First-time Manager #1: Từ lính xịn đến sếp mới

Bước chuyển từ vị trí nhân viên xuất sắc lên vai trò quản lý có lẽ là một trong những bước ngoặt quan trọng nhất trong sự nghiệp của mỗi người.

Trong không khí trò chuyện gần gũi của tập 1, series “First-time Manager”, hai học viên MBA Talent khóa 2023 – Chị Nguyễn Thị Ánh Phượng – Key Account Manager tại tập đoàn Dược phẩm đa quốc gia Pháp và anh Phạm Thái Tuấn – Marketing Manager tại Nestlé Việt Nam, đã chia sẻ những trải nghiệm chân thật cũng như những góc khuất trên con đường từ lính xịn trở thành sếp mới.

Hành trang của một lính xịn

Trước khi trở thành một quản lý, bạn cần phải là một nhân viên xuất sắc. Vậy đâu là yếu tố làm nên một lính xịn?

Anh Tuấn: Theo mình, có ba yếu tố then chốt tạo nên một lính xịn. Đầu tiên là tham vọng trong công việc – không phải tham vọng về chức vụ mà là khát khao đạt được mục tiêu cao hơn với hiệu quả tốt hơn. Tiếp theo là tinh thần lạc quan để vượt qua mọi thử thách và tiếp cận vấn đề một cách tích cực. Cuối cùng là sự đam mê trong công việc bởi với 40-50 tiếng làm việc mỗi tuần, nếu không có đam mê thì không thể đạt hiệu quả tối đa.

Chị Phượng: Ngoài những chia sẻ của Tuấn thì mình muốn bổ sung thêm một điều là sự tôn trọng đối với line manager. Đó là bài học mình đúc kết được sau một giai đoạn làm việc với manager trẻ hơn mình.

Cách đây ba năm, khi còn là Key Account Assistant, mình đã trải qua một tình huống bất ngờ. Ban đầu, mình rất ấn tượng với người quản lý trực tiếp trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, khi chính thức nhận việc, Line Manager ấy đã được chuyển sang vị trí khác, người thay thế là một bạn trẻ hơn mình rất nhiều về cả tuổi tác lẫn kinh nghiệm. Cảm xúc lúc đó rất phức tạp: vừa sốc, vừa tủi thân, và có chút e dè khi phải làm việc dưới quyền một người kém tuổi.

Mình đã suy nghĩ rất nhiều về việc có nên tiếp tục công việc này hay không.

Tuy nhiên, mình đã tự nhủ rằng người quản lý mới chắc chắn phải có tố chất nhất định để được đề bạt. Với suy nghĩ đó, mình dẹp bỏ cảm xúc cá nhân, tập trung làm việc thật tốt, và chủ động trao đổi với cấp trên trên tinh thần hợp tác. May mắn thay, người quản lý trẻ đó vô cùng tài năng, khéo léo và biết lắng nghe. Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, đội ngũ của mình đã trở thành đội có hiệu suất tốt nhất.

Chính từ trải nghiệm đó, mình nhận ra rằng một trong số những yếu tố làm nên một nhân viên xuất sắc là sự tôn trọng đối với line manager. Sự tôn trọng giúp xây dựng một mối quan hệ làm việc lành mạnh và tạo ra môi trường hợp tác hiệu quả. Hơn nữa, điều này còn là một bài học quý giá, bởi biết đâu trong tương lai, mình cũng sẽ gặp phải tình huống tương tự và cần sự tôn trọng từ cấp dưới.

Vậy một lính xịn làm thế nào để thể hiện khả năng lãnh đạo tiềm ẩn của mình?

Chị Phượng: Theo kinh nghiệm của mình, để một nhân viên giỏi phát huy khả năng lãnh đạo, bạn ấy cần trải qua ba bước quan trọng:

Thứ nhất, phải phát triển từ bên trong. Điều này có nghĩa là bạn phải là chính mình và xác định được những giá trị cốt lõi để làm nền tảng phát triển. Đừng cố gắng trở thành “bản sao” của người khác. Dù việc ngưỡng mộ những nhà lãnh đạo vĩ đại là điều dễ hiểu, nhưng áp lực trở thành họ có thể khiến bạn đánh mất bản sắc riêng.

Thứ hai, vạch ra mục tiêu rõ ràng. Mình cần tự hỏi: “Mình sẽ là một nhà lãnh đạo như thế nào?” Ví dụ, mình lựa chọn tập trung vào giá trị là tính chân thực (authenticity) và hướng tới hình ảnh lãnh đạo phục vụ (servant leadership). Sau khi đã xác định được bản thân và có mục tiêu cụ thể, mình sẽ có định hướng rõ ràng để phấn đấu.

Thứ ba, biết cách thể hiện bản thân ra bên ngoài. Nhiều người có năng lực xuất sắc, nhưng lại chưa diễn đạt suy nghĩ một cách gãy gọn. Vì vậy, việc trau dồi kỹ năng giao tiếp là vô cùng cần thiết. Bạn cần biến những ý tưởng và tính cách của mình thành những thông điệp rõ ràng, giúp cả cấp trên lẫn đồng nghiệp có thể nhận ra và đánh giá đúng tiềm năng lãnh đạo của mình.

Chuyện những ngày đầu làm sếp

Nhớ lại lần đầu trở thành sếp, anh Tuấn có cảm nghĩ gì?

Anh Tuấn: Lần đầu tiên làm sếp là một kỷ niệm mà mình không thể quên. Cảm xúc lúc đó rất lẫn lộn, vừa tự hào vì đã đạt được vị trí mình mong muốn, vừa lo lắng liệu bản thân có đủ khả năng để dẫn dắt, phát triển đội ngũ và đưa ra những quyết định đúng đắn. Khi vai trò và trách nhiệm lớn hơn, áp lực cũng theo đó mà tăng lên.

Trong những ngày đầu, khi đối mặt với những công việc và nhiệm vụ khó khăn, mình luôn giữ cho mình một tinh thần cởi mở và ham học hỏi. Mình không ngại sai lầm hay thừa nhận những điều mình chưa biết. Mình tin rằng một người lãnh đạo không phải là người cầm tay chỉ việc hay ra lệnh, mà là một người đồng hành. Cho đến tận bây giờ, lý tưởng đó vẫn đi theo mình, giúp mình dẫn dắt đội nhóm và trở thành người bạn đồng hành vững chắc cho họ.

Hành trình trở thành sếp lần đầu không hề dễ dàng, và những sai lầm là điều khó tránh khỏi. Anh chị đã mắc phải những sai lầm nào vào lần đầu làm sếp?

Chị Phượng: Câu hỏi này khiến mình nhớ về tháng đầu “đen tối” khi mới trở thành manager của một đội ngũ bán hàng 20-30 người. Với sự non nớt tuổi trẻ và đôi chút tự cao, mình đã áp đặt KPI xuống nhân viên mà hoàn toàn bỏ qua những chia sẻ hay tâm sự từ các thành viên. Hậu quả là nhân viên nghỉ việc hàng loạt, gây ra tổn thất lớn cho công ty khi phải đào tạo lại từ đầu.

Đó là lúc mình nhận ra làm việc kiểu áp đặt là hoàn toàn sai lầm, và từ đó mình thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận, lắng nghe nhiều hơn và cố gắng thấu hiểu những khía cạnh khác nhau trong công việc và cuộc sống của từng nhân sự. Nhờ vậy, công việc quản lý của mình hiệu quả hơn và mình cũng tìm thấy nhiều niềm vui hơn trong vai trò sếp mới.

Anh Tuấn: Mình cũng gặp sai lầm tương tự khi chỉ tập trung vào KPI công việc, tạo áp lực cho các thành viên hoàn thành công việc ở mức độ rất cao mà vô tình bỏ qua mong muốn phát triển bản thân của nhân viên. May mắn là mình nhận được sự hỗ trợ từ các senior leader và kịp thời điều chỉnh, ngồi lại trò chuyện để hiểu rõ hơn từng nhân viên – không chỉ xoay quanh KPI mà còn về con đường sự nghiệp và mong muốn phát triển bản thân. Từ đó, mình nhận ra rằng mỗi người trong team đều có màu sắc khác nhau với những kỳ vọng riêng về công việc. Là một manager, mình hiểu rằng không cần phải trở thành “siêu nhân” để làm tất cả – bởi các thành viên là một tập thể đa dạng, luôn sẵn sàng đồng hành và bổ trợ cho nhau. Nhờ đó, mình có thể đề ra một mục tiêu chung và một môi trường mà mọi người được phát triển tối đa.

Đâu là những dấu hiệu cho thấy nhân viên đang cảm thấy “đã đủ” và cần một cơ hội phát triển mới?

Anh Tuấn: Đây là thử thách rất lớn trong hành trình của một quản lý. Khi những nhu cầu cơ bản về công việc đã được đáp ứng, yếu tố quyết định việc giữ chân nhân viên chính là cơ hội phát triển nghề nghiệp dài hạn.

Một quản lý giỏi không chỉ tập trung vào việc hoàn thành công việc và đạt KPI, mà còn phải quan tâm đến “KPI về con người”. Nếu họ không nhìn thấy và vạch ra được lộ trình phát triển dài hạn cho nhân viên, đồng thời không truyền tải được tầm nhìn này một cách rõ ràng, thì nhân viên có thể cảm thấy “đến đây là đủ rồi”. Họ sẽ tìm kiếm những cơ hội mới ở những môi trường có nhiều trải nghiệm và cơ hội phát triển tốt hơn.

Người quản lý nên xử lý những áp lực từ cấp trên như thế nào để vừa bảo vệ đội nhóm, vừa đảm bảo hiệu suất công việc?

Chị Phượng: Theo mình thấy, đối với những áp lực tiêu cực từ cấp trên như sự khó tính, nóng nảy hay những cảm xúc tiêu cực, thì không nên truyền tải xuống team vì sẽ tạo môi trường làm việc độc hại và không bền vững.

Tuy nhiên, với những áp lực tích cực – những áp lực mang lại lợi ích trong công việc và giúp mọi người cố gắng phát triển hơn cả về mặt KPI lẫn phát triển cá nhân, thì nên chia sẻ với team để tạo động lực và mục tiêu phấn đấu mỗi ngày, thay vì để họ sống trong môi trường quá dễ dãi mà không thể bứt phá bản thân.

Theo Tuấn, làm thế nào để một người trẻ mới bắt đầu sự nghiệp có thể “nhận biết được giá trị của bản thân” một cách hiệu quả?

Anh Tuấn: Với mình, self-positioning là quá trình để nhận biết được giá trị của bản thân và cho người khác thấy được những điểm mạnh, giá trị của mình, đồng thời chứng minh tại sao mình lại phù hợp với vai trò đó.

Self-positioning không phải để khoe khoang mà chính là việc biết được mình đang ở đâu, với bí quyết rất đơn giản là không bao giờ ngại những điều mới, không ngại làm sai hay làm chưa chuẩn vì tất cả đều là những bài học mới. Khi biết bản thân ở đâu và đâu là những thứ cần học để bồi bổ cho mình cả về năng lực chuyên môn lẫn năng lực lãnh đạo, đó chính là bí quyết giúp chặng đường sự nghiệp không chỉ vững chắc mà còn tiến nhanh.

Nếu được nhắn gửi đến bản thân ở quá khứ, anh chị sẽ nhắn gì để hành trình lần đầu làm sếp trở nên mượt mà hơn?

Anh Tuấn: Nếu được quay lại ngày đầu làm manager, mình muốn nhắn nhủ bản thân ba điều quan trọng.

Thứ nhất, đừng vội chứng minh mình là sếp giỏi mà hãy chậm lại để lắng nghe đồng đội và quan sát mọi việc, cho mình thời gian để thích nghi và học hỏi trước khi chứng minh bất cứ điều gì.

Thứ hai, đừng ngại hỏi những câu hỏi “tại sao” và thắc mắc liệu mình có làm đúng hay không, vì chính sự tự tin nhưng khiêm tốn đó sẽ giúp bản thân không ngừng phát triển dù ở vị trí nào.

Quan trọng nhất, với một leader thì việc phát triển đội nhóm lại quan trọng hơn cả việc đạt KPI công việc, bởi phát triển con người với những màu sắc khác nhau trong team là điều hoàn toàn khó khăn nhưng chính đó mới là nhiệm vụ thực sự của một người lãnh đạo.

Kết

Hành trình từ lính xịn đến sếp mới chưa bao giờ dễ dàng với nhiều sai lầm, vấp ngã. Chính những trải nghiệm đó đã giúp hai học viên MBA Talent khóa 2023 trưởng thành và trở thành những leader authentic – chân thật với bản thân và tôn trọng con người.
Như chia sẻ của anh Tuấn, lính xịn hay sếp giỏi đều chưa đủ, điều kiện đủ chính là self-positioning, và khi hai yếu tố đó kết hợp với nhau sẽ tạo nên góc nhìn hoàn hảo, tạo tiền đề để một người không chỉ làm chuyên môn giỏi mà trở thành một leader thực thụ trong tương lai.

Cảm ơn chị Ánh Phượng và anh Thái Tuấn vì những chia sẻ chân thật và đầy cảm hứng trong tập 1, series “First-time Manager” của PSO.