HR Talks #4: AI trong Nhân sự: Nâng tầm hay phá vỡ trải nghiệm nhân viên?

Trải nghiệm nhân viên, vốn dĩ được xây dựng từ những rung cảm, tương tác và kết nối con người trong môi trường làm việc, sẽ ra sao khi xuất hiện AI trong nhân sự? Câu trả lời sẽ được hé lộ trong buổi trò chuyện đặc biệt tại HR Talks #3, với sự tham gia của Bà Lê Thanh Nguyên An – Chief Human Resources Officer, VinaCapital và Ông Dương Phước Nam Huân – HR Business Partner tại Santen Pharmaceutical.

Kiến trúc 4 lớp của trải nghiệm nhân viên

Theo quan điểm của bà Lê Thanh Nguyên An – CHRO, VinaCapital trải nghiệm nhân viên là hành trình toàn diện từ khoảnh khắc đầu tiên ứng viên tiếp xúc với công ty cho đến thời điểm họ rời khỏi tổ chức, bao gồm cách doanh nghiệp tạo điều kiện để họ thích ứng, phát triển và có những cảm xúc tích cực trong suốt quá trình gắn bó.

>> Đọc thêm: Xây dựng chiến lược triển khai Employer Branding

Bà An nhấn mạnh mối tương quan giữa sự tương thích văn hóa và hiệu quả tổ chức: “Khi sự đồng điệu giữa doanh nghiệp và nhân sự càng sâu sắc, hiệu quả đạt được trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược càng cao.” Đây chính là lý do trải nghiệm nhân viên ngày càng được chú trọng – nó tạo ra môi trường chuyên nghiệp giúp mỗi cá nhân có thể phát huy tiềm năng, từ đó nâng cao năng suất và kết quả kinh doanh chung.

Vòng đời trải nghiệm nhân viên bao gồm bốn giai đoạn chính:

Giai đoạn tuyển dụng bắt đầu từ những tương tác đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Mỗi khoảnh khắc đầu tiên dù nhỏ nhưng góp phần tạo ấn tượng ban đầu về văn hóa và giá trị của tổ chức. Chất lượng của những tương tác nằm ở tác phong chuyên nghiệp, quy trình chu đáo, thái độ tôn trọng. Sự hài lòng của ứng viên ở giai đoạn này sẽ đặt nền móng cho mối quan hệ lâu dài giữa cá nhân và doanh nghiệp.

Giai đoạn hội nhập vượt ra ngoài thủ tục hành chính, hướng tới sự hỗ trợ toàn diện cho nhân viên mới. Quá trình này bao gồm sự quan tâm trước ngày nhận việc, cung cấp thông tin đầy đủ để nhân viên mới chuẩn bị kỹ lưỡng, và tạo điều kiện hòa nhập trong giai đoạn đầu. Tiến trình này kéo dài từ tuần đầu tiên làm quen với quy định, quy trình cho đến hết thời gian thử việc, với sự hỗ trợ liên tục để nhân viên mới có thể phát huy hiệu quả trong vai trò của mình.

Giai đoạn phát triển tập trung vào việc nuôi dưỡng và phát triển nhân tài. Người quản lý trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn nhiệm vụ hàng ngày, xây dựng lộ trình nâng cao năng lực, và tạo cơ hội để mỗi cá nhân mở rộng kỹ năng thông qua những thử thách mới. Đây là giai đoạn kéo dài và có ảnh hưởng sâu sắc đến sự gắn kết và phát triển của đội ngũ.

Giai đoạn Off-boarding được thiết kế không chỉ để kết thúc mối quan hệ mà còn để duy trì mối quan hệ tích cực. Quá trình này bao gồm việc tìm hiểu lý do rời đi, lắng nghe ý kiến đóng góp, và thậm chí tái kết nối với cựu nhân viên bằng các hoạt động gặp gỡ thường niên. 

Ông Dương Phước Nam Huân, HR Business Partner tại Santen Pharmaceutical, đã chia sẻ về những lợi ích thiết thực mà trải nghiệm nhân viên tích cực mang lại. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng, họ sẽ làm việc với một nguồn năng lượng hăng say. Dòng chảy năng lượng tích cực này, nếu được duy trì liên tục, sẽ bồi đắp nên một nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, lan tỏa từ bên trong ra bên ngoài.

Điều này không chỉ nâng cao hình ảnh công ty mà còn gia tăng khả năng giữ chân nhân tài. Sự kết hợp hài hòa của những yếu tố này tạo nên một môi trường nơi mỗi người được khơi dậy niềm cảm hứng để sáng tạo, đổi mới và cống hiến hết mình, từ đó thúc đẩy hiệu suất chung của tổ chức. 

>> Đọc thêm: 03 cấp độ ứng dụng AI

AI trong nhân sự chuyển đổi trải nghiệm nhân viên như thế nào?

Khi các tổ chức ngày càng chú trọng vào việc nâng cao trải nghiệm nhân viên, AI đang trở thành công cụ quan trọng để chuyển đổi và hiện đại hóa từng giai đoạn trong vòng đời nhân viên. Công nghệ này mang đến những ứng dụng tiên tiến hỗ trợ cả bốn giai đoạn đã nêu:

Hỗ trợ giải đáp thắc mắc: AI cho phép nhân viên nhận được phản hồi nhanh chóng cho các thắc mắc mà không cần phải chờ đợi phản hồi từ các kênh truyền thống như diễn đàn hay email. Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn hội nhập khi nhân viên mới có nhiều câu hỏi về chính sách và quy trình. 

Phân tích nội dung phức tạp: Đặc biệt hiệu quả với những tài liệu chuyên sâu như văn bản pháp lý hay báo cáo kỹ thuật, AI có thể phân tích từ nhiều góc nhìn khác nhau – từ quan điểm của doanh nghiệp, nhân viên hay chuyên gia pháp lý. Khả năng này hỗ trợ đắc lực trong giai đoạn phát triển, khi nhân viên cần xử lý thông tin phức tạp để nâng cao năng lực chuyên môn. Hiệu quả của công cụ này phụ thuộc vào việc thiết lập các tham số chính xác, đòi hỏi người dùng phải hiểu rõ cách tương tác hiệu quả với các hệ thống AI.

Sáng tạo nội dung phù hợp: Trong mỗi giai đoạn của trải nghiệm nhân viên, việc tạo ra nội dung phù hợp là yếu tố quan trọng – từ tài liệu tuyển dụng, tài liệu onboarding đến kế hoạch phát triển cá nhân. Để tận dụng tối đa khả năng sáng tạo nội dung của AI, người dùng cần đặt lệnh với những điều kiện ràng buộc rõ ràng để đáp ứng đúng yêu cầu. Thiếu những chỉ dẫn cụ thể, AI có xu hướng tạo ra nội dung quá học thuật và thiếu tính ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp – một nhận định thực tế từ kinh nghiệm sử dụng của ông Huân.

Phát triển ý tưởng: ngoài việc xử lý thông tin, AI còn có khả năng hỗ trợ quá trình sáng tạo bằng cách gợi ý và tối ưu hóa ý tưởng, khám phá những hướng tư duy mới mà con người có thể chưa nghĩ tới. Điều này đặc biệt có giá trị trong giai đoạn phát triển nhân viên, khi sự đổi mới và sáng tạo là yếu tố then chốt.

Thu thập dữ liệu nhân viên: Trong thời đại số, dữ liệu thu thập từ toàn bộ vòng đời nhân viên đã trở thành tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Ông Huân nhận định rằng tổ chức nào giàu dữ liệu sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội. AI không chỉ giúp phân tích mà còn hỗ trợ thu thập và tổ chức dữ liệu từ mỗi giai đoạn trải nghiệm, tạo nền tảng vững chắc cho những phân tích toàn diện và quyết định nhân sự sáng suốt. 

Ông Huân lấy ví dụ Microsoft Copilot để minh họa cách AI được tích hợp vào các công cụ làm việc hàng ngày để nâng cao trải nghiệm nhân viên:

Trong Microsoft Teams, Copilot có thể tổng hợp các cuộc họp với độ chi tiết cao, trích xuất những điểm quan trọng và hành động cần thực hiện, giúp những người vắng mặt vẫn nắm bắt được thông tin thiết yếu. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn hội nhập và phát triển.

Với Outlook, công cụ này giúp tổng hợp các email trong cùng một chủ đề, đặc biệt hữu ích khi làm việc trong môi trường đa văn hóa với nhiều ngôn ngữ và múi giờ khác nhau. 

Đối với PowerPoint, Copilot có thể tạo ra bài thuyết trình hoàn chỉnh dựa trên yêu cầu cụ thể, tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình thiết kế và soạn thảo, hỗ trợ nhiều hoạt động từ tuyển dụng đến đào tạo.

Tuy nhiên, ông Huân cũng nhấn mạnh rằng dù AI có thể hỗ trợ trong nhiều giai đoạn trải nghiệm nhân viên, “con người phải tham gia vào quá trình rà soát thông tin, nội dung, thành phẩm mà AI tạo ra vì chính nhân viên là người chịu trách nhiệm cho kết quả công việc chứ không phải AI”.

>> Đọc thêm: AI “lột xác” hoạt động nhân sự tại KFC như thế nào?

Chiến lược tích hợp AI & Con người

Sự kết hợp giữa AI và con người mở ra những cơ hội đáng kể trong việc nâng cao trải nghiệm nhân viên xuyên suốt vòng đời của họ tại doanh nghiệp

“Khi các công việc thủ công và lặp lại được tự động hóa, con người có thời gian để tương tác trực tiếp với đồng nghiệp. Những tương tác này thường là chất xúc tác của những ý tưởng đột phá trong công việc.” – Ông Dương Phước Nam Huân nhận định. 

Việc kết hợp AI vào trải nghiệm nhân viên không chỉ là tự động hóa các quy trình hiện có mà còn tái thiết kế toàn bộ trải nghiệm để tận dụng tối đa khả năng của cả con người và công nghệ. Kết quả của quá trình ứng dụng AI là một thiết kế trải nghiệm liền mạch, hài hòa giữa sự tiện lợi, chính xác từ AI và sáng tạo, đồng cảm của con người. 

Kết

Trải nghiệm nhân viên trong kỷ nguyên AI được hiểu đúng là: công nghệ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ để phát huy tiềm năng con người xuyên suốt hành trình của họ tại doanh nghiệp. Thành công là khi tổ chức tìm được sự cân bằng lý tưởng giữa tự động hóa thông minh và năng lực làm chủ của con người, tạo ra môi trường làm việc nơi cả nhân viên và tổ chức đều phát triển bền vững. 

>> Đọc thêm: AI Agent: Tương lai của trí tuệ nhân tạo