Thách thức trong quản lý nhân sự thời kỳ khủng hoảng

Thách thức về tính hiệu quả của mô hình kinh doanh, quy trình vận hành nội bộ cũng như đào tạo và quản lý nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp cần linh hoạt thay đổi công tác quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng để vượt qua giai đoạn khủng hoảng.

Để thích nghi và phát triển trong bối cảnh đầy thử thách của thị trường, ông Dương Phước Nam Huân –  Giám đốc nhân sự Santen Pharmaceutical và bà Nguyễn Thị Quế Anh – Giám đốc nhân sự Guardian Vietnam đã đề xuất những giải pháp hiện được áp dụng tại các công ty, tập đoàn lớn trong buổi MBA Talk #61. Từ đó, học viên PSO MBA và khán giả quan tâm có thêm góc nhìn mới và thực tiễn đối với quy trình quản lý nhân sự trong những giai đoạn khó khăn.

Linh hoạt ứng biến nhằm tối ưu chi phí, tối đa hiệu suất

Với sức ép từ suy thoái kinh tế, công ty Santen Pharmaceutical đã có biện pháp ứng phó với những vấn đề phát sinh trong quy trình hoạt động nội bộ – ưu tiên những hoạt động giúp tối ưu hiệu suất, chi phí và đáp ứng nhu cầu nhân sự trong bối cảnh mới.

Về mặt chi phí, tổng công ty đã tiến hành rà soát, ngưng hoạt động tại một số thị trường không đạt kết quả như kỳ vọng và cắt giảm một số hoạt động để tối ưu hoá chi phí vận hành. Tiếp đó, ban lãnh đạo cùng đại diện các phòng ban cùng thảo luận và đặt mục tiêu tài chính cho toàn công ty cũng như kế hoạch hành động nhằm rút ngắn thời gian hoàn thành.

Nằm trong kế hoạch tối ưu hoá chi phí và tối đa hoá hiệu suất, văn hoá “new work style” (phong cách làm việc mới) cũng được triển khai tại toàn bộ các công ty con ở nhiều thị trường khác nhau, trong đó có thị trường Việt Nam. Cụ thể, văn hoá làm việc mới nâng cao vai trò của hướng tiếp cận lấy con người làm trung tâm, tập trung tạo cảm giác thuận tiện và tăng khả năng kết nối của nhân sự.

Nhân viên có thể tự do lựa chọn địa điểm làm việc thuận tiện với nhu cầu và thói quen sinh hoạt của từng cá nhân. Để giữ sự kết nối và đảm bảo hiệu suất công việc, công ty sẽ yêu cầu nhóm quản lý họp mặt trao đổi mỗi tháng một lần. Ở cấp nhân viên, dù linh hoạt về thời gian, địa điểm làm việc, công ty sẽ quy định khung giờ làm việc chung (co-working hours) trong khung giờ từ 10:00 – 14:00. Toàn thể nhân viên được yêu cầu phản hồi nhanh chóng và ưu tiên sắp xếp lịch họp trong khung giờ này để việc giao tiếp giữa từng cá nhân và giữa các phòng ban được thông suốt.

Về mặt hiệu suất, công ty đã áp dụng hệ thống đánh giá năng lực mới đơn giản và dễ thực hiện hơn với 3 tiêu chí chính: nội dung công việc đã thực hiện, cách thức thực hiện và tỉ lệ đóng góp vào thành công chung của tập thể. Đồng thời, quá trình đánh giá cũng được linh động và kịp thời với sự tiến bộ của nhân viên thay vì cố định theo từng quý, năm. Việc đơn giản hoá quy trình đánh giá hiệu suất với tần suất linh hoạt giúp nhân sự và quản lý dễ dàng đánh giá mức độ hiệu quả của công việc.

Nhằm tối ưu nguồn lực sẵn có, nhân sự luôn được tạo điều kiện để nâng cao năng lực và mở rộng bộ kĩ năng làm việc để sẵn sàng thử sức ở những vị trí, vai trò mới. Từ quy trình đánh giá hiệu suất linh hoạt, nhân viên có nhiều cơ hội để trao đổi trực tiếp với quản lý về nguyện vọng phát triển của bản thân để có những đề xuất thuyên chuyển phù hợp với nguyện vọng và yêu cầu chung của công ty.

Bền bỉ vượt qua khó khăn nhờ lên kế hoạch kĩ lưỡng

Năm 2022 là một năm khởi sắc của Guardian khi người tiêu dùng mở rộng chi tiêu sau khoảng thời gian giãn cách. Tuy nhiên, 2023 là một năm có phần ảm đạm hơn khi kinh tế suy thoái, người tiêu dùng dần thắt chặt chi tiêu kéo theo những vấn đề kinh doanh cần doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết để có thể trụ vững trong giai đoạn này.

Sau 2 năm vượt qua đại dịch, hành vi mua sắm của người tiêu dùng có những thay đổi rõ rệt. Họ chuyển sang mua sắm trên đa dạng kênh và ưu tiên mua hàng cùng các chương trình thành viên, khuyến mãi. Trong thời điểm suy thoái, những thử thách về mặt kinh doanh dần xuất hiện dẫn đến yêu cầu kĩ năng dành cho từng vị trí có sự thay đổi. Những quan ngại về vấn đề cung ứng, phục vụ khách hàng, bảo mật thông tin và bài toán phát triển bền vững là một trong những bài toán khó trong năm 2023.

Do đó, đội ngũ lãnh đạo tại Guardian trong giai đoạn năm 2023 đã luôn cố gắng giữ tâm thật vững để có thể kịp thời lên kế hoạch giải quyết và đáp ứng với từng thay đổi, nhu cầu của thị trường.

Cụ thể, công ty đã chủ động lên kế hoạch đánh giá, dự phòng và giải pháp ứng phó với những rủi ro có thể xảy đến từ nhiều nguồn như nguồn hàng, chuỗi cung ứng, chăm sóc khách hàng, bảo mật dữ liệu. Quản lý nhân sự đã thành lập những đội ngũ chuyên biệt, được trang bị đủ khả năng và công cụ để xử lý các vấn đề phát sinh.

Bên cạnh đội ngũ chuyên biệt, việc truyền đạt thông tin nội bộ một cách trực diện, đơn giản, ngắn gọn cũng góp phần giúp công ty và nhân sự vượt qua những giai đoạn khó khăn nhanh hơn. Những thông tin liên quan đến quy định mới, các vấn đề phát sinh cần được truyền thông kịp lúc, ngắn gọn đi cùng giải pháp để toàn bộ tổ chức có thể yên tâm và đồng lòng thực hiện.

Bà Quế Anh đã giới thiệu mô hình 4 mức độ quản lý nhân sự và nguồn lực dựa trên tinh thần bền bỉ (resilience) trong giai đoạn thị trường biến động.

Cấp độ đầu tiên là “Hope for the best” – luôn nỗ lực duy trì hoạt động kinh doanh và môi trường làm việc ở trạng thái tốt nhất trong từng giai đoạn. Ở cấp độ tiếp theo – “Care for the people”, doanh nghiệp sẽ ưu tiên những giải pháp không tác động tiêu cực đến sức khoẻ và sự an toàn của nhân viên về cả mặt thể chất và tinh thần. Điển hình nhất là ưu tiên việc giảm chi phí, luân chuyển nhân lực đến phòng ban phù hợp thay vì sa thải.

Cấp độ thứ 3 “Drive agility & culture” sẽ xoay quanh những hoạt động đổi mới văn hoá làm việc, tận dụng tối đa lợi thế công nghệ để quá trình vận hình, quản lý nhân sự được trơn tru và tiết kiệm chi phí. Sau khi đảm bảo được quy trình vận hành ở trạng thái tốt nhất, doanh nghiệp sẽ có đủ nguồn lực để chuyển đổi và phục hồi (Transform & Reinvent) sau giai đoạn suy thoái.

Guardian đã áp dụng mô hình này thông qua việc nhanh chóng chuyển sang kinh doanh mặt hàng thiết yếu tại các cửa hàng vật lý, trao tặng những gói combo chăm sóc sức khỏe cho nhân sự trong thời điểm giãn cách. Việc linh hoạt chuyển đổi mặt hàng vừa đáp ứng nhu cầu thị trường, vừa đảm bảo việc làm cho nhân sự.

Khi hành vi mua sắm của khách hàng trở nên đa dạng hơn, công ty đã triển khai hệ thống mua sắm multichannel (bán hàng xuyên kênh) để có thể phục vụ nhu cầu mua sắm trực tuyến và tại cửa hàng một cách liền mạch. Để quy trình vận hành được thông suốt, đội ngũ nhân viên được trang bị kĩ năng ứng dụng công nghệ vào công việc hàng ngày, tận dụng dữ liệu để phát triển kế hoạch phù hợp với nhu cầu của khách hàng, tạo nên những điểm khác biệt mới cho thương hiệu trên thị trường.

Rõ ràng trong giao tiếp, linh hoạt trong vận hành là chìa khoá vượt qua khủng hoảng

Ở phần trao đổi và hỏi đáp, cả hai diễn giả đều khẳng định tầm quan trọng của việc xác định chính xác vấn đề từ giai đoạn đầu để có thể kịp thời ngăn ngừa, ứng phó. Bên cạnh đó, góc nhìn tích cực, xem mỗi thử thách là một cơ hội để phát triển, đóng vai trò khá quan trọng giúp nội bộ doanh nghiệp đồng lòng trong thời điểm khó khăn.

Một nguyên tắc được bà Quế Anh và ông Nam Huân nhấn mạnh là truyền thông nội bộ và truyền thông công chúng phải luôn rõ ràng, ngắn gọn và trực diện. Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt giúp các bên có đủ cơ sở để chuẩn bị kế hoạch thích ứng và giải quyết vấn đề trong khung thời gian vàng, tiết kiệm chi phí và nguồn lực cũng như tối đa hiệu suất của nhân sự. Việc thường xuyên giao tiếp với nội bộ nhân viên cũng giúp họ được định hướng và hiểu rõ con đường phát triển, cống hiến tại công ty, góp phần tạo động lực và kéo dài thời gian gắn bó của nhân viên.

Kết

Trong mỗi giai đoạn khủng hoảng sẽ có những vấn đề và cách xử lý khác nhau. Dù vậy, đội ngũ ban lãnh đạo có thể áp dụng những mô hình, quy tắc chung để xây dựng khung kế hoạch thích ứng dựa trên nguyên tắc tôn trọng sự đa dạng, đảm bảo sự bình đẳng và an toàn cho đội ngũ nhân sự.