Quản trị chi phí: Chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững

Tham gia chia sẻ với vai trò diễn giả khách mời hội thảo MBA Talk #101 với chủ đề “Standard Costing and Variance Analysis in Financial Strategy”, ông Vương Khắc Huy – Investment Manager cum Head of Research, Daiichi Life Vietnam Fund Management – đã chia sẻ đến học viên PSO MBA những kiến thức hữu ích về quản trị tài chính ở góc độ đầu tư.

Cùng khám phá những chia sẻ thú vị về quản trị tài chính của ông Vương Khắc Huy ngay tại bài viết dưới đây!

Đầu tiên, theo góc nhìn của ông Huy, đâu là mối liên hệ giữa tài chính quản trị và tài chính đầu tư?

Xuất phát lấy Tài chính làm gốc rễ, có hai nhánh quan trọng là tài chính quản trị và tài chính đầu tư. Hai yếu tố này có mối liên hệ mật thiết, tôi thường ví von rằng tài chính quản trị chính là “người làm” và tài chính đầu tư là “người xài”. Như vậy, “người làm” cần phải hiểu rõ mục đích của “người xài” để thực hiện công việc một cách hiệu quả, còn “người xài” cũng cần hiểu cách “người làm” đang vận hành để sử dụng nguồn lực đúng đắn.

Những nhà đầu tư và lãnh đạo doanh nghiệp dựa vào tài chính quản trị để đưa ra quyết định đầu tư một cách chính xác. Trong vai trò là “người xài,” các công ty quản lý quỹ cần thực hiện nhiều quyết định đầu tư trực tiếp. Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả những quyết định này, họ cần có sự hiểu biết sâu sắc về dòng tiền của doanh nghiệp đang xem xét đầu tư.

Vậy làm cách nào để hiểu về dòng tiền của doanh nghiệp?

Khi đánh giá một doanh nghiệp, các dữ liệu tài chính quan trọng nằm trong: Bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo thu nhập và bảng báo cáo dòng tiền. Quản trị chi phí chủ yếu được thể hiện trong P&L (Báo cáo Kết quả Kinh doanh). Cần lưu ý rằng chúng ta không thể biết hết mọi chi tiết, nhưng điều quan trọng là phải hiểu đúng, nhanh và hiệu quả các mắt xích quan trọng cũng như mối liên kết giữa chúng trong cách tài chính vận hành.

Cuối cùng, tất cả những hiểu biết này nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định. Trong vô vàn quyết định mà lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa ra, có những quyết định lớn như về tài chính doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, đầu tư, mua bán hoặc sáp nhập. Từ góc độ ngân hàng, cũng có những quyết định quan trọng về việc có nên cho vay hay không.

Việc hiểu biết về các báo cáo tài chính không chỉ giúp nhận thức được tình trạng của doanh nghiệp trong quá khứ, mà còn giúp dự đoán được tương lai. Bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo thu nhập và bảng báo cáo dòng tiền đều có mối liên hệ trực tiếp với nhau, và tất cả những yếu tố này đều có thể tác động lẫn nhau.

Theo ông, quản trị chi phí có vai trò như thế nào trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp?

Tôi cho rằng quản trị chi phí là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định trong việc xác định tính hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhà phân tích tài chính thường đánh giá hiệu quả này dựa vào sự tăng trưởng doanh thu và khả năng quản lý chi phí. Nếu doanh thu tăng nhưng chi phí lại tăng nhanh hơn, thì sự gia tăng doanh thu đó chưa thực sự có ý nghĩa, cần đánh giá lại.

Thậm chí, có những trường hợp doanh thu ổn định hoặc giảm nhẹ, nhưng nếu doanh nghiệp biết cách quản trị chi phí hợp lý, họ vẫn có thể duy trì hoặc thậm chí tăng  lợi nhuận. Một ví dụ điển hình là công ty SABECO. Sau khi được tập đoàn Thái Lan thâu tóm, họ đã tập trung vào việc quản trị chi phí. Mặc dù đôi khi doanh thu và thị phần của SABECO có thể giảm, nhưng nhờ vào việc quản lý chi phí hiệu quả, biên lợi nhuận của họ vẫn tăng lên.

Điều này cho thấy rằng một doanh nghiệp có thể thành công trong việc duy trì hiệu quả lợi nhuận nếu họ biết cách tối ưu hóa chi phí, kể cả khi doanh thu biến động nhiều.

Quản trị chi phí đóng vai trò quyết định trong hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, đâu là những điều cần tránh trong quản trị chi phí và phân tích tài chính?

Theo tôi, một trong những sai lầm lớn nhất là đánh giá thấp tầm quan trọng của chi phí. Nhiều nhà phân tích có xu hướng tính toán chi phí thấp hơn thực tế, coi thường hoặc bỏ qua những chi phí quan trọng, dẫn đến việc dự báo lợi nhuận phi thực tế hoặc quá lạc quan. Sai sót này có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến mô hình tài chính, khiến chiến lược tài chính của doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ thất bại.

Ngoài ra, còn có rất nhiều sai lầm thường gặp khác như đánh giá thấp yêu cầu vốn lưu động, giữ quá nhiều tiền mặt trong tay, v.v.. Những sai lầm này có thể gây ra những hệ lụy, vì vậy việc nhận thức và tránh chúng là rất quan trọng để đảm bảo thành công.

Xem thêm 6 “lỗ hổng” thường gặp khi quản trị dòng tiền

Với kinh nghiệm phân tích tài chính ở nhiều doanh nghiệp, ông Huy hãy chia sẻ thêm về điểm đặc biệt trong cấu trúc chi phí của các lĩnh vực kinh doanh khác nhau?

Khi xem xét vấn đề chi phí trong doanh nghiệp, có hai thông số quan trọng mà chúng ta cần lưu ý: Biên lợi nhuận gộp (gross margin) và biên lợi nhuận ròng (net margin).

Biên lợi nhuận gộp (gross margin) là lợi nhuận gộp mà doanh nghiệp thu được sau khi trừ đi chi phí vốn từ doanh thu. Lợi nhuận gộp sẽ giảm khi trừ thêm các yếu tố khác như lãi vay và thuế để ra được biên lợi nhuận ròng (net margin).

Điều cần lưu ý là mỗi lĩnh vực có biên lợi nhuận hoàn toàn khác nhau. Ví dụ, ngành bất động sản thường có biên lợi nhuận cao hơn các lĩnh vực khác.

Đi sâu nghiên cứu lĩnh vực bất động sản, có thể thấy chi phí đầu vào chủ yếu liên quan đến việc mua đất, chi phí xây dựng, sắt, thép, xi măng và các vật liệu khác. Mặc dù chi phí nhân sự cũng tồn tại, nhưng thường không đáng kể trong tổng chi phí. Một điểm quan trọng là trong ngành bất động sản, lãi vay thường chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí, đôi khi lên đến nửa tổng chi phí. Vì vậy, việc làm việc với ngân hàng để quản lý nợ là một trách nhiệm rất quan trọng.

Còn với ngành bán lẻ, chi phí nhân công là một phần quan trọng trong tổng chi phí. Các khoản chi này bao gồm chi phí cho người bán hàng, hoa hồng, chiết khấu và các chi phí liên quan đến hoạt động tương tác trực tiếp với khách hàng. Các chi phí còn lại thường nhỏ và có thể được điều chỉnh dễ dàng.

Trong lĩnh vực dầu khí, chi phí thuê ngoài là một yếu tố lớn. Các doanh nghiệp dầu khí thường phải chịu những chi phí bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng – thường có thể thuê bên thứ ba chuyên nghiệp để thực hiện. Những chi phí này, nếu không được kiểm soát chặt chẽ, có thể ảnh hưởng đến các chi phí khác trong doanh nghiệp.

Ngành IT đòi hỏi một khoản đầu tư lớn vào nguồn nhân lực, vì các chuyên gia trong lĩnh vực này thường sở hữu trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú. Điều này dẫn đến việc chi phí cho nhân sự trở thành một yếu tố chính trong ngân sách. Ngược lại, các loại chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh trong ngành IT thường không chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng cấu trúc chi phí, cho thấy sự tập trung vào việc phát triển và duy trì đội ngũ nhân lực chất lượng cao là ưu tiên hàng đầu trong lĩnh vực này.

Trong thực tế, một số doanh nghiệp mặc dù đang tạo ra lợi nhuận từ một hoạt động kinh doanh nhất định nhưng vẫn quyết định ngừng hoạt động đó. Theo ông Huy, những nguyên nhân nào có thể giải thích cho quyết định này?

Một doanh nghiệp có thể đang tạo ra lợi nhuận từ một hoạt động kinh doanh nhưng vẫn quyết định cắt giảm hoặc ngừng hoạt động thường là vì hai lý do sau đây:

Thứ nhất là doanh nghiệp đang có lợi nhuận, nhưng họ phát hiện ra một hoạt động kinh doanh khác có lợi nhuận cao hơn. Ví dụ, ở hoạt động hiện tại, doanh nghiệp kiếm được 10 đồng, nhưng sau khi đã có đủ vốn và xây dựng được quan hệ, họ nhận ra rằng một lĩnh vực khác có thể mang lại 15 đồng. Vậy thì họ sẽ cân nhắc chuyển nguồn lực sang hoạt động mới này.

Thứ hai, dù doanh nghiệp đang có lợi nhuận 10 đồng, nhưng khi đánh giá triển vọng kinh doanh trong tương lai, nếu nhận thấy bức tranh tài chính có quá nhiều biến động và không chắc chắn, họ có thể quyết định cắt giảm hoặc tái cấu trúc. Việc cắt giảm/tái cấu trúc không hẳn là dừng lại hoàn toàn, mà có thể mời các đối tác mới vào, tái cơ cấu và điều chỉnh lại để tăng tính hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Cảm ơn ông Huy đã chia sẻ những kiến thức bổ ích về Quản trị tài chính với các bạn học viên chương trình PSO MBA từ Viện ISB và Đại học Western Sydney. Chúc diễn giả Vương Khắc Huy ngày càng thành công trên con đường sự nghiệp của mình!

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).