Tech Talks #4: 12 tháng chuyển đổi 200 nhân sự: Câu chuyện từ CTO Việt An Group

Khi làn sóng chuyển đổi số đang cuốn phăng mọi doanh nghiệp trì trệ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang lúng túng tìm phương hướng hiệu quả. Ông Phan Thanh Tùng – CTO Việt An Group, CEO Simplamo Vietnam – người đã đưa doanh nghiệp vượt qua những khó khăn ban đầu, chia sẻ những chiến lược triển khai MIS then chốt giúp công ty tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Việt An Group hoạt động trong lĩnh vực quan trắc môi trường và đo lường công nghiệp tại Việt Nam. Công ty cung cấp các dịch vụ trong các ngành như nước sạch, nước thải, môi trường, năng lượng, xi măng, giấy, thực phẩm và nhiều lĩnh vực công nghiệp khác.

Việt An đã xác định chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh trong quá trình chuyển đổi số như thế nào?

Chúng tôi đã xác định rõ bài toán cốt lõi: Làm sao để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững? Ban đầu, công ty tập trung vào việc mua bán thiết bị công nghệ, nhưng chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng điều này không tạo ra sự khác biệt đáng kể so với đối thủ.

Thay vào đó, chúng tôi đã chuyển hướng đến việc xây dựng nền tảng công nghệ tiên tiến có khả năng dự báo và cảnh báo sự cố trước khi chúng xảy ra. Lõi của chúng tôi là tạo ra nền tảng công nghệ, nơi mà khi thiết bị có nguy cơ xảy ra sự cố, chúng tôi đã báo trước cho khách hàng. Chiến lược này không chỉ giúp thu hút đối tác mà còn tạo ra vị thế cạnh tranh vững chắc trên thị trường Việt Nam.

Ông có thể phân tích cụ thể về các giai đoạn chuyển đổi số của Việt An?

Quá trình chuyển đổi số của Việt An được chia thành ba giai đoạn chính:

Giai đoạn 1 là quy trình số hóa. Đây là giai đoạn nền tảng, khi doanh nghiệp tập trung vào việc đưa dữ liệu lên hệ thống. Chúng tôi đã mất một năm để 200 nhân sự tuân thủ triệt để quy trình số hóa này.

Giai đoạn 2 là ứng dụng số hóa. Sau khi đã có dữ liệu đầy đủ, chúng tôi tập trung vào việc khai thác dữ liệu để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu suất làm việc. Công ty thành lập đội ngũ kỹ thuật (engineering) làm việc trực tiếp với các nhóm kinh doanh để phát triển giải pháp phù hợp.

Kết quả đáng kể được ghi nhận: thời gian làm báo giá cho khách hàng giảm từ 4 ngày xuống còn 1 giờ. Nếu trước đây một nhân viên sales chỉ có thể gặp được 2 cơ hội trong một tuần, với tỷ lệ chuyển đổi 10%, thì giờ đây năng suất đã tăng lên đáng kể trong giai đoạn này.

Giai đoạn 3 là chuyển đổi mô hình kinh doanh. Đây là giai đoạn cao nhất, khi doanh nghiệp vượt qua bài toán doanh số và hướng đến sự bứt phá.

Ông có thể giải thích về các cấp độ của MIS trong doanh nghiệp?

Tôi phác họa ba cấp độ phát triển của hệ thống MIS trong doanh nghiệp như sau:

Cấp độ 1 là giao tiếp và trao đổi thông tin cơ bản. Ở cấp độ này, doanh nghiệp cần tương tác, trao đổi, tập trung vào việc số hóa các file tài liệu và xây dựng hệ thống giao tiếp nội bộ, thường thông qua các giải pháp như Microsoft 365. Tuy nhiên, ở giai đoạn này còn thiếu tính hệ thống, chỉ đơn thuần là giao tiếp tùy nhu cầu.

Cấp độ 2 là quản lý nghiệp vụ. Đây là cấp độ áp dụng các phần mềm chuyên biệt cho từng bộ phận, như MISA AMIS, Odoo, hay 1Office cho bộ phận kế toán. Các nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp bắt đầu được số hóa.

Cấp độ 3 là chiến lược và thực thi hiệu quả. Ở cấp độ này, doanh nghiệp phát triển mô hình kinh doanh mới với chiến lược mới. Các hệ thống riêng lẻ được tích hợp để tạo ra một hệ sinh thái thông tin hoàn chỉnh, giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Tại Việt An, chúng tôi sử dụng biện pháp quản trị sự ưu tiên tập trung, mỗi trưởng bộ phận và các công ty chỉ có một mục tiêu duy nhất – bứt phá.

Những rủi ro phổ biến khi triển khai hệ thống MIS mà doanh nghiệp cần lưu ý là gì?

Tôi nhận thấy có những rủi ro phổ biến sau đây khi triển khai hệ thống MIS:

Thứ nhất là không xác định rõ đối tượng sử dụng và người chịu ảnh hưởng. Nhiều doanh nghiệp triển khai MIS mà không phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của người dùng cuối và những bên liên quan. Điều này dẫn đến sự chống đối và tỷ lệ áp dụng thấp.

Thứ hai là không làm rõ vấn đề cần giải quyết và độ ưu tiên giải quyết. Khi không xác định rõ vấn đề cốt lõi, doanh nghiệp dễ sa vào việc triển khai những tính năng phức tạp nhưng không thực sự cần thiết.

Thứ ba là không triển khai đủ nhanh. Tốc độ triển khai chậm sẽ làm giảm động lực và niềm tin vào dự án, đồng thời có thể khiến giải pháp trở nên lỗi thời trước khi được áp dụng rộng rãi.

Thứ tư là thay đổi concept quá nhiều dẫn đến không hoàn thành tiến độ dự án. Việc liên tục thay đổi yêu cầu làm cho dự án bị kéo dài, vượt ngân sách và cuối cùng có thể không đáp ứng được mục tiêu ban đầu.

Để triển khai MIS thành công, ông đề xuất những nguyên tắc thực thi nào?

Để đảm bảo thành công khi triển khai MIS, tôi đề xuất bốn nguyên tắc thực thi mà Việt An đã áp dụng trong hơn 7 năm qua:

Nguyên tắc đầu tiên là tập trung vào mục tiêu tối quan trọng. Thay vì cố gắng giải quyết mọi vấn đề cùng lúc, doanh nghiệp nên xác định và tập trung vào những mục tiêu có tác động lớn nhất đến hiệu quả hoạt động.

Nguyên tắc thứ hai là hành động dựa trên thước đo dẫn dắt. Mỗi mục tiêu cần được gắn với 3-5 chỉ số đo lường cụ thể.

Nguyên tắc thứ ba là xây dựng bảng điểm thôi thúc. Bảng điểm giúp theo dõi tiến độ và tạo động lực thay đổi.

Nguyên tắc thứ tư là tạo ra nhịp điệu trách nhiệm. Việc thiết lập chu kỳ báo cáo và đánh giá đều đặn giúp duy trì sự cam kết và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.

Hệ thống MIS đã tác động như thế nào đến mối quan hệ với khách hàng của Việt An?

Một trong những thành công đáng kể của Việt An là việc thay đổi cách thức tương tác với khách hàng. Đây không chỉ là câu chuyện bán hàng cho khách mà còn là xây dựng mối quan hệ toàn diện với khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các quy trình hành chính và giảm thiểu thời gian cho các thao tác máy tính, nhân viên có thêm thời gian tương tác trực tiếp với khách hàng. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn tăng cường mối quan hệ lâu dài và bền vững.

Hành trình chuyển đổi số và xây dựng hệ thống MIS của Việt An Group là minh chứng cho tầm quan trọng của việc kết hợp hài hòa giữa con người, quy trình và công nghệ. Thông qua ba giai đoạn chuyển đổi từ số hóa quy trình, ứng dụng số hóa đến chuyển đổi mô hình kinh doanh, chúng tôi đã xây dựng được lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Trong thời đại số hóa ngày càng sâu rộng, việc xây dựng và phát triển hệ thống MIS là yếu tố quyết định để doanh nghiệp có thể bứt phá và duy trì lợi thế cạnh tranh. Chìa khóa thành công nằm ở việc hiểu rõ nhu cầu thực tế, xác định ưu tiên đúng đắn và thực thi một cách kiên định và có hệ thống.

Cảm ơn ông Tùng đã dành thời gian chia sẻ những kinh nghiệm quý báu về chuyển đổi số và xây dựng hệ thống MIS. Những bài học thực tiễn này chắc chắn sẽ truyền cảm hứng cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang trên con đường số hóa. Chúc ông và Việt An Group tiếp tục gặt hái nhiều thành công trong thời gian tới.

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.