First-time Manager #3: Cân bằng tốc độ và chất lượng khi ra quyết định

Áp lực khẳng định bản thân, nỗi sợ thất bại, hay tham vọng trở thành “người giỏi nhất” có thể khiến các First-time Manager mắc phải những sai lầm đắt giá. Từ việc lạm dụng quyền lực đến ra quyết định vội vàng trên con đường quản lý là thực tế mà không ít người phải đối mặt.

Tuy nhiên, như anh Nguyễn Thanh Tâm, Sales Manager, Samsung Vina Electronics và chị Trần Nguyễn Uyên Phương, Commercial Manager, Pharmacity, chia sẻ trong tập 3 của series First-time Manager, mỗi thất bại đều là một bài học quý giá. Đây không chỉ là câu chuyện về việc đưa ra quyết định đúng hay sai, mà còn là hành trình tôi luyện sự thấu cảm, tư duy tập thể và khả năng cân bằng giữa tốc độ và chất lượng. Làm thế nào để đưa ra quyết định không chỉ hiệu quả mà còn “chạm” được đến trái tim đội nhóm?

Lần đầu tiên đảm nhận vai trò quản lý, cảm xúc của anh chị là gì?

Anh Tâm: “Lục lại” kí ức về những ngày đầu làm sếp cách đây 10 năm, mình vẫn nhớ cảm giác đầu tiên là hồ hởi và rất tự hào về bản thân. Ở độ tuổi ấy, mình có chút háo thắng, cảm thấy bản thân “cũng này nọ” khi được trao danh xưng manager và dẫn dắt cả một team.

Thế nhưng, cảm giác ban đầu ấy nhanh chóng nhường chỗ cho sự lo lắng. Mình dần phát hiện ra rằng hoàn thành những công việc cá nhân dễ hơn rất nhiều so với việc gánh vác trách nhiệm cho cả một tập thể, đặc biệt là trách nhiệm với từng thành viên trong team.

Chị Phương: Năm năm trước, mình cũng được cất nhắc lên vị trí quản lý. Giống như anh Tâm, mình cảm thấy rất tự hào và phấn khích với vai trò mới.

Sự tự hào đó đến từ thành quả sau nhiều năm nỗ lực. Tuy nhiên mình cũng nhanh chóng nhận ra mình không chỉ chịu trách nhiệm cho bản thân, mà còn là cho các thành viên trong team ở cả hai miền Bắc và Nam. Ngoài rào cản địa lý, mình cũng gặp khó khăn bởi khoảng cách lớn về độ tuổi của các team member – thành viên lớn tuổi nhất hơn mình 10 tuổi, trong khi người nhỏ tuổi nhất nhỏ hơn mình 6 tuổi. Mình đã khá là vất vả để tìm được tiếng nói chung và dung hòa được khoảng cách lớn về độ tuổi và địa lý như vậy.

Lần đầu làm Manager, anh chị có những nỗi sợ nào?

Chị Phương: Khi lần đầu tiên làm quản lý, nỗi sợ lớn nhất của mình là sợ thất bại và đưa ra quyết định sai lầm. Vì trước khi làm Manager thì mình không phải ra quá nhiều quyết định – mình chỉ đơn thuần nghe theo chỉ đạo của sếp. Nhưng khi chính mình phải ra quyết định, mình cảm thấy ngộp thở và luôn tự hỏi: “Liệu có cách nào để sửa chữa nếu mình sai?” “Lỡ quyết định này làm “banh team” thì sao?”. Áp lực vô hình thứ hai là sợ làm sếp và team thất vọng. Bởi mình trẻ, mình nghĩ quyết định của mình phải là cái gì đó vĩ đại, nếu chỉ ra một quyết định bình thường thì mình cảm thấy không xứng đáng với title manager. Hơn nữa, trong một vài trường hợp, một quyết định đúng vẫn tạo nên sự thất vọng của các bên liên quan.

Anh Tâm: Bản thân mình đồng ý với Phương ở vấn đề đầu tiên – sợ thất bại. Mình nghĩ nỗi sợ này chắc chắn quản lý nào cũng có. Ngoài ra, mình có một áp lực nữa, đó là áp lực trở thành “người giỏi nhất”.

Xuất phát từ tính hiếu thắng của bản thân, mình luôn muốn mọi quyết định của mình phải là quyết định tốt nhất, “chiến” nhất, mang về số cao nhất, giúp team có thành tích tuyệt vời nhất. Nhưng mình quên rằng mọi thứ đều có cái giá của nó. Đạt 150% KPI đồng nghĩa với việc team phải chạy 150% công lực, áp lực này khiến các thành viên vất vả, mệt mỏi.

Chính sự cầu toàn quá mức này đã suýt khiến mình “banh team”. Mình nhận ra rằng việc thiếu đi khả năng dung hòa và thấu hiểu năng lực của từng cá nhân có thể dẫn đến thất bại, dù đội có giỏi đến đâu đi chăng nữa.

Anh Thanh Tâm chia sẻ về áp lực trở thành the best trong những ngày đầu đảm nhận vị trí Manager (Nguồn: PSO).

Nghệ thuật ra quyết định

Khi mới lên vị trí sếp, anh chị có nhận thấy mình thay đổi trong cách đưa ra quyết định không?

Anh Tâm: Khi mới lên vị trí sếp, mình cố gắng quyết định mọi thứ nhanh chóng. Lúc đó, mình mang áp lực của một manager trẻ: áp lực phải thể hiện bản thân, nỗi lo “không biết mặt mũi để đâu” nếu không quyết được vấn đề và tham vọng tiếp tục thăng tiến lên Senior Manager/Director. Tất cả những điều đó đã thôi thúc bản thân mình ra quyết định nhanh chóng, với suy nghĩ là càng quyết định nhanh thì càng rút ngắn quá trình thăng tiến.

Nhưng đời không như mơ. Những quyết định “thần tốc” thường có tỷ lệ sai rất cao. Phải va vấp với nhiều quyết định sai như vậy thì mình mới khôn ra.

Mặt khác, khi còn là nhân viên, mình sợ không dám ra quyết định, không phải sợ cho mình mà là sợ cho sếp – người “đứng mũi chịu sào” cho những quyết định của mình. Nhưng khi đã là Manager, mình có thêm động lực bởi hiểu rằng quyết định của bản thân sẽ đóng góp cho team, đóng góp cho công ty và cuối cùng cũng là “bước đệm” cho sự nghiệp tương lai của mình.

Chị Phương: Việc làm quản lý lầu đầu cho mình tận hưởng cảm giác bản thân có khả năng tạo ra thay đổi với team và cả doanh nghiệp, nhưng đi kèm với nó là áp lực cực kỳ lớn – nếu mình không tạo ra được thay đổi thì không xứng đáng với vị trí Manager. Từ những suy nghĩ đó, mình cũng tạo ra áp lực không nhỏ cho đội ngũ: team phải thay đổi, phải là tốt nhất, team phải đạt 200%-300% KPI và cạnh tranh mạnh với những team khác.

Song song đó, mình tin tưởng hơn vào bản thân rằng mình dám ra quyết định và chịu trách nhiệm với lời nói của mình, so với việc làm theo lời sếp như trước đây. Giờ đây khả năng chịu trách nhiệm của mình cao hơn, mình biết mỗi quyết định mình đưa ra không chỉ ảnh hưởng tới mình, tới team mình mà còn cả công ty, cả sếp mình và nhiều bên liên quan khác.

Tư duy và cách ra quyết định của anh/chị đã thay đổi như thế nào so với thời kỳ đầu làm quản lý?

Anh Tâm: Bên cạnh kinh nghiệm, mình còn thấy bản thân có thay đổi rõ rệt về kiến thức. Trước đây, mình nghĩ mình đã biết nhiều, nhưng hệ thống nền tảng kiến thức của mình vẫn chưa đủ sâu rộng để nhìn nhận vấn đề một cách kỹ lưỡng. Một thay đổi quan trọng khác là mình còn trau dồi được sự thấu cảm – một cấp độ sâu rộng hơn cả sự đồng cảm. Mình biết đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu họ hơn, thay vì chỉ đơn thuần lắng nghe.

Chị Phương: Với mình, sự khác biệt nằm ở tư duy. Ngày xưa, tư duy của mình thiên về individualism – cảm thấy bản thân mình quan trọng, những quyết định của mình có thể ảnh hưởng đến cả một doanh nghiệp. Sau nhiều năm, mình cảm thấy individualism không còn phù hợp, mình đã dần dịch chuyển về hướng collectivism, vì mình làm việc trong một tập thể, mình hiểu rằng công việc chỉ có thể trôi chảy khi có sự kết nối và cộng tác chặt chẽ với cấp dưới, cấp trên và các bên liên quan. Thay vì chỉ tập trung vào bản thân, mình nghĩ nhiều hơn về tinh thần đồng đội, tìm tiếng nói chung để mang lại kết quả tốt nhất cho công ty.

Mình hoàn toàn đồng ý với anh Tâm về việc thấu cảm nhiều hơn. Mình học cách đặt mình vào hoàn cảnh của người khác, suy nghĩ thấu đáo hơn về những tác động từ các quyết định của mình, dù là tích cực hay tiêu cực, đến tất cả mọi người.

Bài toán cân bằng tốc độ & chất lượng khi quyết định

Làm thế nào để cân bằng giữa tốc độ ra quyết định và chất lượng của quyết định, đặc biệt là khi chưa có nhiều kinh nghiệm?

Chị Phương: Thời điểm mới lên làm quản lý, vì còn trẻ và háo thắng, mình thường đưa ra quyết định rất nhanh mà thiếu đi sự thấu đáo. Mình chỉ tập trung vào lợi ích trước mắt cho đội ngũ mà không lường trước được các khía cạnh khác của vấn đề. Lúc đó, mình cần sự coaching của sếp hay các bên liên quan để nhận ra quyết định của bản thân đang hơi vội vàng và chưa đủ chiều sâu.

Sau này khi đã có nhiều kinh nghiệm làm việc hơn, va vấp nhiều hơn, gặp nhiều thất bại, mình nhận ra rằng không cần phải đưa ra quyết định quá nhanh. Thay vào đó, mình dành thời gian so sánh pros & cons, xem xét hiệu quả về short-term và long-term cũng như tầm ảnh hưởng đến các team member, đặc biệt trong môi trường đa dạng về độ tuổi, tính cách, năng lực như team mình.

Một trường hợp ra quyết định nhanh chóng nhưng vấp phải sự phản đối “kịch liệt” từ đội ngũ?

Anh Tâm: Trong một lần báo cáo với sếp, mình bị đặt vào tình huống phải ra quyết định nhanh chóng mà không có đội ngũ bên cạnh. Tuy nhiên khi triển khai cho các thành viên trong team thì mình vấp phải sự phản đối và những ý kiến trái chiều từ phía các team member, trong đó có những người làm lâu hơn mình.

Nếu được làm lại, mình tin rằng mình của hiện tại sẽ có quyết định khác tốt hơn. Phiên bản 10 năm trước của mình đã chọn một phương án sai lầm: sử dụng quyền làm sếp để ép mọi người nghe theo ý mình. Mình nghĩ rằng đây có thể là tình trạng chung của nhiều manager trẻ. Thực chất đây chỉ là giải pháp nhất thời – họ có thể nghe một hai lần, nhưng dần dà sẽ hình thành sự bất mãn, cản trở manager trên hành trình “thu phục nhân tâm”.

Nhìn lại, lúc đó mình nên có nhìn bao quát hơn. Tất cả những team member của mình hoặc những người làm lâu trong công ty sẽ có những góc nhìn khác mình. Là một manager thật sự hiểu team và thật sự biết lắng nghe, mình nên ghi nhận những yếu tố đó để nâng cấp chất lượng của quyết định.

Giai đoạn đó, mình đã chọn một phương án giải quyết không hoàn hảo, nhưng vẫn giải quyết được vấn đề: tổ chức một buổi team bonding. Bằng cách này, mình đã tận dụng thế mạnh giao tiếp của mình để tạo không khí thoải mái, giúp mọi người cởi mở hơn, dễ dàng chia sẻ những suy nghĩ của họ. Về phần mình, mình cũng có cơ hội giải thích lý do đằng sau quyết định và nhìn nhận lại vấn đề một cách toàn diện. Tuy nhiên, mình hiểu rằng giải pháp này không thể giải quyết được triệt để mọi bất ổn, vì ngay từ giây phút mình dùng quyền lực, mình đã đánh mất đi lòng tin của đội ngũ.

Bài học từ những sai lầm

Nếu anh có cơ hội gửi đến phiên bản First-time Manager của mình một lời khuyên, anh sẽ nói gì?

Anh Tâm: Mình tin là phải trải qua nhiều va vấp, phải bị đời vùi dập, phải bị “banh” team một hai lần thì mới lớn được.

Nếu phải gửi một lời khuyên, đó sẽ là “hãy chậm lại một chút bởi tốc độ của mỗi cá nhân là khác nhau, chậm lại để cảm được nhiều thứ hơn thay vì cứ hùng hục tiến về phía trước”. Mình thấy những khoảng lặng, những buổi first-half review, second-half review, full year appraisal rất quan trọng, thời gian đó cho mình nhìn nhận lại về bản thân, về các thành viên trong team, rút ra bài học về những gì mình có thể hỗ trợ team.

Từ những bài học đó, mình có thể xây dựng team mạnh mẽ hơn, chủ động hơn và “cân” hầu hết công việc, tạo cơ hội cho các bạn phát triển. Nhiều người cho rằng “lính giỏi quá thì sếp mất ghế” – mình hoàn toàn không đồng ý với quan điểm này. Một người sếp giỏi sẽ không sợ điều đó. Ngược lại, khi lính giỏi, sếp sẽ càng có cơ hội đi lên cao hơn và tạo điều kiện cho cấp dưới phát triển, thăng tiến. Đó mới là thành công thực sự của một người quản lý.

Nếu được tóm tắt trong một câu, điều quan trọng nhất xoay quanh việc ra quyết định mà anh chị muốn gửi gắm đến những người lần đầu làm sếp?

Anh Tâm: Mình tin rằng không có bất kỳ cá nhân nào là không thể thay thế, vì thế đừng chỉ suy nghĩ cho bản thân mình, đừng bị chủ nghĩa cá nhân chi phối khi ra quyết định, hãy mở lòng, mở rộng góc nhìn và suy nghĩ cho cả team. Để làm được điều này là rất khó, đặc biệt đối với những nhà quản lý trẻ – “chảnh”, tự hào và khao khát thể hiện bản thân.

Chị Phương: Nếu có thể gửi gắm một lời khuyên cho các First-time Manager về việc ra quyết định, đó là: Hãy thấu cảm nhiều hơn. Thấu cảm gồm nhiều yếu tố: suy nghĩ cho thành viên trong team, suy nghĩ cho mình cũng như các stakeholder khác.

Kết

Những quyết định tốt không đến từ tốc độ hay quyền lực, mà từ khả năng đặt mình vào vị trí người khác và nghĩ cho toàn đội nhóm. Cuối cùng, việc ra quyết định đúng đắn chính là nghệ thuật quản lý con người – thử thách lớn nhất mà mọi Manager trẻ cần chinh phục.

Cảm ơn anh Tâm và chị Phương đã chia sẻ sâu sắc và chân thành trong First-time Manager tập 3. Chúc anh chị luôn thành công trên chặng đường chinh phục nấc thang mới của sự nghiệp.