“Theo chân” mục tiêu tài chính – Bí quyết xây dựng chiến lược nhân sự đúng đắn

Quản trị nhân sự và quản trị tài chính là hai mảng hoạt động tương đối khác nhau trong một doanh nghiệp. Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai phòng ban này là yếu tố bắt buộc để đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành ổn định.

Dưới sự dẫn dắt của PGS. Đoàn Anh Tuấn, buổi MBA Talk #94 với chủ đề “Integrated Financial Modelling in HRM” đã mang đến những chia sẻ thú vị từ  hai diễn giả khách mời là ông Ngô Huy Lộc – Director Of Finance And Accounting, CJ CheilJedang và bà Nguyễn Thị Bình Minh – Financial Performance Head, Sanofi CHC Việt Nam.

Với bề dày kinh nghiệm tại các tập đoàn đa quốc gia, hai diễn giả đã lần lượt mang đến những kiến thức và ví dụ thực tế giúp làm rõ mối quan hệ giữa tài chính và nhân sự. Cùng điểm qua một số nội dung đáng chú ý tại hội thảo MBA Talk #94 lần này!

3 ứng dụng khi tích hợp Financial Modelling và HRM

Đến với chủ đề lần này, ông Ngô Huy Lộc, Director Of Finance And Accounting, CJ CheilJedang đã chỉ ra 3 trong số nhiều khía cạnh điển hình trong doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của bộ phận tài chính và bộ phận nhân sự.

Hoạch định ngân sách nhân sự

Mục tiêu tài chính là kim chỉ nam cho hoạt động hoạch định ngân sách nhân sự mỗi năm. Ngay từ đầu, mục tiêu tài chính sẽ đóng vai trò định hướng cho mọi quyết định liên quan đến việc phân bổ ngân sách cho hoạt động nhân sự.

Trách nghiệm của bộ phận nhân sự là cung cấp cho bộ phận tài chính phương án Headcount Plan chứa đầy đủ các số liệu về lương, thuế, phúc lợi, tiền thưởng, chi phí tuyển dụng và chi phí đào tạo.

Bộ phận tài chính sẽ xem xét Headcount Plan dựa trên tổng thể ngân sách. Nếu chi phí nhân sự làm gia tăng chi phí tổng thể và khiến công ty không đạt được mục tiêu tài chính, phòng nhân sự sẽ được yêu cầu điều chỉnh Headcount Plan sao cho phù hợp.

Headcount plan đã được thống nhất giữa bộ phận nhân sự và bộ phận tài chính sẽ là bản kế hoạch chính thức. Trong quá trình triển khai, Headcount plan thường sẽ không được phép thay đổi dù có trường hợp nhân viên đột ngột thôi việc, nghỉ thai sản,… Đây là cam kết của bộ phận nhân sự trong việc thực thi mục tiêu tài chính.

Xây dựng kế hoạch chiến lược

Kế hoạch nhân sự có vai trò khá quan trọng trong kế hoạch định giá sản phẩm – dịch vụ. Tùy theo ngành, chi phí nhân sự thường đóng góp khoảng 10 – 40% giá thành sản phẩm. Bất kỳ thay đổi nào trong cơ cấu nhân sự cũng có thể ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm, từ đó tác động đến các chỉ số tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Kịch bản lý tưởng cho doanh nghiệp là xây dựng được kế hoạch nhân sự hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo duy trì hiệu suất hoạt động. Khi công ty vận hành với chi phí thấp, giá cả mặc hàng sẽ trở nên hấp dẫn hơn và mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Phân tích chi phí và lợi ích cho các quyết định chiến lược

Lấy ví dụ cho khía cạnh này, ông Ngô Huy Lộc – Director Of Finance And Accounting, CJ CheilJedang phân tích việc xây dựng kịch bản outsourcing nhân sự cho bộ phận sản xuất.

Phòng nhân sự cần cân nhắc lựa chọn một trong hai phương án outsourcing: trả phí theo đầu người và trả phí theo số lượng sản phẩm. Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố và bộ phận nhân sự không thể độc lập ra quyết định mà cần phối hợp với phòng tài chính. Cả hai bộ phận cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố liên quan, phân tích chi phí – lợi ích của từng phương án và lựa chọn phương án tối ưu nhất, đảm bảo mục tiêu tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

Mục tiêu tài chính “dẫn lối” các quyết định nhân sự

Dưới góc nhìn của Financial Performance Head tại Sanofi CHC Việt Nam – bà Nguyễn Thị Bình Minh cho rằng các quyết định nhân sự cần phục vụ cho mục tiêu tài chính đã được đề ra từ trước. Để minh hoạ, nữ diễn giả đã cung cấp thêm một số ví dụ cho thấy mục tiêu tài chính nắm giữ vai trò “dẫn lối” các quyết định về nhân sự.

Đầu tiên, “đối với một doanh nghiệp chưa có thị phần, bộ phận tài chính đặt ra mục tiêu cắt giảm chi phí là không hiệu quả” – Bà Nguyễn Thị Bình Minh khẳng định. Theo bà Minh, bài toán tài chính đặt ra là mở rộng phân phối và tăng trưởng doanh thu. Để đáp ứng được mục tiêu, phòng nhân sự cần đảm bảo đủ nhân lực phục vụ cho quá trình mở rộng kinh doanh. Vì thế, chi phí nhân sự trong giai đoạn này sẽ rất lớn. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng đối với hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập bởi những lợi ích thu về không chỉ giới hạn ở lợi nhuận mà còn bao gồm thị phần, độ phủ thương hiệu, và uy tín trên thị trường.

Thứ hai, đối với những doanh nghiệp đã có chỗ đứng tương đối trên thị trường, mục tiêu tài chính nên là tối đa hóa lợi nhuận. Bộ phận nhân sự có thể chuyển hướng từ việc mở rộng nguồn nhân lực sang tinh gọn bộ máy và thắt chặt chi phí con người (Personnel Cost). Để đạt được mục tiêu tối ưu hóa Personnel Cost, bộ phận nhân sự cần thực hiện bước dự đoán nhu cầu nhân lực của công ty.

Thứ ba, đối với doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tài chính “Smart Spending” (Tiêu dùng thông minh), bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể chi tiêu mạnh vào các khoản chi phí nhân sự thích đáng. Không nên cắt giảm khoản ngân sách dành cho lương thưởng và phúc lợi. Bởi vì mức lương cạnh tranh cùng các khoảng phúc lợi hấp dẫn là điều kiện thu hút nhiều nhân tài – một trong những yếu tố giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Xu hướng tinh gọn bộ máy nhân sự tại các tập đoàn đa quốc gia dưới góc nhìn tài chính

Như bà Nguyễn Thị Bình Minh đã phân tích, ứng với từng giai đoạn phát triển, doanh nghiệp sẽ phải đặt ra mục tiêu tài chính tương đương. Song song đó, các lập luận của cả hai diễn giả đều không tách rời cụm từ “tối ưu hóa chi phí”. Có thể thấy, tiêu chí tối thiểu hóa chi phí có thể được xem là “kim chỉ nam” cho các quyết định liên quan đến ngân sách.

Trong quản trị nhân sự truyền thống, doanh nghiệp thường sẽ tìm cách để cắt giảm các khoản phí nhưng cố gắng không sa thải nhân sự. Nhưng trong kỷ nguyên VUCA – thị trường được đánh giá là biến động – không chắc chắn – phức tạp – mơ hồ, phương án tinh gọn bộ máy nhân sự gần như là lựa chọn bắt buộc để có thể mang lại hiệu quả tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Tiến hành tái cấu trúc nhân sự các công ty thành viên

Trong bối cảnh kinh tế đầy thử thách, nhiều tập đoàn đang dần thực hiện tái cấu trúc nhân sự. Điểm chung của các tập đoàn này là sở hữu nhiều công ty con với các chức năng riêng biệt: công ty sản xuất, công ty bán hàng, công ty vận chuyển,…

Đối với từng công ty con, các tập đoàn lớn hoàn toàn có thể cắt giảm nhân sự của bộ phận chức năng không quan trọng. Thậm chí, nhiều tập đoàn mạnh dạn loại bỏ bộ phận chức năng đó khỏi cơ cấu công ty và sử dụng nhân sự outsource làm phương án thay thế.

Tập trung nguồn lực cho nhân sự cấp cao

Hiện nay, xu hướng outsource các vị trí như trợ lý, chuyên viên,… đang dần thịnh hành hơn trong các tập đoàn lớn. Phương án này giúp họ loại bỏ một phần chi phí phúc lợi đối với các nhân viên không chính thức. Chi phí được cắt giảm sẽ dùng để nâng cao mức độ hài lòng của các nhân viên chính thức.

Vị trí chính thức thường dành cho các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và ảnh hưởng trực tiếp các quyết định chiến lược. Bộ phận nhân sự sẽ dựa vào vai trò và tầm quan trọng của từng vị trí để xác định đâu là những vị trí cần nhân viên chính thức và đâu là vị trí có thể outsourcing.

Kết

Như vậy, vai trò của bộ phận HRM nói riêng và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nói chung là xây dựng chiến lược phục vụ tốt cho mục tiêu tài chính. Đối với nhân sự, hoạt động xây dựng chiến lược không thể tách rời tiêu chí tối thiểu hóa chi phí nhân sự bên cạnh mục tiêu chính của công ty.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).