ERP là gì? Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hệ thống phần mềm hỗ trợ tự động hóa toàn bộ doanh nghiệp từ các quy trình trong tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm.

Ngày nay, các hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng nghìn doanh nghiệp ở mọi quy mô và mọi ngành nghề. Cùng PSO MBA tìm hiểu thuật ngữ “ERP” và ứng dụng của hệ thống này trong doanh nghiệp Việt qua bài viết sau đây.

ERP là gì? Lịch sử phát triển hệ thống ERP

Hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) là một loại phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mang ưu điểm vượt trội khi là nền tảng hoàn chỉnh, tích hợp, quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp. 

Sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể thống kê chính xác và minh bạch cho toàn bộ quy trình kinh doanh từ bước đầu sản xuất cho đến lúc sản phẩm được bán ra. ERP hoạt động như một trung tâm điều kiện của doanh nghiệp cho quy trình làm việc và dữ liệu, cho phép nhiều bộ phận khác nhau truy cập. Đặc biệt hơn hết, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống ERP cung cấp khả năng tùy chỉnh dựa theo mong muốn của chủ doanh nghiệp.

Trên thực tế, tuy gắn liền với công nghệ nhưng lịch sử phát triển của ERP đã được ghi nhận từ hơn 100 năm trước. Theo Oracle, Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình được gọi là mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity), một hệ thống sản xuất dựa trên giấy để lập lịch sản xuất.

>> Xem thêm: Quản trị tài chính bằng ERP

Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho sản xuất. Năm 1964, Toolmaker Black and Decker cải tiến thuật ngữ này khi trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP – Material Requirements Planning) kết hợp các khái niệm EOQ.

MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983. MRP II có “mô-đun” là thành phần kiến ​​trúc phần mềm chính và tích hợp các thành phần sản xuất cốt lõi bao gồm mua hàng, danh mục vật liệu, lập lịch và quản lý hợp đồng.

Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cung cấp tầm nhìn rộng lớn về cách các tổ chức có thể tận dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp và tăng hiệu quả hoạt động với kế hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và phế liệu.

Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho loại phần mềm quản lý kinh doanh mới này—lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning).

Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ 21, việc áp dụng ERP tăng nhanh chóng. Đồng thời, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng cao. Ngoài ra, các tổ chức gần như luôn muốn tùy chỉnh hệ thống ERP của mình để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ, đòi hỏi phải chi thêm chi phí cho các nhà tư vấn phần mềm và đào tạo.

Vào năm 2024, dự kiến ​​1,4 triệu doanh nghiệp sẽ chi 183 tỷ đô la cho các hệ thống ERP, chiếm 17,9% tổng chi tiêu cho phần mềm CNTT (Công nghệ thông tin) và 5% tổng chi tiêu cho CNTT. Chỉ riêng thị trường Hoa Kỳ dự kiến ​​sẽ chiếm hơn một nửa thị trường phần mềm ERP toàn cầu, với chi tiêu đạt 25,3 tỷ đô la​ (HG Insights, 2024)​​.

Phân biệt giữa hệ thống ERP và hệ thống Financials (Tài chính)

Mặc dù thuật ngữ “tài chính” thường được sử dụng khi mô tả phần mềm ERP, tài chính và ERP không phải là một. Tài chính đề cập đến một tập hợp con các mô-đun trong ERP.

Tài chính là các chức năng kinh doanh liên quan đến bộ phận tài chính của một tổ chức và bao gồm các mô-đun cho kế toán tài chính, kế toán, các khoản phải trả và phải thu, quản lý doanh thu, thanh toán, trợ cấp, quản lý chi phí, quản lý dự án, quản lý tài sản, kế toán liên doanh và thu nợ.

Phần mềm tài chính sử dụng các khả năng báo cáo và phân tích để tuân thủ các yêu cầu báo cáo của các cơ quan quản lý như Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB) về Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung tại Hoa Kỳ (GAAP).

Trong khi tài chính xử lý một lĩnh vực kinh doanh, ERP bao gồm nhiều quy trình kinh doanh khác nhau—bao gồm cả tài chính. Phần mềm ERP có thể bao gồm các khả năng mua sắm, quản lý chuỗi cung ứng, hàng tồn kho, sản xuất, bảo trì, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, hậu cần, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý rủi ro, quản lý hiệu suất doanh nghiệp, quản lý nguồn nhân lực/vốn con người.

ERP cũng tích hợp với các ứng dụng tiền tuyến để xây dựng góc nhìn toàn diện về khách hàng, bao gồm các giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Ngoài ra, các ứng dụng ERP dựa trên đám mây (cloud-based) thường được nhúng với các công nghệ thế hệ tiếp theo, chẳng hạn như Internet vạn vật (IoT), blockchain, AI. 

Các công nghệ tiên tiến này không chỉ bổ sung nhiều chức năng ERP truyền thống mà còn tạo ra các cơ hội mới để tăng hiệu quả, dịch vụ và hiểu biết sâu sắc hơn trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quản lý hệ thống ERP toàn diện thường liên quan đến sự hợp tác với CFO cũng như CIO, COO và các nhà lãnh đạo điều hành quan trọng khác.

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp 

Tại hội thảo MBA Talk #93 với chủ đề “Managerial Accounting and Enterprise Resource Planning Systems”, ông Đào Gia Dương – Former Finance Director (E-Commerce), Lazada phân tích sâu ứng dụng ERP qua ví dụ của từng ngành hàng khác nhau. 

Ông Dương đề cập đến ngành sản xuất điều hòa không khí là minh chứng rõ nét cho sức mạnh dự đoán và tối ưu hóa sản xuất của hệ thống ERP. Trong mùa nắng nóng, nhu cầu sử dụng điều hòa tăng đột biến, có thể gấp 5 lần so với bình thường. Hệ thống ERP, với khả năng phân tích dữ liệu doanh số lịch sử, sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu sản xuất cho giai đoạn cao điểm này. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có phương án liên kết với công ty dịch vụ lắp đặt.

Xem thêm ví dụ ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp Việt qua chia sẻ của diễn giả Đào Gia Dương – Former Finance Director (E-Commerce), Lazada.

Có thể thấy, hệ thống ERP ngày càng quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí và cho phép ra quyết định tốt hơn thông qua khả năng quản lý dữ liệu và phân tích tích hợp. Nắm bắt được bản chất của hệ thống này sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh để có được những số liệu và quy trình vận hành tối ưu cho doanh nghiệp của mình.