Bàn về 5W + 1H feedback hiệu quả nơi công sở 

Feedback là “mạch sống” giúp duy trì sự gắn kết, thúc đẩy hiệu suất và nuôi dưỡng văn hóa học hỏi không ngừng, từ đó mở ra sự phát triển cho cá nhân và doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để đưa ra feedback hiệu quả?

Hiểm họa mang tên “feedback kiểu sandwich”

Feedback kiểu sandwich, tức là đặt một lời phê bình giữa hai lời khen ngợi, được nhiều người sử dụng bởi tính chất giảm căng thẳng và tăng khả năng tiếp nhận của người nghe.

Tuy nhiên tại hội thảo MBA Talk #98, bà Nguyễn Vũ Tú Uyên đã bày tỏ sự lo ngại với phương pháp này. Khi áp dụng feedback kiểu sandwich, người đưa phản hồi phải tìm kiếm những ưu điểm để đưa vào giữa các nhận xét tiêu cực. Điều này có thể dễ dẫn đến việc tạo ra những ưu điểm không có thật, khiến người nhận rơi vào cái bẫy ảo tưởng về năng lực của mình.

Một nguy cơ khác của phương pháp này là khi những lời khen không thật lòng hoặc không có ý nghĩa, người nhận sẽ không còn tin tưởng vào giá trị của feedback. Bà Uyên, Talent Business Partner, On Vietnam cũng “tố cáo” một “tội ác” thường thấy của các leader hoặc line manager là thường dành những lời khuyên không đúng sự thật cho nhân viên, khiến họ tin rằng bản thân đã đủ tốt và không còn động lực để học hỏi hay phát triển thêm.

Do đó, bà Uyên nhấn mạnh rằng cốt lõi của việc đưa feedback chính là sự thật và sự chân thành. Những lời phản hồi trung thực sẽ hướng người nhận đến việc hiểu rõ hơn về những điểm cần cải thiện của bản thân.

5W + 1H đưa feedback hiệu quả và tích cực

Tại MBA Talk #98, ông Nguyễn Huy Tâm và bà Nguyễn Vũ Tú Uyên đã chia sẻ phương pháp 5W + 1H giúp đưa ra feedback hiệu quả trong môi trường làm việc:

WHAT (Nội dung feedback): Feedback không chỉ dừng lại ở sự phê bình mà còn bao gồm cả những lời khen ngợi hoặc góp ý mang tính xây dựng.

WHY (Lý do cần feedback): Feedback tốt là nền tảng giúp tăng trưởng hiệu suất của nhân viên, cải thiện tính gắn kết đội ngũ và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Theo LinkedIn, 75% nhân viên tin rằng feedback là vô cùng giá trị; 65% muốn nhận nhiều feedback hơn (Theo Forbes). Đặc biệt, 69% nhân viên làm việc chăm chỉ hơn khi được ghi nhận và khen ngợi (Theo Officevibe).

WHEN (Thời điểm feedback): Feedback hiệu quả nên được thực hiện ngay sau khi kết thúc mỗi dự án hoặc khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Khi đó, các thành viên vẫn nhớ rõ quá trình làm việc, giúp feedback trở nên cụ thể và dễ hiểu hơn. Forbes đã chỉ ra rằng 43% nhân viên cảm thấy gắn kết với công ty khi họ nhận được feedback ít nhất một lần mỗi tuần.

WHERE (Địa điểm feedback): “Địa điểm thực hiện feedback nên linh hoạt và phù hợp với tính chất của buổi trao đổi. Không nhất thiết phải là một phòng họp trang trọng; đôi khi, một buổi “coffee talk” thân thiện hoặc cuộc trò chuyện tại pantry có thể mang lại hiệu quả cao hơn.” – Bà Uyên đề xuất.

Về hình thức, feedback không chỉ giới hạn trong các buổi gặp mặt trực tiếp 1:1, mà còn có thể được thực hiện thông qua email, trên các focus group, hay nền tảng online nội bộ của công ty. Có thể thấy, các doanh nghiệp cần tìm ra những kênh phù hợp với văn hóa và quy trình hoạt động của mình để đảm bảo sự hiệu quả của feedback.

WHO (Ai nên đưa feedback): “Feedback không chỉ từ cấp trên tới nhân viên mà còn có thể đến từ nhiều phía – đồng nghiệp cùng cấp, giữa các phòng ban, thậm chí từ khách hàng.” – Ông Huy Tâm cho biết. Feedback đa chiều giúp mọi người nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, tạo điều kiện cho sự phát triển toàn diện. Điều này còn giúp doanh nghiệp xây dựng một văn hóa cởi mở, nơi mọi người đều cảm thấy có quyền nói lên ý kiến của mình.

HOW (Cách thức đưa feedback): Feedback cần dựa trên nguyên tắc tích cực, mang tính xây dựng và thực hiện liên tục.
Như vậy, feedback là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp và nhân viên phát triển liên tục. Nó không chỉ làm tăng động lực, làm rõ mong đợi của mọi người, mà còn giúp các thành viên trưởng thành từ những thất bại của mình.

5 thách thức cản trở tính hiệu quả của feedback

Tại hội thảo MBA Talk #98, các diễn giả đã nêu ra một số rào cản chính ảnh hưởng đến hiệu quả của feedback. Việc cung cấp phản hồi đôi khi gặp khó khăn do:

• Phản ứng phòng thủ: Người nhận có thể cảm thấy bị chỉ trích và phản ứng phòng thủ thay vì tiếp thu và học hỏi từ feedback.
  Khác biệt văn hóa: Ngoài chênh lệch về tuổi tác, giới tính, chức vụ, việc khác biệt về văn hóa cũng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc không hiểu nhau và phản ứng tiêu cực với các feedback.
• Nỗi sợ mâu thuẫn: Nhân viên thường e ngại phản hồi thẳng thắn vì lo sợ xung đột và bị trả đũa, ảnh hưởng đến chất lượng các mối quan hệ, đặc biệt trong môi trường làm việc Châu Á.
• Ngại thay đổi: Không phải ai cũng sẵn sàng đón nhận feedback và thực hiện thay đổi. Văn hóa feedback yêu cầu sự cam kết từ cả hai phía – người đưa và người nhận – để cùng nhau phát triển.
• Thiên vị trong feedback: Feedback từ những người thân quen (như bạn bè hay đồng nghiệp gần gũi) thường thiên vị và thiếu tính xây dựng. Điều này dẫn đến một sự mất cân bằng trong việc đánh giá và phát triển cá nhân.

Mô hình SBI – Situation, Behavior, Impact

Để đưa ra feedback hiệu quả, việc áp dụng mô hình SBI (Situation, Behavior, Impact) là cần thiết. Mô hình này giúp đảm bảo feedback được đưa ra một cách rõ ràng, cụ thể và có tính xây dựng:

Situation (Tình huống): Feedback cần được gắn liền với một tình huống cụ thể. Điều này giúp người nhận hiểu rõ bối cảnh và không cảm thấy bị chỉ trích mơ hồ.

Behavior (Hành vi): Xác định rõ hành vi cụ thể trong tình huống đó. Điều này giúp tập trung vào hành động thay vì cá nhân, tránh làm người nhận cảm thấy bị công kích.

Impact (Ảnh hưởng): Giải thích ảnh hưởng của hành vi đó đến công việc, nhóm hoặc tổ chức. Khi hiểu được tác động, người nhận sẽ dễ dàng nhìn nhận vấn đề và có động lực để thay đổi.

Theo bà Tú Uyên, quá trình feedback không nên diễn ra một chiều; thay vào đó, hãy tạo điều kiện để người nhận có thể giải thích, chia sẻ quan điểm và phản hồi. Điều này không chỉ tạo ra một cuộc trò chuyện cởi mở mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Đồng thời, việc giải thích rõ ý định (intention) khi đưa ra feedback cũng rất cần thiết. Khi người nhận hiểu rõ ý định tích cực của bạn, điều này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và phản ứng phòng thủ, khiến feedback trở nên có tính xây dựng hơn.

Đôi khi, không nên chỉ đợi người khác tự nhiên cung cấp mà cần chủ động yêu cầu feedback trong các tình huống cụ thể, thể hiện thiện chí lắng nghe và sẵn sàng cải thiện. Cuối cùng là hãy tránh đưa hoặc tiếp nhận feedback khi cảm xúc đang không ổn định, đặc biệt là khi đang giận dữ. Điều này giúp đảm bảo feedback luôn mang tính xây dựng và hữu ích.

Kết

Feedback đóng vai trò như một phần không thể thiếu để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và năng động. Để vượt qua những rào cản và thách thức trong việc đưa ra feedback, doanh nghiệp cần chú trọng áp dụng những chiến lược phù hợp, đồng thời duy trì sự chân thành, minh bạch và tích cực khi cho và nhận phản hồi. Khi feedback được thực hiện đúng cách, nó không chỉ giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, nâng cao hiệu suất, mà còn củng cố sự gắn kết trong tập thể. Từ đó, mỗi cá nhân và cả tổ chức sẽ cùng nhau phát triển bền vững.

Hy vọng rằng những chia sẻ quý báu từ các diễn giả tại MBA Talk #98 sẽ giúp học viên PSO MBA có khả năng chuyển hóa feedback thành động lực mạnh mẽ, thúc đẩy sự tiến bộ và thành công trong cả công việc và sự nghiệp cá nhân.