Line Manager là gì? Điều gì làm nên một Line Manager xuất sắc

Line Manager (Người quản lý trực tiếp) nắm vai trò chủ chốt trong việc xây dựng và gắn kết đội ngũ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Trong đó, có 8 kỹ năng được sử dụng để đánh giá hiệu quả của một Line Manager, cùng PSO MBA tìm hiểu qua bài viết sau đây. 

Line Manager là gì? Công việc và vai trò của Line Manager 

Người quản lý trực tiếp, thường được gọi là “cấp trên”, là cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp đối với nhân viên và công việc của họ trong một tổ chức. Thuật ngữ “người quản lý trực tiếp” được sử dụng để phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong quá trình giao tiếp trực tiếp giữa người quản lý và những người làm việc trong nhóm của họ.

Nói cách khác, người quản lý giúp thúc đẩy các công việc hành lang để tổ chức có thể vận hành suôn sẻ và trơn tru. Đối với những lãnh đạo cấp cao, line manager đóng vai trò là cầu nối giữa họ và nhân viên cấp dưới, đảm bảo nhóm của họ làm việc vì lợi ích của tổ chức và theo đuổi các mục tiêu của tổ chức.

>> Xem thêm: MBA và EMBA: Đâu là chương trình học phù hợp cho bạn?

Đầu tiên, line manager là người bảo vệ hiệu suất bằng việc giám sát nhân viên chặt chẽ, sắp xếp mọi người tuân theo mục tiêu và tiêu chuẩn chung của từng nhiệm vụ trong tổ chức. Để làm được điều này, line manager cần khéo léo xử lý các quyết định hàng ngày, từ phân bổ nhiệm vụ đến điều chỉnh hoạt động nội, đảm bảo các nguồn lực như nhân lực, vật liệu hoặc máy móc, được sử dụng một cách tối ưu để hoàn thành.

Tiếp theo đó, thông qua đánh giá và phản hồi chi tiết, họ xác định chính xác các rào cản từ đó giúp các thành viên trong nhóm định hướng quỹ đạo tăng trưởng của mình. Bên cạnh là người giám sát, người quản lý trực tiếp còn cần có khả năng nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó sắp xếp chương trình đào tạo nội bộ, đảm bảo sự phát triển chuyên môn cho từng cá nhân. Hơn thế nữa, họ còn là những người tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài, tạo bước đệm giúp nhân viên hòa nhập tốt hơn với văn hoá công ty.

Hơn hết, line manager là cổng thông tin đa chiều kết nối và chuyển tiếp tất cả các đầu mục thông tin quan trọng giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên. Có thể thấy, đối với vai trò này, kỹ năng xử lý và truyền đạt lại thông tin vô cùng quan trọng về công việc, quá trình, quản lý và báo cáo tiến độ dự án. 

Xem thêm chia sẻ của học viên MBA hiện đang nắm giữ những vị trí quản lý cấp trung đến cấp cao.

Phân biệt giữa Line Manager, Manager và Supervisor

Trong tổ chức của một công ty hay một doanh nghiệp, người quản lý trực tiếp không phải là một chức vụ mà là một thuật ngữ nêu lên tính trách nhiệm đối với một nhóm hoặc cá nhân cấp dưới trực tiếp của họ. Tuy nhiên, có một số đặc trưng dễ dàng nhận biết giữa người quản lý trực tiếp (line manager), trưởng phòng quản lý (functional manager) hay người giám sát (supervisor) là vị trí “người quản lý” mang tính tổng quát và bao hàm hơn với nhiều phòng ban khác nhau. 

Để làm rõ hơn những thay đổi về trách nhiệm vị trí, sự khác biệt giữa Line Manager, Functional Manager và Supervisor được thể hiện qua bảng dưới đây.

Có thể thấy, những nhà quản lý giỏi là người có khả năng thích ứng, kiên cường và cởi mở với sự thay đổi. Để trở thành người quản lý trực tiếp xuất sắc, bạn phải liên tục học hỏi, nâng cao 8 kỹ năng dưới đây.

>> Xem thêm: Affiliate marketing là gì và cách thương hiệu tăng trưởng trong kỷ nguyên e-commerce

8 kỹ năng cần có của một Line Manager

Cùng tìm hiểu những kỹ năng then chốt của một Line Manager xuất sắc và cách thực hành những kỹ năng này ngay từ bây giờ: 

1. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp rõ ràng là khả năng truyền đạt thông tin, hướng dẫn và phản hồi một cách hiệu quả và chính xác. Giao tiếp tốt đảm bảo rằng các thông điệp được hiểu đúng như dự định, giảm thiểu những hiểu lầm và sai sót.

Bạn có thể bắt đầu bằng việc lắng nghe tích cực, tập trung hoàn toàn vào người nói, ghi nhận thông điệp và đưa ra phản hồi phù hợp. Khi phản hồi, nội dung phản hồi cần tập trung vào sự rõ ràng và ngắn gọn, tránh dùng những từ ngữ phức tạp. Ngoài ra, thường xuyên yêu cầu phản hồi về phong cách giao tiếp của bạn và điều chỉnh nếu cần thiết. Cuối cùng, hãy cập nhật thông tin đến cấp dưới một cách thường xuyên về những thay đổi, mục tiêu và tiến độ quan trọng từ cuộc họp.

2. Ủy quyền hiệu quả

Ủy quyền hiệu quả đến từ việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm một cách chính xác dựa trên thế mạnh và kỹ năng của họ, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, nguồn lực và yêu cầu đầu ra của từng nhiệm vụ.

Để cải thiện kỹ năng này, Line Manager cần tìm hiểu và đánh giá các kỹ năng, điểm mạnh hiện có và lĩnh vực các thành viên trong nhóm có thể phát triển. Bên cạnh đó, người quản lý trực tiếp cần đặt kỳ vọng rõ ràng tương ứng với thời hạn của từng nhiệm vụ. Hơn hết, hãy tin tưởng vào nhóm của bạn để thực hiện các nhiệm vụ và trao quyền cho họ đưa ra quyết định, tránh rơi vào quản lý vi mô (micro management) khi xâm phạm quá nhiều trong quá trình thực hiện công việc.

3. Gửi phản hồi

Gửi phản hồi là kỹ năng cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, hữu ích để giúp các thành viên trong nhóm cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu công việc.

Để hoàn thiện kỹ năng này, hãy đảm bảo rằng quá trình phản hồi của bạn đáp ứng 4 tính chất sau: 

• Tính kịp thời: Cung cấp phản hồi kịp thời tính từ lúc sự việc xảy ra.
• Tính cụ thể: Chi tiết những gì đã được thực hiện tốt và những gì cần cải thiện.
• Cân bằng: Giữa những phản hồi tích cực và những phản hồi mang tính xây dựng.
• Theo dõi: Theo dõi phản hồi đã được triển khai như thế nào và sẵn sàng hỗ trợ nếu cần thiết.

4. Ra quyết định

Khả năng ra quyết định từ việc đánh giá thông tin, xem xét các lựa chọn thay thế và lựa chọn phương án hành động tốt nhất một cách kịp thời trong một hoàn cảnh nhất định.

Để rèn luyện kỹ năng này, Line Manager cần thu thập dữ liệu đầu vào liên quan từ nhiều nguồn, sau đó, xem xét ưu và nhược điểm của các lựa chọn khác nhau. Cuối cùng là đánh giá rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng và đưa ra quyết định một cách tự tin và chịu trách nhiệm về kết quả.

5. Trí tuệ cảm xúc và sự đồng cảm

Trí tuệ cảm xúc (EQ) và sự đồng cảm liên quan đến việc hiểu và quản lý cảm xúc của chính bạn, cũng như nhận biết và tác động đến cảm xúc của người khác. Sự đồng cảm là khả năng hiểu cảm giác của người khác.

Trên hành trình trở thành một Line Manager đáng tin cậy, bạn cần xây dựng mối quan hệ bền chặt, tin cậy với đội ngũ nhân viên. Bắt đầu từ việc thực hành tự nhận thức khi suy ngẫm về những phản ứng và yếu tố kích hoạt cảm xúc của chính bạn. Khi giao tiếp với cấp trên hay cấp dưới, hãy luôn luôn đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm và cảm xúc của họ. Trên hết, hãy học các kỹ thuật để quản lý căng thẳng và giữ bình tĩnh trước áp lực.

6. Giải quyết xung đột

Giải quyết xung đột là khả năng giải quyết những bất đồng và tranh chấp theo cách mang tính xây dựng. Một quy trình giải quyết xung đột lý tưởng sẽ giải quyết vấn đề bằng cách đảm bảo mỗi bên cảm thấy như họ đã “chiến thắng” ở một mức độ nào đó. Điều này có thể đòi hỏi sự thỏa hiệp của một hoặc cả hai bên để tạo ra một kết quả tích cực.

Đây là một bài toán khó không những đối với Line Manager mà còn ở hầu hết các vị trí trong công ty, tuy nhiên, trên cương vị là cầu nối giữa nội bộ và các bên liên quan, Line Manager có trách nhiệm giải quyết xung đột ngay khi chúng phát sinh trước khi chúng leo thang.

Sử dụng kỹ năng giao tiếp rõ ràng và ra quyết định hiệu quả, đầu tiên bạn cần lắng nghe tất cả các bên liên quan để hiểu quan điểm của họ. Sau đó, sử dụng kỹ năng hòa giải, trở thành người hòa giải trung lập để tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại công bằng và tôn trọng lẫn nhau giữa đôi bên. Cuối cùng, đưa ra giải pháp đôi bên cùng có lợi, hướng tới các giải pháp làm hài lòng tất cả các bên liên quan.

7. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian liên quan đến việc tổ chức và lập kế hoạch phân chia thời gian của bạn giữa các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả để tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Line Manager cần làm quen với việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian như lịch, danh sách việc cần làm và phần mềm quản lý dự án. Bên cạnh khả năng sắp xếp nhân sự, Line Manager phải nhận biết mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, từ đó phân bổ nguồn lực tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. 

8. Xây dựng đội nhóm

Xây dựng nhóm là quá trình tạo ra một nhóm gắn kết, năng động và hợp tác, cùng nhau làm việc tốt để đạt được các mục tiêu chung.

Khi là người quản lý trực tiếp, hãy luôn hướng đến việc tạo ra môi trường tin cậy và giao tiếp cởi mở. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách khuyến khích hợp tác thúc đẩy tinh thần đồng đội thông qua các dự án và hoạt động chung. Trong những lần hoạt động nhóm này, hãy chủ động ghi nhận và tôn vinh những thành tích của cá nhân và nhóm.

Chương trình PSO MBA do Viện ISB hợp tác cùng Đại học Western Sydney với chương trình học chú trọng vào kiến thức thực tiễn trong lĩnh vực quản trị hiện đại thông qua hai phần: MBA Academic (Kiến thức) & MBA Executive (Thực hành). Hoàn thành khoá học, học viên có thể tự tin thăng tiến sự nghiệp bản thân, trở thành Manager đồng thời là “Line Manager” với khả năng quản lý doanh nghiệp tương đương 2-3 năm kinh nghiệm.

Kết

Trở thành một nhà quản lý trực tiếp giỏi đòi hỏi Line Manager phải liên tục phát triển những kỹ năng thiết yếu trên. Bằng cách tích cực làm việc về giao tiếp rõ ràng, ủy quyền hiệu quả, đưa ra phản hồi, ra quyết định, trí tuệ cảm xúc, giải quyết xung đột, quản lý thời gian và xây dựng nhóm, bạn có thể lãnh đạo nhóm của mình hiệu quả và mang lại kết quả tốt hơn cho tổ chức.