Fin Talks #1: Chủ động kiểm soát ngân sách năm với quy trình Plan – Do – Check – Action

Xây dựng ngân sách là hoạt động mang tính chiến lược hằng năm giúp doanh nghiệp định hướng hoạt động, kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực. Đến với MBA Talk #117, ông Ngô Huy Lộc – Director Of Finance and Accounting, CJ CheilJedang đã có phần chia sẻ chi tiết về quy trình xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn và bí quyết giúp doanh nghiệp có thể bám sát kế hoạch đề ra. 

Quy trình lập ngân sách năm 

Quy trình lập ngân sách năm bắt đầu bằng việc xem xét chiến lược cho năm tới. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chung (Goal), các mục tiêu cụ thể (Objective) và chỉ số đo lường hiệu suất (KPI). Sau đó, mục tiêu sẽ được chia nhỏ và phân bổ vào từng phòng ban. 

“Bộ phận Sales sẽ luôn là đầu mối cho các hoạt động của phòng ban khác.” – ông Ngô Huy Lộc – Director Of Finance and Accounting, CJ CheilJedang khẳng định. Do đó, mức độ tăng trưởng doanh số sẽ là cơ sở để các bộ phận khác xây dựng kế hoạch. Khi đặt mục tiêu tăng doanh số, các bộ phận khác cần thêm nhân lực và nguồn lực để đáp ứng. Chi phí đầu tư tài sản cố định (Capex) cũng sẽ được cân nhắc điều chỉnh theo nhu cầu tăng trưởng. Dễ thấy, trong trường hợp cơ sở sản xuất hiện tại không đáp ứng được nhu cầu mới, doanh nghiệp cần đầu tư mở rộng, mua mới. 

Số liệu sau khi được thống nhất sẽ được đưa vào bảng tính để xây dựng financial modeling. Mục đích cuối cùng là tạo ra báo cáo tài chính (Financial Statement) để làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh. Dù một số công ty chỉ tập trung vào báo cáo P&L, nhưng ông Ngô Huy Lộc cho rằng việc có Balance Sheet vẫn rất cần thiết để có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính. 

Trước khi quá trình xây dựng Financial Modeling chính thức khởi động, cần đảm bảo hoàn tất một số công việc sau: 

Lựa chọn hệ thống: Mặc dù công nghệ ngày càng phát triển với nhiều hệ thống tiên tiến, Excel vẫn là công cụ chính được sử dụng trong hầu hết các kế hoạch tài chính. Excel có ưu điểm là nhanh, gọn, dễ tùy biến và có thể liên kết giữa nhiều phòng ban. “Các hệ thống đồ sộ thường không đáp ứng được nhu cầu tùy biến nhanh trong công tác lập ngân sách. Mặc dù Excel có những rủi ro về dữ liệu, khoảng 80% công việc lập ngân sách vẫn được thực hiện trên Excel.” – ông Ngô Huy Lộc nhận định. 

Xác định phương pháp lập ngân sách: có một số phương pháp phổ biến như top down và bottom up. Thông thường, công ty nhỏ dùng phương pháp top down lấy chỉ đạo của ban quản trị làm kim chỉ nam. Trong khi đó, những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn sẽ dùng bottom up để các phòng ban đề xuất các hoạt động chi tiết. Trên thực tế, ông Lộc nhận thấy “sau quá trình cân đối qua lại, chính xác doanh nghiệp đang phối hợp cả hai phương pháp.”

Xác định cách tiếp cận: Có hai phương pháp tiếp cận phổ biến là “zero base” và “incremental”. Zero base sẽ đặc biệt hữu hiệu trong những tình huống đặc biệt không thể áp dụng những giải pháp của quá khứ để ứng phó. Trong bối cảnh cắt giảm chi phí, đa phần doanh nghiệp không thể sử dụng dữ liệu năm cũ để áp dụng cho năm mới nên cần phải xem xét chọn lọc. Nhược điểm của zero base là không thể áp dụng cho tất cả phòng ban và cũng không thể áp dụng hằng năm. Vì nếu mỗi năm đều làm mới toàn bộ thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Phương pháp thứ hai là Incremental – dựa vào quá khứ để dự báo tương lai. Trong điều kiện hoạt động kinh doanh không có nhiều thay đổi, phương pháp này sẽ giúp giảm tải công việc cho mỗi phòng ban. Mỗi bộ phận chỉ cần liệt kê công việc và chi phí mới, còn những khoản chi phí cũ đề sẽ được kế toán phụ trách. 

Thiết lập Timeline: là công cụ giúp các phòng ban tự giác hoàn thành các phần nội dung, số liệu của kế hoạch ngân sách. Timeline cần chi tiết và cụ thể, thể hiện được nội dung công việc cần hoàn thành, thời hạn, cập nhật tiến độ và ghi chú các mốc thời gian cuộc họp. Trong doanh nghiệp, quá trình lập ngân sách năm thường sẽ bắt đầu tiến hành vào tháng 9 và hoàn thành trong vòng 1.5 –  2 tháng sau đó. 

Quy trình Plan – Do – Check – Action: Bí quyết bám sát kế hoạch ngân sách

Plan – Lên kế hoạch định hướng

Mục đích chính của Financial Modeling là dẫn dắt và kiểm soát doanh nghiệp vận hành đúng hướng. Mặc dù luôn có những yếu tố gây lệch lạc trong quá trình thực hiện, nhưng mỗi bộ phận cần cố gắng tuân theo kế hoạch đề ra nhằm đưa doanh nghiệp chạm tới mục tiêu kinh doanh. Kế hoạch được thống nhất cuối cùng có thể tiếp tục được kiểm soát trên Excel hoặc chuyển vào hệ thống như SAP. 

Do – Kiểm soát

Một số hệ thống có tính năng kiểm soát ngân sách tự động. Khi chuẩn bị thực hiện một hoạt động, hệ thống sẽ tự động so sánh kế hoạch chi tiêu có vượt ngân sách hay không. Nếu vượt quá ngân sách đã thiết lập, hệ thống sẽ chặn lại và không phê duyệt. 

Check – Cảnh báo

Hệ thống Finance Accounting và Management Accounting sẽ tạo ra các báo cáo cuối kỳ để so sánh giữa thực tế và kế hoạch ngân sách. Ngoài ra, các bộ phận sẽ nhận được các warning reports và ad-hoc reports khi kết quả hoạt động đang gặp vấn đề, như khi doanh thu tăng trưởng quá chậm so với kế hoạch

Bên cạnh đó, các báo cáo xu hướng (trending reports) sẽ sử dụng dữ liệu được nhân viên cập nhật liên tục để phân tích xu hướng phát triển và đánh giá hiệu quả của các hoạt động.

Action – Điều chỉnh

Các báo cáo sẽ được trình cho ban giám đốc và các phòng ban để điều chỉnh phương hướng hoạt động. Quy trình này tiếp tục theo vòng tuần hoàn Plan – Do – Check – Act, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.   

4 “gạch đầu dòng” giúp nâng cấp file ngân sách

Cấu trúc rõ ràng và logic

Một file ngân sách “đạt chuẩn” cần được xây dựng với cấu trúc rõ ràng, mạch lạc, tránh tình trạng chắp vá các bảng tính Excel với nhau. Điều này không chỉ giúp người sử dụng dễ dàng hiểu và theo dõi, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá của nhà đầu tư và sự phối hợp giữa các phòng ban. Cấu trúc nên được thiết kế theo trình tự logic, tương tự như một cuốn sách với mục lục và các biểu mẫu chuẩn hóa để các bộ phận liên quan nhập dữ liệu. Thay vì yêu cầu mỗi phòng ban tự lập kế hoạch tài chính riêng, việc cung cấp các biểu mẫu thống nhất sẽ đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả. Các công thức cần được liên kết chặt chẽ, đồng thời tích hợp các điểm kiểm tra để đảm bảo tính cân bằng của Balance sheet và sự chính xác của số liệu. 

Giao diện thân thiện 

Giao diện của file ngân sách cần được thiết kế trực quan, dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng thao tác và nắm bắt thông tin. Các ô dữ liệu quan trọng nên được khóa để tránh sai sót. Việc sử dụng drop-down list hay cung cấp user guideline chi tiết, bài bản sẽ nâng cao tính tiện dụng và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

Cung cấp đầy đủ tài liệu

Do file ngân sách thường chứa nhiều giả định và được xây dựng bởi nhiều phòng ban khác nhau, nên cần được lưu trữ một cách cẩn thận. Cần có phần diễn giải rõ ràng cho từng giả định, đồng thời giải thích chi tiết các công thức. Các bảng biểu tóm tắt, so sánh các phiên bản chỉnh sửa khác nhau cũng cần được tạo lập để dễ dàng theo dõi và quản lý.

Lập kịch bản dự phòng

Việc xác định các biến số quan trọng (variance) và thiết lập các mối liên kết giữa chúng sẽ giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh và cập nhật số liệu khi cần thiết. Thay vì phải chỉnh sửa thủ công từng con số, việc thay đổi một biến số sẽ tự động cập nhật các số liệu liên quan. Ngoài file ngân sách chính thức (base case), cần bổ sung các kịch bản dự phòng, thông thường dao động ở khoảng tăng giảm 10% mục tiêu tăng trưởng. Các giả định tài chính cũng cần được đưa vào phân tích để đánh giá cụ thể trong từng kịch bản. 

Kết

Quy trình lập ngân sách năm là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự tham gia của ban lãnh đạo. Việc áp dụng các phương pháp lập ngân sách phù hợp, sử dụng công cụ hỗ trợ hiệu quả và tuân thủ quy trình Plan – Do – Check – Action sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát đúng hướng và đạt được thành công trong năm tài chính tiếp theo. 

Fin Talks là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở lĩnh vực tài chính, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong lĩnh vực tài chính nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).