5 bước viết email chuyên nghiệp

Viết email hiệu quả không chỉ giúp truyền tải thông tin rõ ràng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Nghiên cứu cho thấy các nhân viên tại Hoa Kỳ dành hai đến ba giờ mỗi ngày để kiểm tra email công việc, và thêm hai giờ cho email cá nhân. Xu hướng diễn ra tương tự ở  các quốc gia khác như Ấn Độ và Úc. Với xu hướng làm việc từ xa gia tăng kết hợp với sự mệt mỏi khi kiểm tra email liên tục, bạn cần làm gì để lấy lại số thời gian đã mất?

Giải pháp chính là trau dồi kỹ năng viết email chuyên nghiệp.  Thực tế, kỹ năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng hình ảnh một người cẩn trọng, chu đáo. Một email chuyên nghiệp giúp bạn diễn đạt ý tưởng rõ ràng, tăng sức ảnh hưởng, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết.

Cùng xem qua 5 bước viết email chuyên nghiệp, ngắn gọn và hiệu quả tại đây.

Bước 1: Xác định điều bạn muốn truyền tải trong email 

Trước khi soạn email, hãy đặt ra câu hỏi: Bạn mong muốn đạt được kết quả gì từ email này? Người nhận cần phải làm gì?

Ví dụ, bạn muốn cập nhật tiến độ dự án? Bạn muốn đặt lịch họp 1:1 với đối tượng cụ thể? Bạn muốn người nhận tham gia vào cuộc khảo sát?

Mẹo: Khi bắt đầu viết, hãy nghĩ về các hành động cụ thể mà người nhận cần thực hiện. Tư duy này giúp bạn soạn thảo một bản nháp với định hướng rõ ràng.

Bước 2: Chỉnh sửa danh sách người nhận 

Trước khi bắt đầu viết, hãy cẩn thận chọn người nhận. Nếu bạn muốn sắp xếp một cuộc họp 1:1, hãy chọn người nhận cụ thể. Nếu cần cập nhật tiến độ dự án, bạn có thể cân nhắc kỹ khi lập danh sách người nhận.

Hãy quan sát ai đang có thông tin bạn đang tìm kiếm. Và thông tin đó có thể được chia sẻ bởi một nhân viên, hay cần đến team lead, project manager? Hoặc cần chọn thêm nhiều thành viên khác? Nếu bạn muốn đính kèm một thành viên vào loop mail, hãy viết một đoạn note ngắn trong chuỗi email khi thêm người mới để tất cả mọi người trong nhóm đều nắm được tình hình. 

Nhìn chung, cần tránh gửi tin nhắn cho tất cả thành viên nếu bạn chỉ cần một hoặc hai người tham gia vào dự án. Tương tự, không CC cấp trên trong tất cả email nếu dự án đó không yêu cầu sự giám sát của họ.

Hiểu rõ đối tượng nhận email giúp bạn soạn thảo một email chuyên nghiệp hơn.

Mẹo chuyên nghiệp: Khi trả lời email, hãy đặt mặc định của bạn là “Reply” thay vì “Reply all” để không làm đầy hộp thư của mọi người một cách không cần thiết.

Bước 3: Điều chỉnh tiêu đề  

Trong thời đại tràn ngập thông tin, hầu hết mọi người đều nhanh chóng quét qua email trong hộp thư. Vì vậy, một dòng tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn trở nên nổi bật. Đây cũng là kim chỉ nam giúp bạn đi đúng hướng khi soạn thảo nội dung của email.

Làm thế nào để viết email chuyên nghiệp?

Sau khi xác định bước 1, bạn cần sử dụng một động từ hoặc cụm từ chỉ ra hành động cho người nhận hiểu rõ. Điều này giúp họ xem nhanh ý định của bạn trước khi đọc email. Chẳng hạn, bạn có thể mở đầu bằng các từ như “Cần thông qua”, “Cần hành động”, “Phản hồi”, “Thông tin cho bạn”, tùy thuộc vào ngữ cảnh của công việc.

Một vài ví dụ về tiêu đề phù hợp:

Ví dụ 1: Bạn cần sếp duyệt đề xuất

• Tiêu đề yếu: Chiến lược Marketing mới
• Tiêu đề mạnh: Cần thông qua: Chiến lược Marketing mới

Ví dụ 2: Bạn cần một thành viên hoàn thành công việc đúng hạn trong dự án

• Tiêu đề yếu: Cập nhật dự án
• Tiêu đề mạnh: Cần thực hiện: Thông tin dự án cần trước 1 giờ chiều Thứ Ba (16/8)

Ví dụ 3: Bạn cần đồng nghiệp gửi lại phản hồi

• Tiêu đề yếu: Concept note
• Tiêu đề mạnh: Phản hồi: Concept note

Bước 4: Soạn thảo nội dung email

Để giữ sự tập trung của người đọc, nội dung trong email cần rõ ràng như tiêu đề. Để làm điều đó, hãy giữ cho thông điệp ngắn gọn và tập trung vào vấn đề. Tuy độ dài của email phụ thuộc vào hành động bạn muốn người nhận thực hiện và mức độ ngữ cảnh bạn cần để giải thích nó, mục tiêu của bạn là sắp xếp thông tin theo cấu trúc dễ hiểu cho người đọc.

Bắt đầu với hành động cần thực hiện, tiếp theo là ngữ cảnh tại sao bạn cần hành động đó, và sau đó kết thúc bằng cách cho họ biết bạn sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Các yếu tố hình ảnh như dấu chấm đầu dòng, văn bản in đậm, chữ nghiêng, và các đoạn văn ngắn hơn (2-3 câu) có thể làm cho thông điệp của bạn dễ đọc và hiểu nhanh chóng.

Ví dụ 1: Nội dung yếu

Chào Pam,

Tôi cần bạn kiểm tra một số vấn đề mà chúng tôi đang gặp phải với hệ thống quản lý nội dung. Chúng đang tạo ra một loạt vấn đề cho những người trong nhóm của tôi.

Một trong số chúng tôi gặp khó khăn khi đăng nhập vào hệ thống. Sau khi nhập thông tin vào cửa sổ đăng nhập, chúng tôi mất rất nhiều thời gian để truy cập, và màn hình liên tục bị đóng băng hoặc trống. Một số thành viên nói rằng phải mất 15 đến 20 phút để đăng nhập.

Ngoài ra, khi đăng nhập, chúng tôi không thể truy cập vào mục tùy chọn bản nháp. Khi nhấp vào đó, chúng đưa tối đến mục lưu trữ bài viết và chúng tôi không biết cách giải quyết điều này. Vì vậy, tôi đề nghị chúng ta cần gặp nhau và xác định lý do tại sao những vấn đề này xảy ra và cách khắc phục chúng.

Cảm ơn,

Jo

Ví dụ 2: Nội dung mạnh

Chào Pam,

Tôi liên hệ để sắp xếp một cuộc gọi hôm nay lúc 2 giờ chiều để thảo luận về một số vấn đề phần mềm đang diễn ra với hệ thống quản lý nội dung của chúng tôi. 

Chúng tôi đã xác định được hai vấn đề chính.

Vấn đề đăng nhập: Nhiều thành viên trong nhóm của tôi đã báo cáo rằng màn hình máy tính của họ bị đóng băng hoặc trở nên trống khi họ đăng nhập vào trang web. Một số khác mất 15-20 phút để đăng nhập.

Không thể tạo bản nháp: Khi chúng tôi nhấp vào “tạo bản nháp”, chúng tôi bị chuyển hướng đến thư mục lưu trữ. 

Trong buổi họp chiều nay chúng ta sẽ bàn chi tiết về những vấn đề này. Nếu bạn cần cung cấp thêm thông tin trước khi họp, hãy nhắn tôi nhé.

Cảm ơn,

Jo

Bước 5: Xác định thời gian cụ thể

Thông thường, chúng ta thường mắc lỗi phổ biến là không đưa ra thời gian cụ thể. Khi không xác định rõ thời gian, các thành viên còn lại sẽ không biết nhiệm vụ đó có khẩn cấp hay không. Để tránh sự nhầm lẫn, một email chuyên nghiệp cần có những mốc thời gian cụ thể ngay từ đầu email. Trong đó, bao gồm ngày kết thúc dự kiến cho nhiệm vụ, yêu cầu, hoặc phản hồi.

Ví dụ:

Bạn có thể điền vào khảo sát này trước 3 giờ chiều Thứ sáu, ngày 15/7 không?

Vui lòng chia sẻ bất kỳ phản hồi nào bạn có về báo cáo của tôi trước cuối ngày mai. Nếu bạn cần thêm thời gian, chỉ cần cho tôi biết và tôi có thể điều chỉnh.

Bạn có thể thu thập dữ liệu chúng ta đã thảo luận cho cuộc họp lúc 10 giờ sáng thứ Hai, ngày 10/8 không?

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn có thể điều chỉnh ứng dụng email của mình, hãy đặt thời gian trễ hai phút cho tất cả các email gửi đi. Điều này cho bạn một vài phút đệm để rút lại hoặc chỉnh sửa một email nếu muốn, và có thể là cứu tinh khi bạn vô tình, nhấn “gửi” một bản nháp email, hoặc gửi sai người nhận.

Học các thực hành này sẽ giúp bạn soạn thảo email chu đáo hơn, rõ ràng và ngắn gọn hơn khi giao tiếp với sếp, đồng nghiệp và các đối tác.

Kết 

Tóm lại, để viết một email chuyên nghiệp, bạn cần xác định rõ hành động cụ thể mà người nhận cần thực hiện, chỉnh sửa danh sách người nhận phù hợp, điều chỉnh tiêu đề với cụm từ hoặc hành động cụ thể, soạn thảo nội dung với cấu trúc dễ đọc, và cuối cùng là xác định thời gian cụ thể. Một email ngắn gọn, rõ ràng, súc tích giúp tiết kiệm thời gian cho người đọc, đồng thời tiết kiệm thời gian cho người gửi.