: ERP là gì?

Ưu thế khi tích hợp ERP vào vận hành  

Hệ thống ERP đóng vai trò then chốt trong việc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ tự động hóa tất cả các quy trình từ lập kế hoạch, mua hàng, quản lý tồn kho, sản xuất, logistic, tài chính, kế toán, bán hàng đến nhân sự. Sử dụng ERP giúp tăng hiệu quả tổ chức bằng hình thức quản lý và cải thiện cách doanh nghiệp sử dụng nguồn lực.

PGS TS Đoàn Anh Tuấn cho biết, ERP là công cụ giúp tự động hoá không chỉ ở kế toán tài chính mà còn ở những lĩnh vực khác. Nhờ ERP, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình tài chính theo thời gian thực, nhận biết xu hướng tăng trưởng hay sụt giảm một cách chính xác, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và kịp thời.

>> Xem thêm: Trải nghiệm liền mạch: DNA của doanh nghiệp thành công

Ông Đào Gia Dương – Former Finance Director (E-Commerce), Lazada phân tích sâu ứng dụng ERP qua các ví dụ trong phòng ban của từng ngành hàng khác nhau. Trong đó, mô-đun chức năng hàng đầu của ứng dụng ERP trong toàn bộ quá trình kinh doanh gồm kế hoạch sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát/quản lý tài chính, quản trị quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng được ông Dương đề cập đến.

Ngành sản xuất điều hòa không khí là minh chứng rõ nét cho sức mạnh dự đoán và tối ưu hóa sản xuất của hệ thống ERP. Trong mùa nắng nóng, nhu cầu sử dụng điều hòa tăng đột biến, có thể gấp 5 lần so với bình thường. Hệ thống ERP, với khả năng phân tích dữ liệu doanh số lịch sử, sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu sản xuất cho giai đoạn cao điểm này. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có phương án liên kết với công ty dịch vụ lắp đặt.

Đối với kiểm soát hàng tồn kho, mô-đun hệ thống quản lý kho hàng trong ERP giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến tính thanh khoản của sản phẩm. Ông Dương ví dụ về chương trình khuyến mãi của một thương hiệu xịt phòng, khi mua 1 chai xịt phòng sẽ được tặng kèm 1 hộp nhang chống muỗi (sản phẩm của hãng).

>> Xem thêm: Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Về tính chất, doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP để theo dõi lượng tồn kho sản phẩm xịt phòng và nhang chống muỗi. Khi nhận thấy lượng nhang muỗi còn tồn kho cao, bộ phận tài chính có thể đề xuất lấy nhang muỗi làm sản phẩm tặng kèm trong chương trình khuyến mãi “mua 1 tặng 1” để kích thích tiêu thụ sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ tồn kho dư thừa, đồng thời tăng doanh thu bán hàng.

Trong mô-đun quản lý bán hàng, ERP giúp thiết lập mức tồn kho, khi đạt đến ngưỡng tồn kho sẽ tự động tạo đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Căn cứ vào đơn hàng, nhà cung cấp có kế hoạch giao hàng tương ứng, đảm bảo đúng thời gian (JIT), kiểm soát tồn kho/ dòng tiền hiệu quả. Ông Dương ví dụ, trong đợt khuyến mãi lớn từ sàn thương mại điện tử Alibaba năm 2021, nền tảng chứng kiến con số khổng lồ lên đến 583,000 đơn hàng mỗi giây. Để có thể kiểm soát và vận hành số lượng đơn hàng lên đến hàng triệu, hệ thống ERP cần đạt độ hoàn thiện cao. 

Ngoài ra, ông Dương chỉ ra yêu cầu quản lý trong báo cáo quản trị (management reports) thường gặp ở một số ngành hàng:

Doanh nghiệp sản xuất: Tập trung theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ:

• Danh mục sản phẩm 
• Khách hàng bán lẻ/xây dựng
• Khách hàng/dự án
• Khách hàng theo khu vực (Nam/Trung/Bắc)

Doanh nghiệp FMCG: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo kênh:

• Kênh truyền thống (chợ/tạp hóa)
• Kênh MT (siêu thị)
• Cửa hàng trực tiếp/ trực tuyến
• Kênh bán hàng đa cấp

Doanh nghiệp thời trang: Quản lý hàng tồn kho:

• Theo nhóm sản phẩm (cơ bản, thời trang, người lớn/trẻ em, nam/nữ…)
• Theo ngày sản phẩm (số ngày tồn sản phẩm)
• Sản phẩm theo mùa
• Vật tư (một số sản phẩm có tính chất hóa học đặc biệt dễ hư hỏng, có thời hạn sử dụng và cần thanh lý sớm, không để hàng tồn kho bị hư hỏng)
• Sử dụng hệ thống để thống kê, điều phối sản phẩm đến các cửa hàng có lượng tiêu thụ lớn, đồng thời điều phối size/màu sắc sản phẩm linh hoạt giữa các cửa hàng

ERP có thông dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Mặc dù với những lợi ích to lớn mà hệ thống ERP mang lại, một số doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với những thách thức trong việc triển khai ERP. Theo khảo sát của ERP Focus, 27% doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng chi phí triển khai cao là một rào cản đáng kể. Có mặt tại hội thảo, Ông Mai Quốc Thịnh – Chief Operations Officer, Pallas Solution chỉ ra, mặc dù những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại, ERP vẫn chưa phổ biến tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. 

>> Xem thêm: Lập kế hoạch kế nhiệm: “Chìa khóa” đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Các vấn đề doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp phải trong quá trình triển khai và sử dụng hệ thống ERP được ông Thịnh đề cập đến. 

Đầu tiên, yếu tố quan trọng nhất là chi phí thực hiện. Chi phí ERP thường được xem xét là khoản đầu tư ban đầu của doanh nghiệp. Từ đó, chi phí thực hiện dựa vào yêu cầu mô-đun và số lượng người dùng. Theo ông Thịnh, chi phí trung bình một tổ chức phải chi ra khi triển khai hệ thống ERP rơi vào khoảng 75.000-200.000 USD. Kèm theo đó là thời gian thực kiện kéo dài từ 8 đến 12 tháng làm nhiều doanh nghiệp ngao ngán. 

Bên cạnh đó, sự phức tạp của hệ thống ERP có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cuộc khảo sát tương tự cũng nhấn mạnh rằng, 21% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn với sự phức tạp của hệ thống ERP và 17% gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống ERP với quy trình kinh doanh hiện tại của họ.

Ông Thịnh cho biết, đối với những chủ doanh nghiệp đi lên bằng nghề của mình, hiểu biết về kế toán không quá chuyên sâu nên thường không có chuyên môn kế toán cao. Họ chủ yếu tập trung vào doanh số và phó thác cho một người làm công việc sổ sách nên công tác kế toán thường chỉ đạt một số yêu cầu nhất định.

Để hệ thống ERP đạt hiệu quả cao nhất, chủ doanh nghiệp cần có đủ khả năng để tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể, trong đó các quy trình tích hợp và hệ thống phức tạp là một thách thức lớn. 

Việc áp dụng hệ thống ERP thường đòi hỏi những thay đổi đáng kể trong quy trình kinh doanh cũng như làm việc. Về khía cạnh quản trị nguồn nhân lực, ông Thịnh cho hay, cần phải sắp xếp tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên dành cho cấp lãnh đạo đến nhân viên để phổ cập các tính năng, thay đổi nếu có. 

>> Xem thêm: 9 bước lựa chọn software platforms phù hợp cho doanh nghiệp

Giải pháp tạm thời thay thế  ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ   

Ông Thịnh cho biết, các doanh nghiệp tại Việt Nam chủ yếu kết hợp các phần mềm riêng lẻ như kế toán, bán hàng hay chăm sóc khách hàng. Có thể thấy, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các phương pháp thay thế ERP tạm thời, có một số lựa chọn có thể giúp quản lý quy trình kinh doanh một cách hiệu quả mà không cần đến hệ thống ERP quy mô đầy đủ. 

Đồng ý với nhận định từ ông Thịnh, ông Dương cho biết, phần mềm ERP không nhất thiết phải đến từ một hệ thống duy nhất của một nhà cung cấp mà có thể được tích hợp với một hoặc nhiều hệ thống khác nhau trong từng mô-đun. Ông bổ sung, ERP hoàn thiện là một hệ sinh thái kết hợp nhiều mục tiêu khác nhau tùy biến theo nhu cầu của doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số phương pháp thay thế ERP tạm thời phổ biến:

Giải pháp phần mềm đám mây (cloud-based)

Google Workspace, Microsoft 365: Cung cấp các công cụ gửi email, tạo tài liệu, lưu trữ và cộng tác, có thể giúp quản lý các hoạt động trao đổi hay liên lạc hàng ngày.

Excel hoặc Google Trang tính: Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bảng tính được tổ chức tốt có thể tạm thời quản lý nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp như hàng tồn kho, theo dõi bán hàng và báo cáo tài chính. 

Ứng dụng kinh doanh độc lập

Phần mềm kế toán: Các công cụ như QuickBooks, Xero hoặc FreshBooks có thể xử lý việc quản lý tài chính, lập hóa đơn và theo dõi chi phí.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Các ứng dụng như Salesforce, Zoho CRM hoặc HubSpot CRM có thể quản lý các tương tác với khách hàng, quy trình bán hàng và chiến dịch tiếp thị.

Quản lý hàng tồn kho: Phần mềm như TradeGecko, Cin7 hoặc Fishbowl có thể giúp theo dõi mức tồn kho, quản lý đơn hàng và hợp lý hóa hoạt động của chuỗi cung ứng.

Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Các giải pháp như BambooHR, Gusto hoặc Zenefits có thể hỗ trợ tính lương, hồ sơ nhân viên và quản lý phúc lợi.

>> Xem thêm: Tối ưu hóa “vòng đời” nhân viên để nâng cao hiệu quả doanh nghiệp

Phần mềm tích hợp

Zoho One: Cung cấp bộ ứng dụng toàn diện bao gồm nhiều chức năng kinh doanh khác nhau bao gồm CRM, kế toán, nhân sự, quản lý dự án, v.v. Đây được xem như một giải pháp ERP thu nhỏ.

Odoo: Cung cấp bộ ứng dụng mô-đun đáp ứng các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Công cụ này cho phép các doanh nghiệp bắt đầu với các mô-đun thiết yếu như trình tạo trang web, thương mại điện tử, quản lý kho hàng, quản lý dự án và các mô-đun bổ sung thêm nếu cần.

Công cụ quản lý dự án

Trello, Asana hoặc Monday.com: Những công cụ này có thể giúp quản lý dự án, nhiệm vụ và cộng tác nhóm. Các công cụ này cung cấp bức tranh tổng quan, trực quan về các dự án đang diễn ra và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình công việc khác nhau.

Giải pháp được xây dựng tùy chỉnh

Nền tảng Low Code/No Code: Các nền tảng như Airtable, AppSheet hoặc Quick Base cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể mà không đòi hỏi kiến ​​thức IT sâu rộng. 

Nhìn chung, lập kế hoạch về khả năng mở rộng để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang hệ thống ERP quy mô đầy đủ trong tương lai. Những phương pháp tạm thời này mang lại sự linh hoạt và có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý hoạt động của mình một cách hiệu quả đồng thời chuẩn bị cho một giải pháp ERP toàn diện hơn.

Ông Thịnh kết luận, để đảm bảo mức độ chính xác trong việc ra quyết định, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phải nắm rõ tính chất về ngành hàng cũng như cách các công cụ đang sử dụng.

Đúc kết phần chia sẻ của mình, ông Dương cho biết, không nhất thiết tất cả doanh nghiệp phải có ERP hoàn chỉnh nếu chi phí đầu tư quá cao, tuy nhiên doanh nghiệp nên tìm giải pháp xử lý để giảm thiểu các công việc hoặc quy trình thủ công còn đang tồn tại.

Kết 

Với những lợi ích vượt trội hệ thống ERP mang lại, khi xem xét giải pháp thay thế ERP tạm thời, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đánh giá nhu cầu và ưu tiên kinh doanh trước mắt. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp tích hợp để tránh tình trạng lưu trữ dữ liệu không đồng bộ dẫn đến sai lầm khi phân tích báo cáo quản trị.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).