Fin Talks #6: Nghệ thuật biến dữ liệu thành quyết định tài chính

Trong thời đại dữ liệu được ví như “dầu mỏ mới”, khả năng chuyển hóa thông tin thành insight, insight thành hành động đã trở thành yếu tố phân biệt giữa các doanh nghiệp dẫn đầu và những kẻ theo sau.

Ông Ngô Huy Lộc – Director of Finance and Accounting của CJ CheilJedang, đã chia sẻ những bài học quý báu về nghệ thuật ứng dụng dữ liệu trong quyết định tài chính.

Bộ phận tài chính: Từ “người ghi sổ sách” đến “chiến lược gia”

Trong bối cảnh công nghệ và trí tuệ nhân tạo phát triển vượt bậc, ông Lộc nhấn mạnh sự cần thiết phải tái định nghĩa vai trò của bộ phận tài chính kế toán. “Những công việc cơ bản như nhập liệu đang dần mất giá trị,” ông chia sẻ. “Thay vào đó, chúng ta cần tạo ra những giá trị cộng thêm thông qua việc sử dụng dữ liệu để dẫn dắt, triển khai, kiểm soát và xây dựng chiến lược.”

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng hiệu quả. Nguyên nhân không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở văn hóa doanh nghiệp, cách thức vận hành và tư duy của nhà lãnh đạo.

Xác định đúng loại dữ liệu đóng vai trò then chốt

Theo phân tích từ Director of Finance and Accounting của CJ CheilJedang, doanh nghiệp hiện đại đang vận hành với hệ sinh thái dữ liệu đa dạng và phức tạp. Dữ liệu nội bộ bao gồm hệ thống ERP giúp kết nối và tích hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận, hệ thống CRM quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống POS cung cấp dữ liệu bán hàng tại điểm bán, cùng với các hệ thống chuyên biệt tùy theo ngành nghề như bảo hiểm, logistics hay ngân hàng.

Bên cạnh đó, dữ liệu từ thị trường và xu hướng ngành, dữ liệu từ các nền tảng internet, báo cáo từ công ty nghiên cứu thị trường, cùng với dữ liệu kinh tế vĩ mô – cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng.

PGS.TS Đoàn Anh Tuấn bổ sung một góc nhìn toàn diện: “Việc sử dụng dữ liệu để đào sâu khai thác, phục vụ phân tích với nhiều kỹ thuật khác nhau giúp hình thành báo cáo và mô hình tài chính đánh giá chính xác nội lực doanh nghiệp đang ở đâu, những vấn đề hiện hữu, và giải pháp khắc phục để đảm bảo phát triển bền vững.”

Thầy Đoàn Anh Tuấn cũng nhấn mạnh một khía cạnh thường bị bỏ qua: “Phần việc không kém quan trọng là giải thích như thế nào để hướng đến người đọc, người nghe một cách cô đọng nhất.” Điều này cho thấy rằng việc thu thập và phân tích dữ liệu chỉ là bước đầu tiên, khả năng truyền tải insight một cách hiệu quả mới thực sự quyết định thành công.

Công thức PDCA trong quản trị dữ liệu tài chính

Từ kinh nghiệm tại CJ CheilJedang, ông Ngô Huy Lộc nhấn mạnh rằng mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) chính là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp biến dữ liệu tài chính thành động lực tăng trưởng bền vững.

Plan: Giai đoạn lập kế hoạch

Ông Lộc minh họa vai trò của dữ liệu trong việc xây dựng chiến lược thông qua case study thực tế của công ty. Khi nhận thấy doanh thu và thị phần trong nước của mặt hàng thực phẩm chế biến đã ổn định và khó có thể phát triển mạnh thêm, ban lãnh đạo đứng trước thử thách: Làm thế nào để duy trì đà tăng trưởng?

Quyết định mở rộng xuất khẩu thực phẩm chế biến ra thị trường quốc tế không phải là cú nhảy cảm tính mà là kết quả của quá trình phân tích dữ liệu có hệ thống. Đầu tiên, công ty xác định đối tượng khách hàng tiềm năng là người Việt Nam yêu thích sản phẩm Việt. Thông qua việc sử dụng số liệu về dân số và phân bố cộng đồng, công ty đã chọn Mỹ và Úc làm thị trường đầu tiên do có đông đảo người Việt Nam sinh sống.

Tiếp theo, công ty tiến hành phân tích sở thích và thói quen tiêu dùng để ước tính nhu cầu thị trường cho các sản phẩm của doanh nghiệp. Ông Lộc nhấn mạnh quá trình này đòi hỏi sự kết hợp giữa dữ liệu có cấu trúc (số liệu thống kê, báo cáo chính thức) và phi cấu trúc (phản hồi trên mạng xã hội, bài đánh giá, khảo sát).

Từ nền tảng này, doanh nghiệp xây dựng chiến lược cụ thể và các cột mốc cần đạt được, từ dự báo nhu cầu đến kế hoạch doanh thu hàng năm, từ dự toán chi phí nhân sự, logistics đến dự báo lợi nhuận và các chỉ tiêu tài chính khác.

Hiện nay, đối với những doanh nghiệp chưa đầu tư mạnh vào hệ thống dữ liệu, các phương pháp dự báo thường ở mức tương đối đơn giản, dựa trên các chỉ số kinh tế vĩ mô như lạm phát, GDP tăng trưởng, sau đó cộng trừ điều chỉnh theo kinh nghiệm.

Do: Giai đoạn triển khai

Trong giai đoạn triển khai, ông Lộc nhấn mạnh tầm quan trọng của Realtime Monitor và Rolling forecast – theo dõi doanh thu, sản lượng hàng ngày và tình trạng hàng tồn kho, giúp các bộ phận liên quan có thể nhìn thấy và điều chỉnh hiệu quả chiến lược một cách liên tục.

Hoạt động Managing Finance Operating đóng vai trò quản lý hoạt động tài chính, theo dõi và hỗ trợ các phòng ban khác trong việc kiểm soát ngân sách. Bên cạnh đó, việc hiểu rõ ngân sách cần chi và thu như thế nào (Budgeting control) giúp đảm bảo các hoạt động hàng ngày được thực hiện hiệu quả và liên tục.

Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và các điều chỉnh cần thiết được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Check: Giai đoạn kiểm tra

Việc kiểm tra nên được thực hiện theo chu kỳ hàng tháng, quý và năm, bộ phận tài chính sử dụng dữ liệu để kiểm tra, giám sát và phân tích variance theo từng đơn vị sản phẩm (SKU) và kênh phân phối. Việc phân tích lợi nhuận so với kế hoạch ban đầu giúp đánh giá mức độ đạt được của các mục tiêu đã đề ra.

Ông Lộc nhấn mạnh Sales Variance, Profitability Gap và Cash Flow là ba yếu tố mà bộ phận tài chính luôn cần quan tâm. Những chỉ số này cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau.

Act: Giai đoạn hành động

Giai đoạn cuối cùng tập trung vào việc triển khai các hành động cụ thể để đảm bảo hiệu quả sinh lời. Dựa trên dữ liệu phân tích, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về sản phẩm nào cần tập trung, hoạt động marketing nào cần triển khai, và cách thức điều chỉnh sản xuất.

Ông Lộc cũng chia sẻ về việc sử dụng dữ liệu để cải thiện quy trình, bao gồm việc theo dõi các thông số như vòng quay hàng tồn kho, so sánh với đối thủ cạnh tranh, và thay đổi chính sách bán hàng. Trong những trường hợp xu hướng thị trường có biến động, việc tái dự báo ngân sách và cập nhật liên tục trở nên đặc biệt quan trọng.

Kinh nghiệm dự báo giá sản phẩm

Trong bối cảnh giá một loại sản phẩm có mức độ biến động giá cao và tác động nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiên cứu dữ liệu. Mục tiêu là xây dựng hệ thống dự báo với khả năng xử lý đa biến số, từ đó đưa ra những dự báo chính xác nhất về xu hướng giá cả trong tương lai.

Mặc dù đây được xem là một trong những thách thức phức tạp nhất mà doanh nghiệp phải đương đầu, khả năng dự báo giá chính xác lại đóng vai trò then chốt trong việc định hướng các quyết định chiến lược. Từ việc lập kế hoạch thu mua nguyên liệu, điều phối sản xuất, đến xây dựng các chiến lược hỗ trợ kinh doanh – tất cả đều phụ thuộc vào độ tin cậy của những dự báo này.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng ngay cả những mô hình được đánh giá cao qua việc kiểm tra với dữ liệu lịch sử cũng không thể đảm bảo độ chính xác tuyệt đối khi áp dụng cho tương lai. Sự bất định này xuất phát từ tính động của thị trường, đặc biệt là những thay đổi không lường trước được từ các đối thủ cạnh tranh cũng như tác động của các yếu tố kinh tế vĩ mô bên ngoài.

Kết

Có thể thấy rằng cuộc cách mạng dữ liệu không chỉ đơn thuần là việc số hóa thông tin, mà là sự tái định nghĩa hoàn toàn vai trò của bộ phận tài chính trong doanh nghiệp hiện đại. Từ “người ghi sổ sách” truyền thống, các chuyên gia tài chính giờ đây đang trở thành những “chiến lược gia” – những người có khả năng nhìn xuyên suốt từ dữ liệu thô đến insight sâu sắc, từ insight đến hành động cụ thể.

Mô hình PDCA không chỉ là một framework quản lý, mà còn là triết lý vận hành trong thời đại mà sự thay đổi diễn ra với tốc độ chưa từng có. Case study về chiến lược xuất khẩu hay mô hình dự báo giá sản phẩm đều chứng minh một điều: trong thế giới tràn ngập thông tin, lợi thế cạnh tranh không nằm ở việc có nhiều dữ liệu, mà ở khả năng biến dữ liệu thành quyết định đúng đắn tại đúng thời điểm.

Fin Talks là series quy tụ các chuyên gia tài chính hàng đầu chia sẻ kiến thức chuyên sâu về quản trị tài chính doanh nghiệp, phân tích các thách thức thực tế trong thị trường biến động và chuyển hóa thành giải pháp ứng dụng hiệu quả theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.