Từng bước xây dựng biểu đồ xương cá: Phương pháp thực tiễn cho người mới bắt đầu

Biểu đồ xương cá (hay còn gọi là Fishbone Diagram) là một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ được phát triển bởi Kaoru Ishikawa vào những năm 1960. Công cụ này tìm kiếm nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề thay vì chỉ tập trung vào các triệu chứng bề mặt, mang đến phương pháp thực tiễn và dễ áp dụng cho những người mới bắt đầu.

Hãy nghĩ về một khoảnh khắc: khi bạn gặp một vấn đề tại nơi làm việc. Có thể đó là một dự án bị trễ hạn, sản phẩm có tỷ lệ lỗi cao, hoặc quy trình làm việc không hiệu quả. Thông thường, phản ứng đầu tiên là tìm giải pháp nhanh chóng – một cách khắc phục tạm thời để tiếp tục công việc. Nhưng phần lớn sức hấp dẫn của biểu đồ xương cá nằm ở khả năng giúp chúng ta nhìn xa hơn các giải pháp tạm thời, đi sâu vào tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh (và trong cuộc sống). Biểu đồ xương cá là một phương pháp nhằm tìm hiểu sâu về nguyên nhân của sự thay đổi thay vì chỉ đối phó với nó.

Biểu đồ xương cá là gì?

Hãy quay lại với một ví dụ đơn giản. Giả sử bạn đang làm việc trong một công ty sản xuất và phát hiện tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng cao bất thường. Cách tiếp cận truyền thống có thể là kiểm tra kỹ hơn để loại bỏ sản phẩm lỗi trước khi giao hàng, hoặc thay thế một số thiết bị cụ thể có vẻ có vấn đề. Đây là cách tiếp cận theo triệu chứng — giống như bạn uống thuốc giảm đau khi bị đau đầu mà không tìm hiểu nguyên nhân gây đau.

Doanh nghiệp truyền thống — giống như cách bạn đối phó với cơn đau đầu bằng thuốc giảm đau — được tối ưu hóa để hoạt động trong từng tình huống, phân chia theo cấu trúc phân cấp. Việc lập kế hoạch là tuyến tính và việc thực hiện được kiểm soát. Cấu trúc tổ chức mạnh mẽ nhưng thường cứng nhắc và chậm chạp.

Phương pháp biểu đồ xương cá thì khác. Nó được thiết kế để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Biểu đồ xương cá là một công cụ phân tích trực quan cho phép nhóm làm việc xác định tất cả các yếu tố tiềm ẩn gây ra vấn đề, từ đó đưa ra giải pháp bền vững dựa trên nguyên nhân gốc rễ chứ không chỉ đối phó với triệu chứng.

Phương pháp 5M và 5P là gì?

5M và 5P là hai khuôn khổ phổ biến dùng trong biểu đồ xương cá.

Phương pháp 5M bắt nguồn từ các nhà máy sản xuất của Nhật Bản. 5M là viết tắt của Manpower (Con người), Machines (Máy móc), Materials (Vật liệu), Methods (Phương pháp) và Measurement (Đo lường). Với 5M, người quản lý dự án tạo ra các nhóm nguyên nhân chính có thể gây ra vấn đề. Một biểu đồ xương cá cơ bản sẽ có các “xương” chính cho mỗi nhóm M — các nhóm này có thể là “Con người”, “Máy móc”, “Vật liệu”, “Phương pháp” và “Đo lường”.

Phương pháp 5P phổ biến hơn trong lĩnh vực dịch vụ và bao gồm: People (Con người), Place (Địa điểm), Procedures (Quy trình), Policies (Chính sách) và Product (Sản phẩm). Một nhóm phân tích sẽ xem xét từng yếu tố này để tìm ra nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề đang gặp phải.

Các phương pháp 5M, 5P và các khuôn khổ phân tích nguyên nhân khác không phải là bất biến. Chúng được thiết kế để được điều chỉnh và thích ứng với yêu cầu của dự án. Một thành phần quan trọng của phân tích nguyên nhân là triết lý kaizen — một trụ cột của mô hình sản xuất Toyota — là triết lý cải tiến liên tục. Với phương pháp biểu đồ xương cá, mục đích là học hỏi từ mỗi lần lặp lại và điều chỉnh quy trình dựa trên những gì đã học được.

Phân tích biểu đồ xương cá hiệu quả 

Một nhóm hoặc tổ chức với bất kỳ quy mô hay ngành nghề nào cũng có thể áp dụng biểu đồ xương cá. Nhưng bất kể chi tiết ra sao, tất cả các phân tích hiệu quả đều có năm điểm chung sau.

Định nghĩa rõ ràng vấn đề cần giải quyết: Các tổ chức sử dụng biểu đồ xương cá hiệu quả luôn bắt đầu bằng việc xác định chính xác vấn đề cần giải quyết. Vấn đề này được đặt ở “đầu cá” của biểu đồ và sẽ là trọng tâm của toàn bộ quá trình phân tích.

Xác định các nhóm nguyên nhân chính: Các tổ chức phân tích nguyên nhân thường thay thế cấu trúc top-down bằng mạng lưới linh hoạt, có thể mở rộng các nhóm nguyên nhân. Các nhóm này hoạt động với tiêu chuẩn cao về tính liên kết, trách nhiệm, chuyên môn, minh bạch và hợp tác. Bất kể cấu hình của mạng lưới như thế nào, các thành viên đều cảm thấy họ sở hữu công việc của mình và thấy được mối liên hệ rõ ràng giữa công việc của họ và vấn đề cần giải quyết.

Tìm kiếm nguyên nhân cụ thể trong từng nhóm: Các nhóm biểu đồ xương cá làm việc theo chu kỳ ngắn — phân tích sâu từng nhóm nguyên nhân, sau đó học hỏi từ đó bằng cách thu thập phản hồi từ người dùng để áp dụng cho lần phân tích tiếp theo. Mô hình chu kỳ nhanh này đẩy nhanh tốc độ trong toàn tổ chức, ưu tiên các chu kỳ hàng quý và hệ thống quản lý động — như mục tiêu và kết quả chính (OKRs) — hơn là kế hoạch hàng năm.

Động viên tinh thần đội nhóm trong quá trình phân tích: Văn hóa phân tích nguyên nhân đặt con người vào trung tâm, tìm cách tạo ra giá trị cho nhiều bên liên quan hơn, bao gồm nhân viên, nhà đầu tư, đối tác và cộng đồng. Làm cho sự thay đổi trở nên có ý nghĩa cá nhân đối với nhân viên có thể xây dựng động lực chuyển đổi.

Sử dụng công nghệ hỗ trợ cho phân tích: Việc cải tổ triệt để mô hình tổ chức đòi hỏi một cái nhìn mới về các công nghệ hỗ trợ quy trình. Những công nghệ này bao gồm, ví dụ: các công cụ giao tiếp thời gian thực và quản lý công việc hỗ trợ các quy trình hoạt động liên tục phát triển.

Việc áp dụng biểu đồ xương cá có thể khác nhau đôi chút đối với mỗi tổ chức. Nhưng những lợi thế về ổn định và năng động mà các đặc điểm trên mang lại đều giống nhau — và rất quan trọng đối với sự thành công trong môi trường cạnh tranh đang thay đổi nhanh chóng ngày nay.

Làm thế nào để triển khai phân tích biểu đồ xương cá?

Theo một khảo sát của McKinsey về các chuyển đổi agile, cách tốt nhất để thực hiện chuyển đổi agile là toàn bộ tổ chức chuyển sang agile, thay vì chỉ các phòng ban hoặc nhóm riêng lẻ. Tương tự, để triển khai phân tích biểu đồ xương cá hiệu quả, cả tổ chức nên tham gia vào quá trình này.

Bất kỳ việc triển khai biểu đồ xương cá toàn doanh nghiệp nào cũng cần phải toàn diện và lặp đi lặp lại: toàn diện trong việc giải quyết chiến lược, cấu trúc, con người, quy trình và công nghệ, đồng thời lặp đi lặp lại trong việc chấp nhận rằng mọi thứ sẽ thay đổi trong quá trình.

Việc triển khai có thể khác nhau tùy theo quy mô, ngành nghề và phạm vi của doanh nghiệp, nhưng có một bộ yếu tố chung có thể được chia thành hai thành phần.

1. Giai đoạn đầu tiên của triển khai biểu đồ xương cá liên quan đến việc thiết kế và thí điểm mô hình phân tích mới. Điều này thường bắt đầu với việc xây dựng sự hiểu biết và khát vọng của đội ngũ cấp cao, tạo ra bản thiết kế về cách biểu đồ xương cá sẽ tạo ra giá trị, và triển khai các dự án thí điểm.
2. Giai đoạn thứ hai là cải thiện quy trình và tạo ra nhiều “tế bào” phân tích nguyên nhân trên toàn tổ chức. Tại đây, cần có một lượng thời gian đáng kể từ các nhà lãnh đạo chính, cũng như sự sẵn sàng làm mẫu cho tư duy mới. Cách tốt nhất để hoàn thành giai đoạn này là nhận ra rằng không phải mọi thứ đều có thể được lên kế hoạch trước, và việc triển khai đòi hỏi đo lường và điều chỉnh liên tục.

Kết luận

Biểu đồ xương cá là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức và cá nhân tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ đối phó với triệu chứng. Bằng cách áp dụng tư duy phân tích này, các tổ chức có thể phát triển văn hóa cải tiến liên tục, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và tăng cường khả năng thích ứng với thay đổi.