KPI và OKR: không khác nhau mà còn bổ trợ cho nhau!

Trong kỷ nguyên đầy biến động và khó lường, việc vận hành doanh nghiệp bám sát những mục tiêu đề ra từ trước là một điều vô cùng quan trọng. Cả KPI (Key Performance Indicators) và OKR (Objective Key Results) đều được đánh giá là công cụ quản trị mục tiêu hiệu quả trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cách thức vận hành và tác động vào hiệu quả công việc của hai công cụ này là khác nhau. Thế nên, các thành phần trong tổ chức cần hiểu rõ và lựa chọn công cụ hợp lý để tối ưu hóa hoạt động quản trị.

KPI – Công cụ số hóa hiệu suất làm việc

KPI – viết tắt của Key Performance Indicators (Chỉ số đánh giá thực hiện công việc) là khung đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất công việc được thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu, tỷ lệ hoàn thành so với mục tiêu đặt ra, nhằm đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của cá nhân, phòng ban hay cả tổ chức trong một khung thời gian nhất định.

KPI hoạt động theo cơ chế phân bổ. Bản chất của việc hoàn thành mục tiêu dựa vào KPI là chia nhỏ mục tiêu cho nhiều phòng ban và cá nhân thực hiện. Các phòng ban chức năng và nhân viên cần làm việc để theo đuổi tổng chỉ tiêu mà công ty đề ra.

Thông qua các tiêu chí KPI, cấp quản lý có thể đánh giá nhân viên dựa trên hiệu suất làm việc. Ngoài việc đề ra các chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, nhà quản lý còn nhận thấy được thế mạnh và điểm yếu của từng cá nhân. Từ đó có chiến lược nhân sự phù hợp cho mục tiêu chung của công ty.

OKR – Đạt mục tiêu nhờ vào trao quyền và tận dụng tối đa năng lực nhân sự.

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và kết quả then chốt). John Doerr – nhà đầu tư tiên phong ứng dụng OKR đã định nghĩa về công cụ này như sau:

“OKR là một phương pháp hợp tác thiết lập mục tiêu được sử dụng bởi nhóm và cá nhân để đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng với kết quả có thể đo lường được. OKR là cách bạn theo dõi tiến độ, tạo sự liên kết và khuyến khích sự tương tác xung quanh các mục tiêu đầy thách thức”.

Công cụ OKR chứa đựng 2 thành tố chủ chốt:

• Mục tiêu đề cập đến mục tiêu chung mang tính định hướng và truyền cảm hứng của tổ chức. Mục tiêu cần phải chính xác, rõ ràng, cụ thể và tạo động lực.
• Kết quả then chốt là những chỉ tiêu cần đạt được để hoàn thành mục tiêu. Những chỉ tiêu này cần phải đảm bảo tính đo lường, bám sát mục tiêu, có thời hạn thực hiện và có tính thách thức.

OKR hoạt động theo cơ chế liên kết. Bản chất của OKR là khai thác tính tham vọng của bộ phận nhân viên. Căn cứ vào Mục tiêu và Kết quả then chốt của cấp lãnh đạo, các trưởng phòng sẽ lập ra OKR cho phòng ban với tiêu chí đóng góp tối đa vào hoàn thành Key Results của cấp lãnh đạo. Vì thế, để hoàn thành 1 Key Result sẽ cần sự hợp tác của nhiều bộ phận, và tương tự cho OKR của cá nhân. Thông thường, Key Result của một cấp sẽ là Objective của cấp dưới liền kề.

KPI và OKR: Đâu mới là phương pháp quản trị mục tiêu vượt trội hơn?

Nhìn chung, KPI và OKR đều quản trị mục tiêu dựa trên những hạng mục có thể đo lường được. Các doanh nghiệp ở đa dạng quy mô đều có thể sử dụng 2 công cụ này để cải thiện thực hiện mục tiêu và tầm nhìn đã đề ra. KPI và OKR đều mang lại tác động tích cực đến năng suất chung của công ty nếu biết áp dụng đúng cách.

So với những phương pháp quản trị mục tiêu truyền thống, OKR bộc lộ nhiều điểm tích cực hơn.

OKR cho phép tập thể nhân viên có thể nhìn thấy mục tiêu và hiệu suất làm việc của các cá nhân khác. Từ đó nhìn nhận rõ hơn về nhiệm vụ của cá nhân để đóng góp vào thành công của tập thể và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm. Vì thế, OKR đòi hỏi rất nhiều về chất lượng con người trong một tổ chức, yêu cầu tinh thần tự giác cao, mỗi cá nhân đều phải có kỹ năng hoạch định và làm chủ cũng như sở hữu tầm nhìn cụ thể cho các mục tiêu đề ra.

Ở OKR vẫn tồn tại một điểm cần cân nhắc. OKR không đi đến cung cấp bảng danh sách nhiệm vụ cụ thể. Vì thế, nhân viên vẫn sẽ chưa hình dung được các đầu việc cụ thể trong quá trình hoàn thành mục tiêu nếu chỉ nhìn vào OKR. Với tiêu chí cụ thể và chi tiết, KPI là lựa chọn tốt hơn.

KPI giúp kết quả làm việc của cá nhân hoặc tập thể trở nên trực quan thông qua số liệu.

Thông thường, khi xây dựng bảng KPI cho cá nhân, nhà quản lý cần đối chiếu công việc cần thực hiện với mô tả công việc của cá nhân đó. Tức là, nhiệm vụ của cá nhân này, không xâm lấn nhiệm vụ của cá nhân khác. Vì thế, khác với OKR, KPI làm giảm tính liên kết giữa các cá nhân trong một phòng ban, và giữa các phòng ban trong một tổ chức. Nhưng bù lại, sự rõ ràng và minh bạch của KPI tạo thuận lợi cho nhân viên theo dõi công việc với các đầu việc đã được ấn định trong mô tả công việc trước đó.

Mặt trái của KPI là đôi khi sẽ tạo ra áp lực vô hình lên nhân viên vì nó ảnh hưởng đến việc cấp trên đánh giá hiệu suất làm việc của họ. KPI cũng không giúp khai thác các năng lực khác của nhân viên ngoài mô tả công việc.

Nhìn chung, KPI phù hợp áp dụng với các công việc hay dự án mà mục tiêu của nó đã được số hóa cụ thể. Trong khi đó, OKR sẽ là lựa chọn tốt hơn nếu nhà lãnh đạo đang mong muốn thay đổi định hướng chung của tổ chức. Vì OKR cho phép bạn mở rộng mục tiêu và truyền động lực cho cấp dưới quyền.

Ý tưởng kết hợp KPI và OKR

Theo chia sẻ của bà Trần Thu Lê tại hội thảo MBA Talk #87 “Experiences in Measuring Productivity”, KPI và OKR không khác nhau mà còn lại bổ trợ cho nhau. Qua phân tích, có thể nhận thấy KPI và OKR sở hữu những thế mạnh và khiếm khuyết bù trừ. Giải pháp lý tưởng là kết hợp KPI và OKR để hình thành một hệ thống quản lý mục tiêu toàn diện.

Cấu trúc của mô hình kết hợp này sẽ gồm 2 thành tố chính:

• OKR: đóng vai trò dẫn đường, đề ra mục tiêu chung và trao quyền cho nhân viên trong việc liệt kê các Key Results mong muốn đạt được.
• KPI: đóng vai trò phác thảo chi tiết các công việc cần làm để đạt được Key Result.

Các bước sau đây là ý tưởng kết hợp KPI và OKR có thể tham khảo:

• Bước 1: Thiết lập mục tiêu lớn với OKR
• Bước 2: Chia nhỏ thành các OKR con, mỗi OKR sẽ liên quan đến một khía cạnh của hoạt động kinh doanh (thường căn cứ vào bộ phận chức năng của doanh nghiệp)
• Bước 3: Tạo mối liên kết bằng cách mở rộng OKR con bằng các chỉ số KPI giúp hỗ trợ tiến trình đo lường hiệu suất.
• Bước 4: Đặt mục tiêu cho các chỉ số KPI.

Cần đảm bảo các cá nhân trong tổ chức đều nắm rõ cách mô hình OKR-KPI vận hành, đặc biệt là mối liên hệ giữa chúng. Cuối cùng, hãy đánh giá và cập nhật định kỳ nhằm điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Kết

Cả KPI và OKR đều là công cụ quản trị mục tiêu hiệu quả. Tuy nhiên, để lựa chọn công cụ lý tưởng cho toàn bộ các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp, điều này còn phụ thuộc nhiều vào tính chất, quy mô và mức độ phức tạp của từng dự án. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc phương án kết hợp cả 2 công cụ theo 2 hướng: linh hoạt chuyển đổi dựa theo từng dự án, hoặc thiết lập mô hình OKR-KPI cho toàn hệ thống. Đây là một giải pháp còn mới mẻ và đòi hỏi năng lực cao từ nhà quản trị cũng như cấp nhân viên thực hiện.

Xem thêm Chương trình học Thạc sĩ Kinh doanh PSO MBA để không bỏ qua những nội dung chuyên sâu liên quan đến Kiến thức quản lý, Kỹ năng lãnh đạo, Tư duy chiến lược & Ứng dụng công nghệ!