Tái cấu trúc: Giữ thế chủ động trong thời kỳ biến động

Trong kỷ nguyên hiện đại, các doanh nghiệp không thể chỉ tồn tại bằng cách thích nghi với những thay đổi mà phải chủ động tạo ra sự thay đổi để duy trì và phát triển. Đây là thông điệp chính được truyền tải trong MBA Talk #112, với sự tham gia của những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tái cấu trúc và quản lý doanh nghiệp.

Tái cấu trúc: Chuyển mình để tồn tại

Ông Đỗ Hữu Nhật Quang, Co-founder của GreenViet, chia sẻ rằng thế giới luôn luôn vận hành và không ngừng thay đổi, ngay cả khi chúng ta ngủ, nếu doanh nghiệp không thay đổi cùng với thế giới, họ sẽ bị tụt lại phía sau. Điều này đòi hỏi các tổ chức không chỉ phản ứng với thay đổi mà phải chủ động tạo ra sự thay đổi để giữ vững sự cạnh tranh.

Ông Quang đã chia sẻ một ví dụ cụ thể từ hành trình tái cấu trúc của GreenViet. Là một doanh nghiệp dẫn đầu ngành, GreenViet vẫn phải đối mặt với sự tấn công liên tục từ các đối thủ, nhất là về giá. Để giải quyết vấn đề này, GreenViet đã tái cấu trúc công ty, chia nhỏ đội ngũ và nâng cao tính đa nhiệm của nhân viên.

Thay vì duy trì mô hình hoạt động cũ, GreenViet đã quyết định thay đổi cách thức làm việc để không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn duy trì hiệu quả công việc. Doanh nghiệp đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo nhân viên trẻ, qua đó giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lâu dài. Bên cạnh đó, công ty cũng tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình ra quyết định, nhằm tránh tình trạng quá nhiều phòng ban tham gia phê duyệt, điều này sẽ làm tăng chi phí và thời gian xử lý công việc.

Không chỉ đối với các doanh nghiệp tư nhân, Chính phủ Việt Nam cũng đã và đang thực hiện các động thái tái cấu trúc bộ máy Nhà nước. Trong bối cảnh hiện nay, với áp lực phải nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa chi phí, việc tinh gọn bộ máy Nhà nước trở nên vô cùng cần thiết. Theo ông Nhật Quang, quá trình này là điều tất yếu, bởi vì năng lực quản lý của con người ngày càng được cải thiện nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, giúp tối ưu hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả công việc trong các cơ quan Nhà nước.

Tinh giảm bộ máy không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo cơ hội cho một số cán bộ trong bộ máy công quyền có thể phát triển công việc mới ngoài xã hội, từ đó đóng góp vào sự phát triển chung. Đồng thời, việc tinh gọn cũng giúp rút ngắn thời gian xử lý quy trình, làm tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sự tắc nghẽn trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước.

Định hướng tổ chức: “Nền móng” tái cấu trúc thành công

Thông thường, mỗi doanh nghiệp đều được xây dựng trên nền tảng tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi. Tuy nhiên, trong thời kỳ VUCA, không ít công ty dần lệch khỏi những giá trị này bởi áp lực từ môi trường bên ngoài. Trong bối cảnh đó, lãnh đạo cần xác định rõ ràng hướng đi của tổ chức, trong khi đó, HR cần sát cánh cùng lãnh đạo để đảm bảo mọi quyết định đều phù hợp và đi đúng hướng.

Theo ông Sang, bốn yếu tố sau đây chính là “chìa khóa” góp phần định hướng và xác định giá trị của mỗi tổ chức:

Đầu tiên là quyết định từ lãnh đạo cấp cao. Sự quyết đoán, tầm nhìn chiến lược và khả năng dẫn dắt của ban lãnh đạo đóng vai trò tiên quyết trong việc định hướng và triển khai các thay đổi lớn.

Thứ hai, sự ủng hộ từ đội ngũ nhân viên là yếu tố không thể thiếu. Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tái cấu trúc và sẵn sàng hợp tác, quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

Thứ ba, vai trò của quản lý cấp trung, thường được ví như nút thắt cổ chai trong cấu trúc doanh nghiệp, trở thành điểm mấu chốt. Những nhà quản lý này là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, họ không chỉ cần truyền đạt thông điệp từ cấp trên mà còn phải thúc đẩy và giải quyết những lo ngại, thắc mắc từ đội ngũ bên dưới.

Cuối cùng và quan trọng nhất, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò cốt lõi trong quá trình tái cấu trúc. Một môi trường văn hóa cởi mở, nơi các đối thoại được khuyến khích, các vấn đề được giải quyết thẳng thắn, và doanh nghiệp dám đối mặt với khủng hoảng, sẽ tạo nền tảng bền vững cho sự thay đổi.

Tái cấu trúc đừng rơi vào “bẫy” cảm tính

Tái cấu trúc không đơn giản là thay đổi bộ máy, mà là một hành trình đòi hỏi sự đồng lòng của tất cả nhân viên và sự dẫn dắt kiên định từ phía ban lãnh đạo.

HRD của VinaOne Steel cảnh báo về mối nguy khi sử dụng cảm tính để ra quyết định, đặc biệt trong các tình huống nhạy cảm như cắt giảm nhân sự. Ví dụ, một số nhà lãnh đạo thường ưu tiên cắt giảm những lao động lớn tuổi vì nghĩ rằng họ không còn phù hợp với doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này có thể đẩy công ty vào tình trạng bế tắc, nhất là khi nhóm quản lý cấp trung – những người giữ vai trò trọng yếu trong vận hành – lại chủ yếu là những nhân sự lớn tuổi giàu kinh nghiệm.

Tái cấu trúc không chỉ là một thay đổi ngắn hạn mà là một quá trình liên tục nhằm đánh giá và điều chỉnh các yếu tố quan trọng như tài chính, nhân sự và pháp lý. Trong đó, vai trò của bộ phận Nhân sự được xem là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình tái cấu trúc diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.

Ông Sang nhấn mạnh rằng, để thực hiện tái cấu trúc thành công, HR phải tập trung giải quyết năm yếu tố cốt lõi sau đây:

Cấu trúc (Structure)

HR cần chịu trách nhiệm thiết kế lại cấu trúc tổ chức nhằm đảm bảo sự phân chia vai trò, trách nhiệm và các bước triển khai được rõ ràng, logic. HR sẽ là người lên kế hoạch chi tiết về bố trí nhân sự, sắp xếp quy trình công việc và trình bày phương án tái cấu trúc với ban lãnh đạo.

Đo lường hiệu quả

HR không chỉ thực hiện tái cấu trúc mà còn phải đo lường và đánh giá hiệu quả của các thay đổi thông qua các bộ chỉ số liên quan.

Sản phẩm của tái cấu trúc

Sản phẩm ở đây không phải là sản phẩm hữu hình, mà là kết quả đạt được sau quá trình tái cấu trúc. Đó có thể là đội ngũ nhân sự được sắp xếp lại, xác định rõ ràng ai nên giữ lại, ai nên được đào tạo thêm và ai cần phải ra đi.

Tài chính

Tài chính là yếu tố song hành trong quá trình tái cấu trúc. HR và trưởng bộ phận cần đảm bảo rằng, dù có những thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức, dòng tiền của doanh nghiệp vẫn được duy trì để chi trả lương, bảo hiểm và các quyền lợi khác cho nhân viên.

Pháp lý (Legal)

Con người là nhân tố quan trọng nhất trong tái cấu trúc, do đó, các vấn đề pháp lý liên quan đến tuyển dụng, điều chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng lao động cần được xử lý nhanh chóng và minh bạch. HR phải theo sát bản mô tả công việc (JD) để đánh giá mức độ phù hợp của nhân sự với vị trí hiện tại. Nếu không phù hợp, cần sắp xếp vị trí khác hoặc đưa ra quyết định chấm dứt hợp đồng một cách hợp lý, kèm theo đầy đủ chế độ đền bù để đảm bảo quyền lợi của người lao động.

AI –  “Đòn bẩy” tái cấu trúc doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, công nghệ và trí tuệ nhân tạo đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình tái cấu trúc. Trong panel discussion, các diễn giả đã bàn luận về việc ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Đặc biệt, GreenViet đã áp dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình nghiên cứu và phát triển, từ việc sử dụng AI để nâng cao chất lượng báo cáo đến việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong toàn bộ doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, công nghệ còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo tính linh hoạt trong việc thay đổi để đáp ứng yêu cầu của thị trường.

Kết

MBA Talk #112 đã mang đến những thảo luận thú vị về tái cấu trúc và tầm quan trọng của việc chủ động thay đổi trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động. Qua những chia sẻ từ các nhà lãnh đạo của GreenViet và VinaOne Steel, học viên PSO MBA phần nào thấu hiểu rằng, tái cấu trúc không chỉ là giải pháp để doanh nghiệp tồn tại mà còn mở ra cơ hội để vươn lên mạnh mẽ, biến thách thức thành động lực phát triển bền vững.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).