Thái độ quan trọng hơn kỹ năng trên con đường thăng tiến sự nghiệp

Tham gia vào chương trình MBA Meetup với chủ đề “Teamwork” hay “Ai-work”, chị Nguyễn Thị Quỳnh Như, Planning Manager – Category, Suntory PepsiCo Vietnam Beverage, Học viên MBA khóa 2022 đã có những chia sẻ xoay quanh việc liệu Leader có phải người “gánh team”, làm thế nào để phân bổ công việc rõ ràng, cuối cùng là những kỹ năng nào cần trang bị thêm để quá trình teamwork được diễn ra hiệu quả.

Với đặc thù nhóm phòng ban liên quan tới Tài chính, trọng số trong công việc hằng ngày của chị là hoạt động teamwork hay hoạt động độc lập? 

Hiện nay, tôi đang đảm nhiệm vị trí Planning Manager và công việc chính là Finance Business Partner với phòng Marketing tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage (SPVB). Công việc của tôi xoay quanh việc Control Budget Management cho những chi phí liên quan tới truyền thông quảng cáo, đưa ra những phân tích liên quan đến chiến lược kinh doanh, đề xuất thay đổi với ban lãnh đạo.

Nhìn chung công việc tại SPVB là sự kết hợp giữa làm việc độc lập và teamwork. Những phần liên quan đến phân tích hoặc đánh giá số liệu, tính toán về P&L thường là nhiệm vụ độc lập. Còn các công việc cần teamwork đa phần là những dự án làm việc với các phòng ban khác, có thể kể đến như hoạch định kế hoạch kinh doanh cho một sản phẩm mới, hoặc những dự án liên quan tới phát triển bền vững.

Trong quá trình làm việc với các phòng ban khác, SPVB có nguyên tắc hay tiêu chuẩn nào để đảm bảo việc phối hợp hiệu quả không? 

Thật ra theo tôi không có nguyên tắc nào “one-size-fits-all” – phù hợp với mọi trường hợp, cũng như sẽ không có quy trình nào có thể áp dụng được cho tất cả dự án một cách hiệu quả. 

Theo tôi, mỗi người cần có sự linh hoạt trong cách tiếp cận, và hiểu rằng mỗi thành viên trong nhóm có kỹ năng teamwork và tư duy khác biệt. Và người leader nên có driving mindset để thúc đẩy các thành viên cùng bắt tay vào thực hiện và hoàn thành được dự án. Chỉ khi có sự đồng thuận và tinh thần hợp tác, cả team mới có thể đạt được mục tiêu và hoàn thành tốt các dự án của mình.

Vậy chị nghĩ thế nào về quan điểm “quản lý thường là người gánh team”? 

Tôi thấy quản lý không phải là người “gánh team” – người làm hết việc cho cả team. Thay vào đó, người quản lý là người nắm được timeline và tiến độ của toàn dự án từ A cho tới Z. 

Mỗi phòng ban sẽ tham gia vào một hoặc một vài giai đoạn cụ thể trong dự án, và việc của người quản lý là phân chia rõ ràng cho từng phòng ban hoặc từng cá nhân chịu trách nhiệm xử lý những công việc cụ thể. Việc làm rõ về vai trò sẽ giúp tránh tâm lý ỷ lại vào một người “gánh team”.

Để đảm bảo tiến độ của dự án được thực hiện đúng và đủ thời gian, quản lý cần có khả năng phân tích và đánh giá kỹ năng của từng thành viên trong đội ngũ. Bằng cách đó, quản lý có thể phân chia công việc một cách hợp lý và đảm bảo rằng mỗi thành viên/ phòng ban sẽ đảm nhiệm những công việc phù hợp với năng lực của họ. 

Quản lý cũng cần lắng nghe và đồng cảm với các thành viên trong đội ngũ, để hỗ trợ họ khi cần thiết và đảm bảo rằng mọi người đều cùng nhau làm việc với tinh thần hợp tác và đoàn kết.

Vậy chị có một kỹ thuật hay một kỹ năng nào để có thể quản lý được tốt tiến độ làm việc của đội nhóm để cùng nhau đi tới cuối con đường hay không?

Theo kinh nghiệm cá nhân và quan sát, tôi thấy để có thể quản lý tốt tiến độ làm việc của đội nhóm, người quản lý cần 3 yếu tố.

Đầu tiên, người quản lý cần cho các thành viên thấy được bức tranh toàn cảnh dự án và cả team đang cùng hướng đến cùng một mục tiêu.

Thứ hai, người quản lý sẽ cùng cả team thảo luận với nhau về những vấn đề hoặc rủi ro có thể xảy ra và phương án dự phòng để dự án hoàn thành đúng hạn. 

Thứ ba là người quản lý cần hiểu các thành viên, cách làm việc của mỗi người và điểm mạnh, điểm yếu. Ví dụ, một số thành viên rất sáng tạo nhưng thường trễ deadline. Với những thành viên này, người quản lý có thể đẩy timeline của riêng họ sớm hơn hoặc follow up sát sao hơn.

Đâu là điểm giống nhau giữa việc teamwork khi đi làm và teamwork trong lớp MBA?

Điểm giống lớn nhất có lẽ là các thành viên trong team đều từ những background rất khác nhau. Ví dụ ở lớp MBA, các thành viên trong nhóm đều đến từ đa dạng background như tài chính, marketing, hoặc Sales. 

Vậy tương tự với đi làm, leader của team cũng cần phải kết nối các thành viên để cùng thực hiện một bài tập nhóm một khoảng thời gian nhất định. Thường trong lớp học MBA tại Đại học Western Sydney, mỗi môn chỉ kéo dài 2 tháng. Do đó, thời gian làm bài tập khá gấp, giống như “chạy dự án” ở công ty vậy. (cười)

Ngoài kỹ năng teamwork này, chị Như nghĩ các bạn còn nên phát triển kỹ năng, yếu tố nào khác để bổ trợ cho con đường nghề nghiệp?

Trước tiên, tôi phải nhấn mạnh tầm quan trọng của thái độ. Đối với tôi, thái độ quan trọng hơn kỹ năng vì kỹ năng lẫn kiến thức đều có thể được đào tạo và rèn luyện khi bắt đầu đi làm trong môi trường chuyên nghiệp, nhất là khi có sếp hoặc mentor dẫn dắt. Tuy nhiên, nếu mỗi người không có thái độ cầu thị, cầu tiến và chịu học hỏi thì sẽ rất khó để có thể xây dựng và phát triển toàn diện. 

Ngoài kỹ năng teamwork, các bạn trẻ có thể trau dồi thêm những kỹ năng khác như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng quản lý thời gian hoặc kỹ năng phân tích và tư duy phản biện. 

Nhìn lại hành trình vừa qua, chị thấy mình có sự phát triển nào hay thu nạp được kỹ năng nào hay để phát triển nội lực của mình hay không? 

Nhìn lại hành trình học MBA, cá nhân tôi đã hiểu bản thân hơn (self-awareness) và nhận ra được những “chất liệu” của bản thân. 

Thông thường, khi vào một môi trường có nhiều người giỏi thì tôi thường có xu hướng đấu tranh và muốn thể hiện bản thân. Nhưng sau khi học MBA, chương trình giúp tôi mở ra một góc nhìn khác. Đó là mọi người không cần phải “cạnh tranh” với nhau mà luôn nâng đỡ nhau, cùng nhau vượt qua các thử thách của môn học. 

Ví dụ, có những môn rất khó, như môn học Integrated Business Experience (IBE) và phần nội dung liên quan đến Business Simulation Game – BSG. Đây là trò chơi mô phỏng kinh doanh đòi hỏi từng team cần đào sâu dữ liệu, phân tích chiến lược đối thủ, định hướng chiến lược của doanh nghiệp để dẫn đầu thị trường. 

Nghe thì có thể hiểu là các nhóm cạnh tranh nhau để dẫn đầu, nhưng khi học, khi chúng tôi thấy nhóm nào có performance chưa cao, hay gặp khó khăn, chúng tôi cùng đề xuất những lời khuyên để nhóm cân nhắc thay đổi.

Tôi cảm thấy đây là một mindset rất hay: làm sao để mọi người cùng nhau tốt hơn chứ không phải làm sao để một mình mình tốt hơn. 

Chị có lời khuyên nào cho các bạn để tận dụng được tốt nhất quá trình học tập MBA?

Theo tôi nghĩ, mỗi người nên củng cố năng lực self-awareness (tự nhận thức bản thân). Nghĩa là trước khi bước vào chương trình MBA, mỗi cá nhân nên biết được rằng tại sao mình chọn chương trình này. Chỉ như vậy, thì khi gặp khó khăn, các bạn mới có thêm động lực, tiếp tục chinh phục chặng đường mà mình đã lựa chọn.

MBA Meetup là chuỗi sự kiện giao lưu trực tuyến về hành trình học vấn, trải nghiệm học tập cùng kinh nghiệm làm việc từ chia sẻ của các học viên, cựu học viên đã và đang theo đuổi chương trình MBA.

Xem thêm: Teamwork và vai trò gắn kết các thành viên của người quản lý