10 cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm cho nhà quản lý

Khả năng phát huy những ưu điểm của bản thân và người khác là một trong những điều quan trọng để trở thành một thủ lĩnh có kỹ năng quản lý và nâng cao hiệu quả khi làm việc nhóm.

Theo nghiên cứu từ Deloitte, các doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển từ cấu trúc tổ chức theo cấp bậc sang cấu trúc tổ chức theo nhóm nhằm giúp công việc trở nên tinh gọn và hiệu quả hơn.

Trong số các công ty trải qua quá trình chuyển đổi đó, 53% công ty đã có báo cáo về sự gia tăng đáng kể trong hiệu suất hoạt động.

Cùng với xu thế này, những người lãnh đạo càng cần phải thúc đẩy sự hợp tác liên chức năng trong tổ chức và dẫn dắt các đồng nghiệp vượt qua những thách thức kinh doanh phức tạp.

Nếu bạn muốn nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của họ và sớm đưa doanh nghiệp đi đến thành công. Hãy cùng tham khảo 10 cách giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

1. Hãy “ủy thác” công việc cho nhân viên

Mọi leader nên biết làm thế nào để giao việc hiệu quả nhất. Hãy tin tưởng nhân viên của mình bằng cách ủy thác cho họ những dự án quan trọng và trách nhiệm chính, họ sẽ cảm thấy bản thân mình có sự kết nối và giá trị hơn.

Trong quá trình “chọn mặt gửi vàng”, bạn hãy xem xét và cân nhắc kỹ về năng lực thật sự của các thành viên, phải đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Tuy nhiên bạn cũng nên sẵn sàng để họ có những lúc tự có những sai sót và vấp ngã, bởi chính cách đó sẽ giúp họ đúc kết được những kinh nghiệm có giá trị và từ đó khắc phục những thất bại đã học được vào những dự án sắp tới.

2. Hãy cùng nhau đưa ra quyết định

Làm việc nhóm là quá trình các thành viên cùng nhau đưa ra những quyết định để có thể cùng tạo ra các giải pháp sáng tạo.

Một trong những lợi ích chính của làm việc nhóm là tạo ra những màn tranh biện, thảo luận, những “xung đột mang tính chất xây dựng”, các cá nhân mang các quan điểm khác nhau có thể giúp phá vỡ các định kiến có sẵn trong nhóm.

Bằng cách khuyến khích tranh luận và xem xét các quan điểm khác nhau, nhóm của bạn có thể kích thích giải quyết vấn đề sáng tạo hơn cũng như là nâng cao hiệu quả của làm việc nhóm.

3. Đừng quá tiểu tiết trong quản lý

Một trong những sai lầm hàng đầu không chỉ những người quản lý mới mà những người có kinh nghiệm cũng mắc phải là tập trung quá nhiều vào các chi tiết nhỏ nhặt hoặc dành nhiều sự quan tâm quá mức tới từng nhân viên.

Nghiên cứu cho thấy hành vi quản lý công việc quá tiểu tiết là một trong những lý do chính khiến nhân viên nghỉ việc và có thể gây ra:

• Tinh thần đi xuống
• Tỉ lệ nghỉ việc trong doanh nghiệp cao
• Năng suất làm việc giảm
• Để tránh việc quản lý những điều quá nhỏ nhặt, hãy từ bỏ sự cầu toàn và trao quyền cho các thành viên trong nhóm tự thử nghiệm các phương pháp riêng để hoàn thành nhiệm vụ.

Như vậy, bạn có thể dành nhiều thời gian để tập trung vào các mục tiêu lớn hơn của tổ chức và xây dựng niềm tin sâu sắc cho các thành viên và từ đó, có thể nâng cao hiệu quả của làm việc nhóm.

4. Hãy giao tiếp thật hiệu quả

Để làm việc nhóm có hiệu quả, việc truyền tải các thông điệp và giao tiếp với nhau giữa các thành viên trong nhóm là yếu tố rất quan trọng để thực hiện công việc suôn sẻ. Theo báo cáo của Economic Intelligence Unit, giao tiếp kém có thể dẫn đến một loạt các kết quả tiêu cực, bao gồm:

• Sự trì hoãn, chậm trễ công việc hoặc không hoàn thành các dự án
• Mức độ căng thẳng lớn
• Mất doanh thu

5. Hãy đưa ra và gợi ý mọi người cho mình những phản hồi về công việc

Biết cách truyền tải thông tin phản hồi hiệu quả là một kỹ năng quản lý quan trọng. Hãy làm nổi bật 1 vấn đề và đưa ra những phản hồi theo một cách thoải mái, thay vì chờ đợi đến đợt đánh giá hàng năm. Từ đó, bạn có thể xây dựng mối quan hệ làm việc nhóm khăng khít hơn.

Hãy coi những đánh giá không chính thức này như những cuộc trò chuyện và tránh mặc định những quan điểm chung chung, chẳng hạn như: “Bạn làm rất tốt!”. Nhận xét của bạn nên vừa cụ thể vừa khả thi.

Cũng đừng quên hỏi về phản hồi của nhân viên đối với bản thân! Những phản hồi từ các thành viên có thể giúp bạn xác định các yếu tố có thể được phát huy và tích hợp vào kế hoạch phát triển kỹ năng lãnh đạo của bạn cũng như là phát triển kỹ năng làm việc nhóm.

Hãy đưa ra và gợi ý mọi người cho mình những phản hồi về công việc

6. Hãy là người có mục đích rõ ràng

Theo báo cáo của EY và Harvard Business Review, 89% giám đốc điều hành tin việc nhận thức về một mục tiêu chung sẽ thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên, và 81% cảm thấy rằng các công ty có mục đích rõ ràng và luôn hướng tới mục đích ấy trong mọi hành động sẽ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

Lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả làm việc nhóm bằng cách đưa ra các ví dụ cụ thể để nhân viên thấy được vai trò quan trọng của mình dù ở bộ phận nào. Nói cách khác, hãy với nhân viên rằng những nỗ lực của họ sẽ giúp ích ra sao cho việc thực hiện sứ mệnh chung của cả công ty, về việc gắn kết với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức để tác động tích cực đến xã hội.

7. Hãy là một người lãnh đạo đích thực

Tính xác thực là một đặc điểm lãnh đạo vô cùng quý giá. Trong một nghiên cứu gần đây, người ta thấy rằng nhận thức của nhân viên về khả năng lãnh đạo đích thực là yếu tố dự báo hàng đầu về sự hài lòng trong công việc và có thể cải thiện thái độ và niềm vui liên quan đến công việc.

Trong số các yếu tố quan trọng của một nhà lãnh đạo đích thực sẽ bao gồm khả năng truyền cảm hứng để người khác có niềm tin. Hãy trung thực, minh bạch với nhân viên của bạn và tận dụng mục đích của công ty bạn để tăng động lực; khát khao cũng như là kích thước sự sáng tạo và hiệu quả trong làm việc nhóm.

8. Theo đuổi các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được

Đặt mục tiêu thực tế là yếu tố rất quan trọng cho sự phát triển cá nhân và sự chuyên nghiệp. Nó cũng là một bước quan trọng trong các quy trình quản lý, chẳng hạn như thực hiện chiến lược.

Nghiên cứu của Google cho thấy một trong những đặc điểm nổi bật của một người quản lý giỏi là có tầm nhìn và chiến lược rõ ràng cho đội ngũ của họ.

Để quản lý hiệu quả làm việc nhóm, hãy thiết lập một list các mục tiêu được xác định rõ ràng để nhân viên của bạn hướng tới và tạo ra một lộ trình các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể thực hiện được để đạt được chúng.

Bằng cách chia nhỏ quy trình thành các yêu cầu công việc giao cho nhân viên, bạn có thể giúp họ cảm thấy có động lực và được trang bị kỹ càng để thành công!

9. Hỗ trợ phát triển chuyên nghiệp

Việc khuyến khích nhân viên của bạn theo đuổi việc học hỏi các kiến thức cao hơn và củng cố các kỹ năng của họ là một trong những lợi ích không những trong làm việc nhóm mà còn trong tổ chức của bạn.

Một báo cáo gần đây của LinkedIn cho thấy 69% các chuyên gia phát triển tài năng tận dụng các nhà quản lý và lãnh đạo để thúc đẩy các sáng kiến ​​học tập và 75% nhân viên sẽ tham gia một khóa học do người quản lý của họ đề xuất.

Thêm vào đó, các khóa học trực tuyến từ các tổ chức uy tín sẽ là một cách để nhân viên của bạn mở rộng kiến ​​thức trong khi vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của một công việc toàn thời gian.

Bạn cũng nên tập trung vào sự phát triển kỹ năng cá nhân của mình. Tham gia một khóa đào tạo quản lý có thể trang bị cho bạn bí quyết và kinh nghiệm để giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và đưa sự nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

10. Hãy là một tấm gương

Nghiên cứu cho thấy các nhà quản lý chiếm 70% sự quan trọng và tầm ảnh hưởng đối với nhân viên, đó chính là vai trò không thể thiếu của bạn trong việc gây ảnh hưởng đến tinh thần và văn hóa trong làm việc nhóm. Khi đối mặt với những thách thức kinh doanh, hãy là tấm gương cho nhân viên của bạn bằng cách giữ bình tĩnh trước những áp lực.

Lật lại một số ví dụ điển hình các nhà lãnh đạo can đảm nhất trong các chiến lược mà bạn có thể áp dụng để vượt qua khó khăn, chẳng hạn như nhà thám hiểm vùng cực Ernest Shackleton, nhà hoạt động về lĩnh vực môi trường Rachel Carson, và người đứng đầu của phong trào bãi bỏ chế độ nô dịch Frederick Douglass.

Bằng cách thể hiện lòng can đảm và làm việc chuyên nghiệp như một tấm gương cho nhân viên của bạn, bạn có thể rèn luyện được sự kiên cường cả ở trong chính bạn và nhóm của mình.

Kỹ năng lãnh đạo là 1 phần rất quan trọng và mang tính quyết định tới thái độ làm việc và hiệu suất làm việc nhóm. Thông qua việc nuôi dưỡng một đội ngũ năng động chẳng hạn như một người luôn luôn ủng hộ nhân viên của mình và làm gương tại nơi làm việc, bạn có thể trau dồi các kỹ năng để quản lý thành công người khác và giúp nhân viên của mình thực hiện công việc một cách nhất quán.