Phát sinh quy trình trong chuyển đổi số: “Ngòi nổ” cho sự kiệt quệ của nhân viên

Chuyển đổi số làm thay đổi mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ chiến lược, văn hóa, hoạt động kinh doanh đến trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, nếu phương thức áp dụng không phù hợp, chuyển đổi số có khả năng làm giảm độ hài lòng của nhân viên và giảm hiệu suất công việc. 

Trong hội thảo MBA Talk #99, các diễn giả đã có những chia sẻ về vai trò và trách nhiệm của cấp lãnh đạo và quản lý trong hành trình chuyển đổi số.

Khi thích nghi trở thành rào cản

Để đảm bảo tính đồng nhất giữa các phòng ban, cần có sự sắp xếp, phân bổ, điều phối nguồn lực đúng đắn để đạt được mục tiêu tổng thể. Có mặt tại hội thảo MBA Talk #99, Ông Đinh Công Chinh – Group CTO, Viet Thai International Group cho biết, trên hành trình chuyển đổi số, không nhân viên nào mong muốn phải thực hiện thêm quy trình.

Lợi ích của chuyển đổi số dễ nhận biết nhất là để giảm thiểu quy trình, tối ưu hoá thời gian làm việc và gia tăng hiệu suất cá nhân. Chính vì vậy, một trong những công việc quản lý cấp trung (middle manager) luôn phải hoàn thành là tận dụng chuyển đổi số để vận hành đội nhóm trơn tru hơn. Bắt đầu từ việc tạo ra quy trình làm việc đơn giản và tinh gọn, middle manager muốn tổ chức họp hằng tuần thì phải có báo cáo theo tuần và muốn như vậy phải thu thập dữ liệu và làm báo cáo.  

Ở trường hợp này, ông Chinh chỉ ra, các chỉ số cuối cùng gặp tình trạng không đồng nhất đa phần là do “mạnh ai nấy làm”, không có hướng dẫn hay phân công cụ thể nên kết quả mỗi cá nhân không cùng hướng về mục tiêu chung. Ông cho biết, tạo thêm quy trình trong chuyển đổi số chỉ nên nhằm mục đích cải thiện các quy trình kinh doanh bằng các công cụ và phương pháp kỹ thuật số để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh trong tương lai.

Ông Chinh cũng đồng thời lưu ý, bên cạnh việc xử lý những khó khăn trước mắt, cần phải nhận biết đâu là những thành tố mang tính quyết định để tránh rơi vào tình trạng luôn phải giải quyết từ cùng một điểm xuất phát mà không thấy xong, muốn hoàn thành mục tiêu nhưng không biết cách do quy trình còn nhiều khúc mắc.

Bổ sung thêm góc nhìn về mặt nhân sự, ông Vương Tuấn Anh – Project Manager, ATS Vietnam chia sẻ, chuyển đổi số còn bao gồm cả việc thay đổi con người. Trong quá trình này, người quản lý và lãnh đạo cần linh hoạt tổ chức các lớp đào tạo về quy trình, sẵn sàng trả lời thắc mắc từ nhân viên cũng như lắng nghe đóng góp để tăng tính tinh gọn của hệ thống. Ông cho biết, văn hoá khi thực hiện chuyển đổi số nên đến từ hai chiều: từ phía lãnh đạo đi xuống và từ cấp quản lý đi lên. 

Vai trò của nhà lãnh đạo và quản lý trong hành trình chuyển đổi số

Ông Chinh chia sẻ, trong quá trình chuyển đổi, việc giao tiếp hai chiều giữa cấp quản lý và cấp lãnh đạo cần rõ ràng và liền mạch. Cấp lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng xây dựng mục tiêu chiến lược, mốc thời gian, quản lý cấp trung chịu trách nhiệm điều hành để hoàn thành KPIs từng hạng mục. 

Bằng cách đo lường tiến độ, các nhà lãnh đạo có thể thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu để đảm bảo quá trình chuyển đổi đi đúng hướng và mang lại kết quả mong muốn. Ngược lại, trong khi ban lãnh đạo cấp cao xác định tầm nhìn cho chuyển đổi số, quản lý cấp trung có trách nhiệm chuyển tầm nhìn đó thành các kế hoạch khả thi cho nhóm của họ.

Ông Tuấn Anh cho hay, Middle Manager là cầu nối giữa ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên. Vị trí này yêu cầu góc nhìn thấu đáo về cả mục tiêu chiến lược và thực tế hoạt động, khiến họ trở nên thiết yếu trong việc thực hiện các sáng kiến ​​chuyển đổi số. Middle Manager quản lý hoạt động hàng ngày với chiến lược bao quát, đảm bảo rằng mỗi phòng ban hoặc chức năng đều đóng góp vào các mục tiêu chuyển đổi của tổ chức.

Middle Manager là cầu nối giải thích cách chuyển đổi số tác động đến vai trò và trách nhiệm của nhân viên, giải quyết mọi mối quan tâm trong quy trình áp dụng công nghệ.

02 tình trạng thường gặp khi thực hiện chuyển đổi số  

Có mặt tại hội thảo MBA Talk #99, Ông Đinh Công Chinh – Group CTO, Viet Thai International Group cho biết, trước khi quyết định thực hiện chuyển đổi số, hãy nhìn lại nội tại của công ty. Nếu ở doanh nghiệp SME tiêu chí nhanh chóng và linh hoạt được đặt lên hàng đầu thì ngược lại, doanh nghiệp lớn cần quy trình cặn kẽ và phương án quản lý rủi ro vì phạm vi ảnh hưởng lớn. 

Cùng với đó, các chỉ số đo lường tương ứng với từng hạng mục ​​chuyển đổi số cũng cần được xác định rõ. Ông Chinh đề cập, khi tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số, cần phải quan tâm đến hai trường hợp sau: 

Trường hợp 1: Ngân sách chuyển đổi vượt quá khả năng chi trả  

Trong trường hợp này, người lãnh đạo cần tính toán về tỉ lệ tăng trưởng tương lai và nội tại doanh nghiệp. Đi kèm với tăng trưởng là chi phí bỏ ra tương ứng trong hai giai đoạn ngắn hạn và dài hạn. Sau khi có được dự báo ROI, doanh nghiệp có thể phân tách các ứng dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề hiện tại trong hai giai đoạn ngắn hạn và dài hạn, kéo dài từ 2-5 năm.

Doanh nghiệp từ đó có thể phác thảo lộ trình chuyển đổi từng mục tiêu theo từng giai đoạn, bắt đầu từ những lĩnh vực có thể mang lại hiệu quả nhanh chóng. Đây là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tạo ra dòng tiền cần thiết để tiếp tục các giai đoạn sau.

Trường hợp 2: Thời gian thanh toán và tính chất dòng tiền của doanh nghiệp không tương thích

Một số trường hợp ý định chuyển đổi số được đề xuất lệch với thời gian và tính chất mà dòng tiền trong doanh nghiệp có thể đáp ứng được. Khi làm việc với bên cung cấp dịch vụ chuyển đổi số, nhà lãnh đạo sau khi đã có những dự đoán chi phí bỏ ra cần làm rõ về thời hạn thanh toán của dịch vụ.

Để đáp ứng dòng tiền phục vụ cho quá trình chuyển đổi số, lãnh đạo cần dự báo chi tiết về dòng tiền của doanh nghiệp trong tương lai, kế hoạch tài chính chi tiết cho việc thanh toán các khoản chi phí liên quan đến dự án. Xác định rõ các chu kỳ thanh toán và xem xét sự biến động dòng tiền để tránh rủi ro thanh khoản.

Kết

Có thể thấy, digital transformation trong doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng. Để chuyển đổi số luôn trong trạng thái ngày càng hoàn thiện, sự nỗ lực và cam kết của mỗi cá nhân từ cấp lãnh đạo đến nhân viên đóng vai trò không thể thay thế. 

Trong đó, người lãnh đạo là xây dựng một chiến lược tài chính bền vững, kết hợp với việc quản lý rủi ro và Middle Manager linh hoạt trong các quyết định chuyển đổi số để phù hợp với khả năng và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

——

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).