MBA Talk #47: Vai trò của Line Manager trong các công tác Nhân sự

Để trao đổi về vai trò và trách nhiệm của Line Manager trong các công việc quản lý con người, Viện ISB và Đại học Western Sydney đã phối hợp tổ chức hội thảo MBA Talk #47 với chủ đề “Making Line Manager take responsibilities in HR tasks”.

Hội thảo được dẫn dắt bởi TS Lê Thị Thanh Xuân – Giảng viên ISB, cùng các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, bao gồm:

• Ông Trần Vũ Thanh – Senior HRBP Manager, GiaoHangNhanh
• Bà Võ Thị Thu – Head of Integrated Talent Management and Commercial P&C Partner, Philip Morris International
• Ông Võ Đình Sang – HR Director, Vina One Steel

1. Sự phân cấp trong Line Manager

Ông Sang cho rằng Line Manager cũng giống nhiều vị trí khác trong doanh nghiệp, được chia thành rất nhiều cấp độ khác nhau, từ sơ cấp, trung cấp đến cao cấp:

• Những Line Manager “tập sự” chủ yếu đóng vai trò tổ hợp vấn đề và vận hành các hoạt động chung của team.
• Line Manager trung cấp nhìn nhận thế mạnh hoặc khả năng của các thành viên trong quá trình làm việc.
• Ở những cấp cao hơn, trách nhiệm của các Line Manager còn bao gồm việc tổ chức đội nhóm, đề xuất những vấn đề liên quan đến việc ủy quyền, trao việc.

Tại MBA Talk #47, ông Sang giới thiệu một mô hình mà bản thân vô cùng tâm đắc.

Theo đó, khi càng lên cao, kỹ năng về chuyên môn sẽ được gói gọn lại; trong khi đó, yêu cầu về kỹ năng tổ chức, yêu cầu về tầm nhìn, yếu tố lãnh đạo sẽ cao hơn. Tuy nhiên, kỹ năng làm việc giữa người với người cần được trau dồi và duy trì xuyên suốt các cấp quản lý.

Trong môi trường công việc, giao tiếp giữa người với người được xem là khá “khó nhằn”, thử thách có thể đến từ quá trình giao tiếp. “Đơn cử như khi đối diện với một vấn đề gây hoang mang, việc các Line Manager cần làm là đối thoại, chứ không phải đối đầu.” – Anh Sang gửi lời khuyên đến các bạn học viên PSO MBA.

2. Line Manager và những trọng trách liên quan đến công tác nhân sự

Ông Trần Vũ Thanh, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, đã tổng hợp 3 trách nhiệm chính mà một Line Manager cần đảm nhiệm: Tuyển dụng, Đào tạo & Phát triển, Giữ chân nhân tài.

2.1 Tuyển dụng

Đối mặt với con số KPI hàng năm, Line Manager cần lập kế hoạch nguồn lực, với dự kiến số lượng nhân sự, tuyển thêm, promote, hoặc layoff. Bởi lẽ Line Manager là người hiểu rõ nhất về khối lượng công việc và tình hình công tác của đội nhóm. Trong mảng này, vai trò của HR là tư vấn cho Line Manager, chia sẻ góc nhìn về Nhân sự để làm rõ vai trò của từng nhân sự trong team, tối ưu hóa nguồn lực.

Ngoài ra, nhiệm vụ của Line Manager còn bao gồm việc phác họa chân dung ứng viên, đưa ra những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm, bài kiểm tra chuyên môn, tham gia phỏng vấn đánh giá năng lực. Line Manager cũng là một trong những nhân tố không thể thiếu trong buổi onboarding của nhân viên mới. Vắng mặt Manager sẽ khiến nhân viên mới dễ rơi vào tình trạng lạc lõng, thậm chí là bỏ việc.

Trong quá trình này, HR là người tư vấn cho Line Manager để có một bản kế hoạch rõ ràng về vai trò của từng thành viên, tối ưu hóa nguồn lực, hay hỗ trợ Line Manager để quá trình tuyển dụng, onboarding diễn ra trơn tru hơn.

2.2 Đào tạo và phát triển

Trong trách nhiệm thứ hai này, ông Trần Vũ Thanh nhấn mạnh vai trò của Line Manager từ việc đào tạo nhân viên về quy trình, chính sách, báo cáo, các nhiệm vụ mà họ cần làm v.v..

Và giao việc là một kỹ năng cần phải rèn luyện. Bản thân việc “cầm tay chỉ việc” một khi xuất hiện những vấn đề như thiếu sót thông tin, không trao quyền, v.v.. sẽ khiến kết quả làm việc giảm sút.

Giao việc tốt là chưa đủ, Line Manager cần kèm cặp, hướng dẫn và hỗ trợ để nhân viên mới xác định đúng hướng đi trong công việc. “Đặc biệt, đối với những lĩnh vực yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao, cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các buổi đào tạo tập huấn.” – Ông Thanh bổ sung thêm.

2.3 Giữ chân nhân tài

Ông Thanh đánh giá, công việc khó nhất của Line Manager chính là quản lý hiệu quả công việc. Theo ông, quá trình thử việc của nhân viên mới cần được đánh giá dựa trên KPI một cách kỹ lưỡng, nếu không, quá trình đánh giá nhân viên sẽ diễn ra một cách cảm tính.

Dĩ nhiên, Line Manager cũng cần quan tâm đến quá trình thăng tiến của cấp dưới. Đôi khi nhân viên sẽ được thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn như Senior Executive, Manager, v.v. , Trong chuyên môn nhân sự, đây gọi là succession planning (lập kế hoạch kế nhiệm).

3. Khi Line Manager đã hiểu được vai trò, làm cách nào để họ tự tin thực thi?

“Khi Line Manager đã hiểu được vai trò của họ trong các công tác nhân sự, làm sao để họ tự tin thực thi chúng?” là câu hỏi được bà Võ Thị Thu đặt ra tại MBA Talk #47.

Chia sẻ thêm về vấn đề này, bà Võ Thị Thu đã mang đến hội thảo cẩm nang dành cho Line Manager từ công ty Philip Morris. Cẩm nang này bao gồm tất cả công cụ, kiến thức cần cho một line manager, được trình bày và xây dựng theo lộ trình của một nhà quản lý.

Theo đó, cẩm nang dành cho Line Manager mà chị Thu chia sẻ tại hội thảo gồm:

• Phát triển bản thân để trở thành một Line Manager thực thụ
• Quản trị hiệu suất làm việc và sự phát triển của nhân viên
• Hướng dẫn và cố vấn cho đội nhóm
• Khen thưởng và công nhận những đóng góp của nhân viên
• Gắn kết với đội nhóm
• Quan tâm đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên
• Quản lý đội nhóm kết hợp
• Tuyển dụng
• Onboard
• Duy trì sự bền vững của đội nhóm

“Dựa trên lộ trình này, doanh nghiệp có thể xây dựng công cụ, kiến thức, kỹ năng để hướng dẫn Line Manager thực hiện thành công các công việc liên quan đến HR.” – Bà Thu chia sẻ thêm.

Bên cạnh những công việc của line manager đã được ông Sang và ông Thanh đề cập ở phần trên, diễn giả Võ Thị Thu nhấn mạnh vai trò quan tâm đến tình trạng sức khỏe và tinh thần của nhân viên (well-being).

Tổng kết

Trách nhiệm của Line Manager không chỉ dừng lại ở việc giao việc, trao quyền, Line Manager còn là những nhân tố không thể thiếu trong việc thực thi công tác nhân sự để doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả. Trên con đường hoàn thành tốt trọng trách này, Line Manager rất cần sự hỗ trợ từ những người làm nhân sự trong doanh nghiệp.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).