5 Giai đoạn Phát triển đội nhóm: Chiến lược để thành công

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem qua 5 giai đoạn phát triển đội nhóm và chiến lược giúp team leader có thể tối ưu sự hợp tác của đội nhóm đó.

Với vai trò team leader, mục tiêu chính của bạn chính là hỗ trợ và trao quyền cho đội nhóm để giúp các thành viên hoàn thành công việc với mức độ tốt nhất. Khi các thành viên cảm thấy thoải mái và dễ dàng làm việc với nhau, khả năng cao đội nhóm sẽ dần gắn kết và làm việc. Ngược lại, sự bất hòa giữa các bên khiến cho công việc trì trệ, tốn thêm nhiều thời gian để hoàn thành.

1. Đâu là các giai đoạn phát triển của đội nhóm?

Định nghĩa các giai đoạn phát triển của đội nhóm lần đầu tiên được giới thiệu bởi nhà tâm lý Bruce Tuckman trong luận văn của ông vào năm 1965 với tiêu đề ‘Phát triển các nhóm nhỏ hiệu quả’. Bài nghiên cứu thảo luận về việc các thành viên từ người xa lạ đến một đội nhóm có chuyên môn cao (high-functioning team).

Bài nghiên cứu của ông đã trở thành nền tảng trong việc nghiên cứu về các giai đoạn phát triển đội nhóm sau này. Công trình của Tuckman giúp các team leader thấu hiểu về việc thay đổi liên tục trong các dự án.

2. 5 giai đoạn phát triển đội nhóm của Tuckman

5 giai đoạn phát triển bao gồm: Forming (Hình thành), Storming (Xung đột), Norming (Chuẩn hóa), Performing (Trôi chảy), và Adjourning (Kết thúc).

Giai đoạn 1: Forming (Hình thành)

Giai đoạn đầu tiên của quá trình phát triển là Forming (Hình thành). Từ những người xa lạ, các thành viên bắt đầu gặp gỡ, kết nối và chưa bắt đầu tham gia vào dự án. Vì vậy, các thành viên chưa chắc chắn về cách làm việc và chưa có sự tin tưởng lẫn nhau. Ở giai đoạn này, đội nhóm sẽ khó hoạt động hiệu quả, vì mỗi cá nhân đều chưa nắm rõ vai trò đóng góp của các thành viên còn lại trong một nhóm.

Giai đoạn 2: Storming (Xung đột)

Cấp độ tiếp theo của quá trình phát triển nhóm là giai đoạn Norming (Xung đột). Ở giai đoạn này, các thành viên nhóm đang trong quá trình học cách làm việc cùng nhau. Khi các thành viên nhóm bắt đầu hợp tác, xung đột có thể xảy ra, cho dù đó là bất đồng về tính cách hoặc quan điểm về cách phát triển dự án. Nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về vai trò mỗi cá nhân trong nhóm, mối quan hệ có thể trở nên hỗn loạn khi các thành viên đấu tranh để tìm kiếm vai trò phù hợp.

Việc thiết lập sư hợp tác nhóm từ sớm có thể giúp giảm thiểu tác động của giai đoạn Norming trong quá trình phát triển đội nhóm. Điều này không đồng nghĩa với việc xung đột sẽ không xảy ra. Trên thực tế, sự bất đồng quan điểm đóng vai trò quan trọng đối với việc giúp đội nhóm hoạt động hiệu quả. Vì vậy, khi xung đột xảy ra, team leader cần giải quyết vấn đề một cách hiệu quả ngay khi xảy ra thay vì tránh né. Một nhóm đã có sự hợp tác hiệu quả, gắn kết trước đó có thể giải quyết xung đột một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Giai đoạn 3: Norming (Chuẩn hóa)

Đây là giai đoạn khi mọi thứ bắt đầu ổn định. Khi nhóm của bạn tìm ra được cách làm của họ và cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc cùng nhau. Các thành viên nhóm cảm thấy thoải mái hơn khi yêu cầu sự hỗ trợ để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc nhận phản hồi để cải thiện. Ở giai đoạn này, đội nhóm bắt đầu tăng năng suất ở khi trở nên quen thuộc hơn với đồng đội và phong cách làm việc của họ.

Giai đoạn 4: Performing (Trôi chảy)

Ở giai đoạn này, nhóm của bạn đã đạt được sự hòa nhập với các quy trình làm việc và các thành viên nhóm đang làm việc cùng nhau ở khả năng cao nhất. Nhóm của bạn tuân theo các quy trình làm việc đã được thiết lập để đạt được mục tiêu và các thành viên nhóm cảm thấy như họ có một mục tiêu chung để đạt được cùng nhau. Đây là giai đoạn lý tưởng của quá trình phát triển nhóm. Là một team leader, mục tiêu của bạn là đưa nhóm của mình đến giai đoạn này càng nhanh càng tốt. Bài viết sẽ thảo luận thêm về chiến lược giúp đội nhóm của bạn đến giai đoạn này ở dưới.

Giai đoạn 5: Adjourning (Kết thúc)

Giai đoạn thứ năm của quá trình phát triển nhóm, còn được biết đến với tên gọi là giai đoạn kết thúc, là giai đoạn cuối cùng mà đội nhóm sẽ trải qua. Sau khi một dự án kết thúc, đội nhóm đã làm việc cùng nhau sẽ giải thể. Các thành viên nhóm có thể gặp khó khăn khi làm việc với các nhóm khác vì đã thân quen với nhóm trước đó.

Đây cũng là thời điểm đội nhóm có thể tôn vinh mọi thành tựu mà họ đã đạt được cùng nhau. Hãy dành thời gian để nhìn lại những thành tựu của bạn và cho họ biết rằng lý do họ đang cố gắng là vì điều gì. Đồng thời cũng là cơ hội tuyệt vời để bày tỏ sự công nhận và vinh danh tài năng của các thành viên còn lại.

2. Làm thế nào để hỗ trợ đội nhóm trong từng giai đoạn?

Để tiếp nhận và phát triển một đội nhóm mới, hãy luôn nhớ đến các giai đoạn phát triển để bạn có thể hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát huy hết khả năng tiềm ẩn và giúp họ hợp tác hiệu quả hơn. Nếu không có công thức để hỗ trợ đội nhóm của mình, hãy sử dụng 4 chiến lược sau để tăng cường sự thống nhất của đội.

Xác định sứ mệnh của đội nhóm càng sớm càng tốt

Nếu như bạn đang xây dựng một đội nhóm mới hoặc làm việc trong một dự án với đặc tính liên phòng ban, bạn cần xác định nhiệm vụ của đội ngũ càng sớm càng tốt. Đặt ra mục tiêu, hoặc thậm chí đặt ra những quy tắc nền tảng cần tập trung ngay trước khi bắt đầu và đảm bảo mọi người đều hiểu và phấn đấu cho mục tiêu chung.

Tùy thuộc vào đội nhóm, hãy đặt ra:

• Một nhiệm vụ chung: Ví dụ, nhiệm vụ chung của nhóm là “Tạo ra nội dung nâng cao tính tương tác và tạo ra nhu cầu cho khách hàng trong thị trường mục tiêu.”
• Mục tiêu dự án: Hãy sử dụng mục tiêu chính của dự án cho nhiệm vụ của các team chức năng. Chẳng hạn, team liên phòng ban giữa bộ phận phát triển web và marketing có thể có chung một mục tiêu là giảm thời gian tải trang khoảng 1.5 giây.
• Vai trò của các thành viên: Nếu như bạn đang làm việc trong đội ngũ có nhiều chức năng khác nhau, một người có thể đảm nhận vai trò báo cáo lại cho đội nhóm những gì họ đang làm. Một cá nhân khác có thể chịu trách nhiệm cập nhật tiến độ dự án

Ngoài việc thiết lập nhiệm vụ hoặc mục tiêu của đội, team leader cần đặt vai trò cho từng thành viên trong đội. Khi bạn thêm người vào đội, hãy chú ý đến những phẩm chất và kỹ năng mà bạn sẽ cần để hoàn thành dự án. 

Khi vai trò được cụ thể hóa, quan trọng là phải làm rõ và phân biệt những trách nhiệm đó để mọi người biết ai đang làm gì và khi nào. Nếu bạn chưa làm, hãy xem xét việc tạo ra biểu đồ RACI để thông báo cho mỗi thành viên trong đội biết ai chịu trách nhiệm, ai phải chịu trách nhiệm, ai đóng góp và ai được thông tin cho một sáng kiến cụ thể.

Đặt ra kỳ vọng về cách giao tiếp

Trong những giai đoạn đầu của quá trình hình thành đội nhóm, hãy thiết lập một kế hoạch giao tiếp rõ ràng. Một kế hoạch giao tiếp là một bản tóm tắt về cách mà đội của bạn sẽ truyền đạt thông tin quan trọng cho các bên liên quan. Sự rõ ràng về các phương tiện giao tiếp khác nhau cho phép các thành viên trong đội hoạt động hiệu quả, hiểu rõ vai trò của họ và biết nơi nào để tìm thông tin về công việc mà họ cần. Thiết lập một kế hoạch giao tiếp có thể giúp bạn làm tất cả những điều này một cách dễ dàng cho đội nhóm theo dõi.

Nếu một mâu thuẫn nào đó xảy ra, đội của bạn cũng sẽ biết các bước cần thực hiện để giải quyết mâu thuẫn này. Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là nền tảng của việc giải quyết mâu thuẫn. Với một kế hoạch giao tiếp rõ ràng đã được thiết lập, đội của bạn sẽ biết cách thảo luận vấn đề của mình với phần còn lại của đội một cách xây dựng.

Hiểu điểm mạnh của các thành viên

Những vai trò mà các thành viên trong đội đảm nhiệm rất quan trọng đối với hiệu suất của cả team. Những vai trò này có thể là chức danh chính thức mà họ được thuê để thực hiện, hoặc vai trò phù hợp tự nhiên với động lực nhóm.

Là team leader của đội, hãy giao phó trách nhiệm và phân công các vai trò và trách nhiệm dựa trên các điểm mạnh của từng thành viên trong đội. Một số người có bản chất là những người lãnh đạo tự nhiên, trong khi những người khác có thể chọn giữ vị trí hỗ trợ nhưng lại có ý tưởng mạnh mẽ khi liên quan đến tầm nhìn chiến lược và cách quản lý dự án. Các điểm mạnh cá nhân mà mỗi thành viên mang lại tạo nên một cảm giác làm việc nhóm, vì mỗi người đều đóng góp phần của mình. Nếu bạn nhận thấy có một số thành viên trong đội không hưởng ứng, hãy khuyến khích họ chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình.

Đối mặt với mâu thuẫn một cách lành mạnh

Hầu hết, các thành viên sẽ lựa chọn né tránh vấn đề, nhưng điều đó không giúp xây dựng đội nhóm. Một đội nhóm giải quyết sự mâu thuẫn cùng nhau sẽ tin tưởng nhau nhiều hơn. Họ có thể dựa vào nhau để giải quyết những công việc khó, dù có sự khác biệt nào xuất hiện.

Giải quyết xung đột là một cách để tăng tính trung thực và tránh khỏi những định kiến tại nơi công sở. Với vai trò team leader, nhiệm vụ của bạn chính là tạo ra những quy chuẩn giúp đội nhóm giải quyết xung đột. Một trong những cách dễ thực hiện chính là thường xuyên đặt lịch feedback 1:1 và đưa ra những gợi ý về cách cải thiện cho các thành viên. Nếu bạn gặp xung đột lớn hơn cần giải quyết, hãy đảm bảo càng ít người biết càng tốt. Điều này giúp ngăn việc lan truyền những tin đồn thất thiệt đến những thành viên còn lại trong team.

3. Kết: Hỗ trợ đội nhóm đạt được mục tiêu với tài năng lãnh đạo của bạn

Team leader xuất sắc chính là “xương sống” của bất kỳ đội nhóm năng suất nào. Nếu không có kỹ năng lãnh đạo giỏi, team bạn có thể gặp khó khăn ở giai đoạn Performing (Trôi chảy). Bằng cách phát triển kỹ năng lãnh đạo, bạn có thể mô hình hóa cách luyện tập tốt nhất và giúp đội nhóm đạt được tiềm năng tối đa của họ.