9 bước lựa chọn software platforms phù hợp cho doanh nghiệp

Ngày nay, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và cạnh tranh tốt hơn. Do đó, việc lựa chọn nền tảng phần mềm (software platforms) phù hợp là vô cùng cần thiết.

Nhằm cung cấp cho học viên PSO MBA góc nhìn thực tế về cách lựa chọn software platforms, Viện ISB và Đại học Western Sydney đã phối hợp tổ chức hội thảo MBA Talk #90.

>>Xem thêm: MBA hay CFA: Lựa chọn nào là phù hợp cho”dân” tài chính?

9 bước lựa chọn software platforms – Từ lý thuyết đến thực tiễn

Tại buổi gặp gỡ, bà Hiếu Nguyễn – Solution Advisor, KPMG Việt Nam, đã cung cấp cho học viên PSO MBA một bức tranh tổng quan về “lộ trình” chọn lựa software platforms phù hợp với doanh nghiệp. 9 bước trong lộ trình này có thể được tóm gọn trong 3 giai đoạn: (1) Xác định chiến lược và nhiệm vụ của doanh nghiệp, (2) đánh giá tính phù hợp của các giải pháp và  (3) lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Giai đoạn 1: Xác định chiến lược và nhiệm vụ của doanh nghiệp

Bước 1: Xác định chiến lược và mục tiêu doanh nghiệp

Việc xác định các giải pháp đáp ứng chiến lược và mục tiêu doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức xây dựng quy trình vững chắc, đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Thu thập yêu cầu

Cần xác định các yêu cầu kinh doanh đặc thù theo từng lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp. Sau đó, người triển khai cần chuyển đổi các thông tin này thành những yêu cầu phần mềm cụ thể và rõ ràng. Cuối cùng, xây dựng danh sách các yêu cầu về software platforms bằng cách kết hợp các yêu cầu tiêu chuẩn với các yêu cầu đặc thù đã xác định. Bà Hiếu gợi ý, có thể hỏi yêu cầu từ chủ doanh nghiệp để hiểu rõ phương hướng quản lý và phát triển công ty. Những yêu cầu này giúp các bên triển khai có thể tiết kiệm chi phí và tập trung vào định hướng phát triển cụ thể.

Bà Ngọc Võ – Former CEO, YOLA Education, bổ sung lời khuyên giúp các nhà lãnh đạo xác định được yêu cầu của mình tốt hơn: “Ngoài các định hướng như tầm nhìn, sứ mệnh hay mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo có thể dựa vào bảng câu hỏi được liệt kê bởi người triển khai giải pháp phần mềm nhằm làm rõ các tính năng, quy mô của hệ thống mà doanh nghiệp cần. Bảng câu hỏi này với mục tiêu hướng dẫn, điều hướng người quản lý cung cấp các thông tin liên quan trực tiếp hoặc các tính năng kỹ thuật cho quá trình lựa chọn nền tảng phần mềm phù hợp.”

Bước 3: Xác định các giải pháp software platforms mục tiêu và ngân sách

Đầu tiên, cần nghiên cứu các xu hướng công nghệ hiện đại để đảm bảo giải pháp được cập nhật và hoạt động hiệu quả. Tiếp theo, đánh giá quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để chọn giải pháp phù hợp. Sau đó, cần thiết lập ngân sách cho việc triển khai giải pháp.

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, việc cần làm tiếp theo là tìm kiếm các ứng dụng và giải pháp liên quan đến nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời loại trừ những giải pháp không khả thi. Hãy nghiên cứu các báo cáo độc lập từ các tổ chức uy tín như Gartner hay IDC để đảm bảo tính khách quan trong phân loại các giải pháp phần mềm. Cuối cùng, từ những nghiên cứu và đánh giá này, người triển khai có thể phát triển danh sách giải pháp tiềm năng cho doanh nghiệp.

>>Xem thêm: MBA hay Thạc sĩ chuyên ngành: Lối đi nào là phù hợp?

Việc xác định ngân sách và lựa chọn phần mềm là một quy trình phức tạp và cần được thực hiện một cách cẩn thận. Bà Hiếu cho biết, doanh nghiệp cần xác định liệu nên mua phần mềm địa phương (local) hay toàn cầu (global). Đồng thời, nên xác định thứ tự sử dụng các module. “Điều này đòi hỏi phải liên tục tìm hiểu về những thay đổi trong công nghệ, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ mới ra mắt liên tục. Việc này rất quan trọng để bảo tồn số tiền đã đầu tư và sử dụng công nghệ mới nhất để tăng lơi thế cạnh tranh.” – Bà Hiếu Nguyễn nói.

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc mua hệ thống chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu hay lợi nhuận hiện tại và phải tính đến hiệu quả đầu tư (ROI). Nếu doanh thu còn thấp, có thể bắt đầu với phần mềm trong nước và sau 5 năm, khi doanh nghiệp phát triển, hãy chuyển sang phần mềm toàn cầu.

Giai đoạn 2: Đánh giá tính phù hợp của giải pháp

Bước 4: Phát hành RFI (Request For Information)

Phát hành RFI là việc giới thiệu tổng quan về dự án và mục tiêu, đồng thời xác định tài nguyên dành cho công tác triển khai. Tiếp theo là trao đổi với các bên liên quan để thông báo về dự án và vai trò của họ trong quá trình này. Tổ chức cuộc họp khởi động để giới thiệu chi tiết về dự án và kế hoạch cũng là một bước quan trọng. Sau đó, cần phát triển RFI cấp cao với phạm vi cụ thể và timeline triển khai. Cuối cùng, gửi RFI đã hoàn thiện đến danh sách các nhà cung cấp.

Bước 5: Phát triển và phát hành RFP (Request For Proposal)

Điều này bắt đầu bằng việc tổ chức các buổi hội thảo để xác định và hệ thống hóa các yêu cầu. Tiếp theo, phát triển và xác thực tài liệu RFP, bao gồm các trường hợp sử dụng, yêu cầu, timeline và chiến lược thực hiện. Lưu ý rằng trong quá trình này, cần xác định các kịch bản sử dụng thực tế dựa trên hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Bước 6: Đánh giá các đề xuất

Để đánh giá các giải pháp đề xuất, trước tiên, doanh nghiệp cần xem xét phản hồi bằng văn bản từ các nhà cung cấp đối với RFP, đảm bảo rằng các phản hồi đáp ứng các yêu cầu chức năng. Tiếp theo, tổ chức các buổi thuyết trình trực tiếp. Một lưu ý quan trọng được bà Hiếu đề cập tại hội thảo chính là cần yêu cầu đội dự án thuyết trình. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đánh giá toàn diện các đề xuất và năng lực của đội ngũ thực hiện, không chỉ dựa vào trình bày của đội ngũ bán hàng.

>>Xem thêm: Du học Thạc sĩ MBA và những lưu ý cần biết

Giai đoạn 3: Lựa chọn giải pháp phù hợp

Bước 7: Lựa chọn giải pháp

Khi chọn giải pháp, cần so sánh mức độ phù hợp của từng giải pháp với chiến lược tổng thể và khả năng đáp ứng yêu cầu trong các lĩnh vực chức năng. Các diễn giả tại MBA Talk #90 khuyên rằng nên chọn từ 2-3 nhà cung cấp để có sự so sánh về năng lực và tạo sự cạnh tranh về giá.

Bước 8: Chốt giải pháp phù hợp nhất

Khi lựa chọn giải pháp, cần đảm bảo rằng giải pháp đáp ứng ít nhất 70% nhu cầu của doanh nghiệp về mặt chức năng, đồng thời phải phù hợp với chiến lược và chi phí.

Bước 9: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Khi tất cả các điều khoản đã được thống nhất, hợp đồng sẽ được ký kết bởi các bên có thẩm quyền. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ theo dõi và quản lý hợp đồng để đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các cam kết và dự án được thực hiện thành công.

Vai trò của nhà quản lý trong lựa chọn software platforms

Dưới góc độ một nhà quản lý, bà Ngọc Võ – Former CEO, YOLA Education, cung cấp cho học viên những lời khuyên hữu ích xuyên suốt quá trình 9 bước trên.

Một trong những thảo luận sôi nổi nhất của bà Ngọc xoay quanh kỹ năng xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp software platforms. Bà nhấn mạnh rằng, khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra trong quá trình triển khai, cần đặt mình vào hoàn cảnh của nhà cung cấp. Thay vì đổ lỗi, hai bên nên cùng nhau xác định nguồn gốc và bản chất của vấn đề để đảm bảo sự vận hành trôi chảy.

Bà Ngọc đề xuất một cách hiệu quả để giải quyết mâu thuẫn là đặt ra các câu hỏi cho nhà cung cấp như: “Bạn đang gặp khó khăn gì trong quá trình triển khai phần mềm?” hay “Tôi có thể hỗ trợ nguồn lực như thế nào để giúp bạn triển khai hiệu quả hơn?”

Ngoài ra, bà Ngọc giới thiệu 3 yếu tố góp phần đảm bảo áp dụng hệ thống hiệu quả và mang lại ROI tốt nhất – con người, quy trình và hệ thống.

Trước hết, phải xác định rõ vai trò, năng lực của các đối tượng sử dụng hệ thống, phân khúc người dùng và hướng dẫn họ một cách chi tiết đầy đủ. Bên cạnh đó, sự tham gia và cam kết từ tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến lãnh đạo, là rất quan trọng.  Thứ hai, cần hiểu và xác định các quy trình nội bộ của doanh nghiệp, xây dựng hoặc cải thiện liên tục để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả. Cuối cùng, cần lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống linh hoạt và tích hợp tốt với quá trình vận hành.

Kết

Lựa chọn nền tảng phần mềm đúng đắn là một trong những yếu tố cần chú trọng trên con đường tối ưu hóa hiệu quả vận hành và chinh phục mục tiêu của doanh nghiệp. Việc tuân thủ quy trình chặt chẽ từ xác định chiến lược, thu thập yêu cầu, đến đánh giá và chọn lựa giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan, sự cam kết và tinh thần hợp tác sẽ là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp thành công trong việc triển khai và sử dụng các nền tảng phần mềm.

Với những chia sẻ sâu sắc và thực tiễn từ các khách mời, học viên PSO MBA không chỉ nắm bắt được quy trình lựa chọn phần mềm tối ưu mà còn được trang bị khả năng áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn công việc để gặt hái nhiều thành công.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).