Tech Talks #3: MIS – Đòn bẩy tăng trưởng hay gánh nặng chi phí?

Từ ERP, CRM đến AI, MIS không còn là công cụ văn phòng đơn thuần mà đã trở thành “hệ thần kinh” số của doanh nghiệp hiện đại. Dù tiềm năng là rất lớn, việc đưa MIS vào vận hành thường vấp phải 3 thách thức kinh điển: chi phí đầu tư, năng lực đội ngũ và khả năng thích ứng của con người.

Tech Talks #3 sẽ mang đến toàn cảnh MIS đang tái cấu trúc doanh nghiệp – từ chuyển giao thế hệ, quản trị dữ liệu, đến cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng trong thời đại số.

Chuyển giao – chuyển mình với MIS

Ngày nay, MIS không còn dừng lại ở các ứng dụng văn phòng truyền thống. Hệ thống này thường tích hợp các giải pháp ERP để quản lý hoạt động kế toán, sản xuất, hậu cần; CRM để hiểu và phục vụ khách hàng tốt hơn; cũng như các nền tảng phân tích dữ liệu và AI để đưa ra quyết định chiến lược.

Một minh chứng sinh động đến từ câu chuyện thực tế của một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm tại Việt Nam. Từ một mô hình kinh doanh gia đình, họ đã phát triển mạnh mẽ sau hơn 20 năm, nhưng cũng từng đối mặt với những bất cập điển hình: Quản lý tồn kho thiếu hiệu quả, sản phẩm hết hạn sử dụng, v.v..

Chỉ khi doanh nghiệp chấp nhận đầu tư vào hệ thống ERP và chuyển giao quyền điều hành cho thế hệ kế tiếp – những người trẻ am hiểu công nghệ và sẵn sàng đổi mới – bước ngoặt phát triển mới thực sự bắt đầu.

Công nghệ từng bước tái định hình toàn bộ cách vận hành của công ty:

• Quản lý tồn kho và hạn sử dụng được kiểm soát chặt chẽ, chấm dứt tình trạng sản phẩm quá hạn.
• Các quyết định kinh doanh không còn dựa vào cảm tính, mà được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin chính xác, dữ liệu thời gian thực và các công cụ phân tích.
• Hệ thống ERP giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành end-to-end – từ sản xuất, lưu kho, phân phối đến bán hàng – giúp giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.
• Công ty mở rộng quy mô với hệ thống showroom toàn quốc và phát triển mạnh các kênh bán hàng online. Nhờ công nghệ, thời gian mở cửa hàng mới được rút ngắn đáng kể vì mọi quy trình đã được thiết lập sẵn trên hệ thống.

Ứng dụng công nghệ: Cơ hội nào dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (SMEs), việc tiếp cận công nghệ từng là rào cản lớn do chi phí đầu tư cao: Mua máy chủ, mua bản quyền phần mềm, chi phí triển khai và bảo trì hệ thống. Tuy nhiên, xu hướng công nghệ ngày nay đã phần nào rút ngắn khoảng cách đó. Mô hình cloud (điện toán đám mây) mang đến giải pháp linh hoạt hơn – không cần sở hữu hạ tầng, doanh nghiệp có thể thuê theo nhu cầu sử dụng và quy mô, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp.

Thậm chí, khi một doanh nghiệp MNC mua nhiều user hơn cho nền tảng CRM như Salesforce, họ thường có những yêu cầu cao về tính năng, hiệu suất, và bảo mật. Điều này tạo áp lực và nguồn lực tài chính lớn cho nhà cung cấp phải liên tục đầu tư vào nghiên cứu & phát triển (R&D), nâng cấp hạ tầng, và tung ra các tính năng mới.

Quan trọng là những cải tiến và nâng cấp này thường được áp dụng cho toàn bộ nền tảng, không chỉ riêng cho các MNC. Do đó chính các doanh nghiệp nhỏ cũng được hưởng lợi từ hệ sinh thái công nghệ được mở rộng và nâng cấp liên tục mà không cần phải trực tiếp yêu cầu hay chi trả chi phí R&D khổng lồ đó.

Cùng với đó là sự trỗi dậy của AI – công cụ hỗ trợ ra quyết định. AI giúp doanh nghiệp hiểu xu hướng khách hàng, dự đoán nhu cầu, tối ưu chuỗi cung ứng và cá nhân hóa sản phẩm – tất cả đều dựa trên phân tích dữ liệu lớn.

Ngân sách, nguồn lực và khả năng thích ứng của con người: 3 rào cản trên hành trình triển khai MIS

Theo bà Thảo Hiếu, việc ứng dụng MIS trong doanh nghiệp không chỉ là bài toán kỹ thuật mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị toàn diện về ngân sách, nguồn lực và đặc biệt là con người – yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình chuyển đổi.

Thứ nhất, về ngân sách: Đầu tư vào công nghệ đòi hỏi chi phí lớn. Thông thường, doanh nghiệp cần phân bổ từ 5–10% doanh thu cho hạng mục này. Việc quyết định đầu tư thường dựa trên khả năng tài chính và tầm nhìn dài hạn của ban lãnh đạo.

Thứ hai, về nguồn lực: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi đội ngũ nhân sự còn hạn chế, không đủ người có chuyên môn để vận hành hệ thống nội bộ. Một giải pháp phổ biến là outsourcing – thuê ngoài các công ty công nghệ thông tin để triển khai và duy trì hệ thống. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn có xu hướng “ôm trọn” – tự xây dựng đội ngũ IT để kiểm soát và vận hành.

Trong bối cảnh đó, việc sử dụng các giải pháp công nghệ dựa trên nền tảng cloud có thể là lựa chọn tối ưu hơn – dễ thuê, dễ bảo trì, các nhà cung cấp sẽ đảm nhận việc nâng cấp, duy trì hệ thống một cách chuyên nghiệp.

Thứ ba, thách thức lớn nhất sự kháng cự với thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Nhân sự cần thời gian để thích nghi với hệ thống mới, và doanh nghiệp cần triển khai chương trình đào tạo đi kèm với chiến lược quản lý thay đổi. Điều quan trọng là nhân viên phải hiểu vì sao cần triển khai hệ thống, chứ không chỉ đơn thuần là “áp dụng công nghệ”.

Bà Thảo Hiếu gợi ý doanh nghiệp nên bắt đầu với những thay đổi nhỏ nhằm giúp nhân viên làm quen dần và thấy rõ hiệu quả của công nghệ. Khi niềm tin vào hệ thống được xây dựng, việc mở rộng triển khai sẽ trở nên thuận lợi hơn và giảm thiểu sự kháng cự từ bên trong.

Xu hướng tương lai: MIS là nền tảng, dữ liệu là tài sản

Xu hướng hiện nay cho thấy, công ty nào sở hữu insight khách hàng tốt hơn sẽ có lợi thế ra quyết định tốt hơn. Các công ty như Grab sở dĩ thành công không chỉ nhờ mô hình kinh doanh mà còn vì khả năng nắm bắt hành vi người dùng thông qua hệ thống dữ liệu và phân tích AI.

Sau đại dịch, làm việc từ xa trở thành xu hướng phổ biến. Điều này đòi hỏi hệ thống MIS không chỉ đáp ứng khả năng truy cập từ xa, theo thời gian thực, mà còn phải tích hợp liền mạch với các hệ thống khác, đảm bảo luồng thông tin luôn thông suốt.

Ngoài ra, diễn giả lưu ý rằng khi quyết định đầu tư vào MIS hay bất kỳ hệ thống công nghệ nào, doanh nghiệp cần đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh. Nếu chiến lược là mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng mới hay thu hút nhà đầu tư, thì MIS chính là chìa khóa giúp thể hiện sự minh bạch, đáng tin cậy.

Hơn nữa, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp có khả năng mở rộng, tích hợp dễ dàng và đảm bảo tính bảo mật cao – đặc biệt trong bối cảnh các nghị định như Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt. Không chỉ chọn đúng công nghệ, mà còn phải chọn đúng đối tác triển khai, bởi không phải đơn vị nào cũng đủ năng lực để “hiểu” doanh nghiệp và cùng đi đường dài.

Kết

MIS không còn là dự án công nghệ đơn thuần, mà dần chuyển hóa thành chiến lược sống còn để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bài học từ những doanh nghiệp truyền thống thành công nhờ biết cách chuyển giao thế hệ và áp dụng công nghệ cho thấy: Chuyển đổi số không dành cho những người chần chừ.

Với sự hỗ trợ của AI, cloud, dữ liệu lớn và các nền tảng tích hợp, doanh nghiệp hôm nay có nhiều công cụ hơn bao giờ hết. Nhưng công cụ chỉ phát huy sức mạnh khi được đặt đúng nơi, đúng lúc và bởi những con người sẵn sàng thay đổi.

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.