CFO của CHANEL Vietnam: “Standard Costing đóng vai trò then chốt trong quản trị tài chính”

Standard Costing và Variance Analysis như những chiếc la bàn chỉ đường, giúp doanh nghiệp thiết lập các tiêu chuẩn chi phí, đánh giá hiệu suất hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược.

Trong bài viết sau đây, hãy cùng khám phá góc nhìn tổng quan về Standard Costing và Variance Analysis từ những chia sẻ đắt giá của PGS TS Đoàn Anh Tuấn – ISB Lecturer và ông Lê Quốc Trung – CFO của CHANEL Vietnam tại MBA Talk #101 – “Standard Costing and Variance Analysis in Financial Strategy”.

Standard Costing & Variance Analysis: “Chìa khóa” lập kế hoạch và kiểm soát chi phí hiệu quả

Standard Costing và Variance Analysis là hai công cụ quan trọng trong quản trị tài chính, đặc biệt trong việc quản lý chi phí sản xuất. Standard Costing được xây dựng dựa trên dữ liệu lịch sử (historical data), vì vậy các doanh nghiệp có lịch sử hoạt động lâu dài thường có hệ thống Standard Costing chính xác hơn, nhờ sự sẵn có của dữ liệu chi phí trong quá khứ.

“Vai trò của Standard Costing là lập kế hoạch chi tiết và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn dựa trên nguồn lực hiện có, nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh và công tác quản trị doanh nghiệp.” – Ông Lê Quốc Trung — CFO của CHANEL Vietnam, nhấn mạnh tại hội thảo MBA Talk #101.

Đồng tình với quan điểm trên, PGS TS Đoàn Anh Tuấn cũng cho biết, một hệ thống Standard Costing giúp doanh nghiệp thiết lập các chi phí chuẩn như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất trực tiếp. Những chi phí này được ghi nhận dựa trên chuẩn mực đã thiết lập, giúp các nhà quản lý dễ dàng so sánh và đánh giá hiệu quả sản xuất.

Thầy Đoàn Anh Tuấn lưu ý rằng việc xây dựng hệ thống chi phí tiêu chuẩn (Standard Cost System) lần đầu tiên cho một doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Không chỉ riêng bộ phận tài chính – kế toán, mà các bộ phận khác như nhân sự, marketing và vận hành cũng cần tham gia để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lý.

Việc xây dựng chi phí tiêu chuẩn cần phải kỹ lưỡng nhằm tránh sai sót, thiếu sót và dư thừa. Chi phí này sau đó sẽ được so sánh với chi phí thực tế để xác định sự chênh lệch (variance), giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Standard Costing & Variance Analysis xuất hiện trong hầu hết mọi giai đoạn của quản trị tài chính

Quá trình quản trị tài chính có thể được chia thành các bước chính: Lập kế hoạch, thực hiện, phân tích, kiểm tra, phản hồi và rút kinh nghiệm. Trong đó, hệ thống Standard Costing đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các giai đoạn này.

Trong bước lập kế hoạch, Standard Costing không chỉ giúp xác định giá vốn hay chi phí đầu vào mà còn hỗ trợ lập kế hoạch, ước tính và dự báo cho đầu ra. Điều này nhằm mục tiêu xác định giá vốn chuẩn nhất, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược như tiếp tục đầu tư, khai thác tài nguyên hay đóng cửa một hoạt động không hiệu quả.

Tiếp theo, trong giai đoạn thực hiện, bước quan trọng là Variance Analysis. Đây là quá trình so sánh giữa kết quả thực tế và ước tính ban đầu để xác định các khác biệt, cùng với nguyên nhân của những khác biệt đó. Việc này cho phép doanh nghiệp xác định các điều chỉnh và thay đổi cần thiết nhằm tối ưu hóa hoạt động tài chính.

Trong quá trình phân tích sai số giữa kế hoạch và thực tế, có hai yếu tố quan trọng thường bị các doanh nghiệp bỏ qua, đặc biệt là trong phân tích giá thành. Đầu tiên là sự thay đổi về tỷ lệ đóng góp của các sản phẩm khác nhau. Mỗi sản phẩm trong danh mục của doanh nghiệp có thể có mức độ đóng góp khác nhau đến tổng doanh thu và lợi nhuận. Khi tỷ lệ đóng góp của từng sản phẩm thay đổi, điều này có thể dẫn đến sự biến động trong giá thành và lợi nhuận tổng thể.

Thứ hai là sự khác biệt giữa các khách hàng. Khách hàng không chỉ khác nhau về nhu cầu và sở thích, mà còn về cách họ tiêu dùng và mức chi tiêu cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc không tính đến sự khác biệt này có thể dẫn đến những quyết định không chính xác trong chiến lược giá cả và chi phí sản xuất. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp chỉ xem xét chi phí chung mà không phân tích cách thức mà từng phân khúc khách hàng tiêu thụ sản phẩm, họ có thể bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Cuối cùng, trong quá trình ra quyết định, việc đưa ra quyết định đúng đắn là rất quan trọng. “Đôi khi, quyết định không hành động cũng có thể là lựa chọn tốt nhất. Khi thực tế không diễn ra như kế hoạch và tiêu chuẩn đã đặt ra, doanh nghiệp cần xác định rõ những hành động cần thực hiện và những hoạt động nên dừng lại.” – Ông Trung chia sẻ.

Xác định mục tiêu kinh doanh để thiết lập Standard Costing: Cốt lõi để thành công

Theo các chuẩn mực kế toán quản trị, việc xác định mục tiêu kinh doanh là điều cần thiết trước khi tiến hành tính toán giá thành, đặc biệt là giá thành chuẩn. Mục tiêu kinh doanh không chỉ định hướng cho chiến lược tài chính mà còn là cơ sở để thiết lập các tiêu chuẩn chi phí hợp lý và khả thi.

Case study: Tính toán sai lệch mục tiêu kinh doanh dẫn đến thất bại

Một ví dụ điển hình về việc xác định sai mục tiêu kinh doanh là Sân Vận động Tổ Chim ở Bắc Kinh, được xây dựng để phục vụ cho Thế vận hội Mùa hè năm 2008. Sân vận động này được đầu tư khoảng 2 tỷ NDT (khoảng 450 triệu đô la) và có sức chứa lên đến 90.000 người. Nếu tính trung bình, mỗi ghế ngồi tiêu tốn khoảng 5.000 đô la.

Thực tế cho thấy, sau khi hoàn thành, sân vận động này đã không thể thu hút đủ sự kiện thể thao hay chương trình giải trí để đảm bảo doanh thu. Kết quả là, sân vận động này trở thành một gánh nặng tài chính thay vì niềm tự hào của quốc gia, phản ánh rõ ràng cho thất bại trong việc xác định và quản lý mục tiêu kinh doanh. Sự tính toán sai lệch này là một bài học cho dự án này và là một cảnh báo cho các doanh nghiệp khác về tầm quan trọng của việc đặt ra mục tiêu thực tế và khả thi ngay từ đầu.

“Bài toán” quản trị tài chính và quản trị rủi ro trong FMCG

Trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), quản trị tài chính và quản trị giá thành đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và lợi nhuận ổn định. Trong đó, một trong những yếu tố quan trọng là ra quyết định đầu tư. Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng sản xuất hoặc gia tăng sản lượng, việc xây dựng các bài toán, mô hình và dự báo phù hợp là cần thiết để đưa ra các quyết định đầu tư chính xác.

Đầu tư không chỉ giới hạn ở máy móc và thiết bị mà còn bao gồm cả đầu tư về lao động. Để kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân viên. Việc đầu tư vào nguồn nguyên liệu và con người không chỉ là câu chuyện hàng ngày mà còn là kế hoạch dài hạn, cần được cân nhắc cho nhiều năm tới. Đây chính là bài toán chính của công tác quản trị trong lĩnh vực FMCG.

Một khía cạnh quan trọng khác trong quản trị tài chính tại doanh nghiệp FMCG là quản trị rủi ro. Trong bối cảnh hiện tại, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro không mong muốn như đại dịch COVID-19 và các hiện tượng thiên tai như bão lũ.

Những rủi ro này có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và kết quả tài chính của doanh nghiệp. Do đó, trách nhiệm của những người làm quản trị tài chính là đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được ổn định, duy trì tính liên tục và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến kết quả kinh doanh.

Để thực hiện được điều này, các nhà quản trị cần phát triển các kế hoạch ứng phó linh hoạt, có khả năng thích ứng với các tình huống bất ngờ. Họ cũng cần xây dựng một hệ thống cảnh báo sớm và quy trình phản ứng nhanh để giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, từ sản xuất, cung ứng đến tài chính, sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và duy trì vị thế cạnh tranh trong ngành FMCG.

Quản trị tài chính và quản trị rủi ro: Mối liên quan mật thiết

Một ví dụ điển hình về sự kết nối giữa quản trị tài chính và quản trị rủi ro là bài toán về tồn kho an toàn trong các doanh nghiệp, đặc biệt là ngành sản xuất và phân phối. Tồn kho an toàn là mức tồn kho tối thiểu để doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, ngay cả khi có những biến động bất ngờ trong chuỗi cung ứng như thiên tai, dịch bệnh hoặc các yếu tố khách quan khác.

Tuy nhiên, vấn đề quan trọng là xác định mức tồn kho an toàn như thế nào cho phù hợp. Quá nhiều tồn kho sẽ dẫn đến việc gia tăng chi phí lưu trữ, bảo quản, thậm chí chất lượng của nguyên vật liệu có thể bị giảm theo thời gian.

Điều này tạo ra một bài toán về tài chính: Khi hàng tồn kho dư thừa, doanh nghiệp phải gánh thêm các chi phí không cần thiết, ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn. Ngoài ra, chi phí cơ hội tăng cao khi số vốn bị “chôn” trong hàng tồn kho, thay vì được dùng vào các hoạt động đầu tư khác mang lại lợi ích kinh tế.

Mặt khác, nếu không có mức tồn kho an toàn, khi xảy ra sự cố bất ngờ như thiên tai, nhà cung cấp không thể giao hàng kịp thời, doanh nghiệp sẽ không có đủ nguyên liệu để sản xuất, dẫn đến mất cơ hội bán hàng và ảnh hưởng tiêu cực đến thị phần và doanh thu.

Việc duy trì tồn kho an toàn còn liên quan đến quản trị giá thành. Ví dụ, khi mua số lượng lớn nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể thương lượng giá tốt hơn, giúp giảm chi phí đầu vào. Tuy nhiên, việc này lại làm tăng chi phí lưu trữ và bảo quản, đồng thời nếu nguyên vật liệu không được sử dụng kịp thời, doanh nghiệp có thể phải giảm giá, thanh lý hoặc thậm chí phải hủy bỏ do chất lượng bị ảnh hưởng.

Một bài toán khác liên quan đến quản trị rủi ro là việc dự báo dòng đời sản phẩm và sự thay đổi trong nhu cầu thị trường. Khi doanh nghiệp đưa ra một sản phẩm mới, họ thường có dự báo về vòng đời của sản phẩm dựa trên xu hướng tiêu dùng hiện tại. Tuy nhiên, nếu xu hướng tiêu dùng thay đổi đột ngột, như việc xuất hiện công nghệ mới hoặc thay đổi về thị hiếu của người tiêu dùng, sản phẩm của doanh nghiệp có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.

Lúc này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị linh hoạt về cơ cấu giá thành để thích ứng với các thay đổi này. Việc phân tích kỹ lưỡng và lập kế hoạch tài chính rõ ràng từ ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng chiến lược kinh doanh khi gặp rủi ro từ thị trường, từ đó tránh được những thiệt hại lớn về tài chính và tồn kho.

Kết

Standard Costing và Variance Analysis không chỉ là những công cụ tài chính kỹ thuật, mà còn là “chìa khóa” quan trọng trong việc quản trị chi phí và ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Có thể thấy, bằng việc áp dụng hai công cụ này một cách bài bản và linh hoạt, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo lợi nhuận bền vững.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).