“Chạm đúng điểm” để nâng cao sự hài lòng của ứng viên

Trong bối cảnh thị trường lao động đầy biến động, trải nghiệm ứng viên đã trở thành một trong những yếu tố quyết định thành công của hoạt động tuyển dụng. Mỗi tương tác giữa ứng viên và doanh nghiệp đều là cơ hội để tạo dựng một ấn tượng sâu sắc.  

Cùng lắng nghe chia sẻ của chị Vũ Thị Ngọc Nhung – Former Talent Acquisition Lead, Unilever Vietnam, and Lazada Group và anh Dương Phước Nam Huân – HR Business Partner Vietnam, Thailand & Alliance Countries, Santen Pharmaceutical tại MBA Talk #106 “Satisfying the journey of candidates’ experiences” để chuẩn bị chiến lược chinh phục được ứng viên “ưng ý”.

Hiểu hành trình ứng viên để “chạm đúng điểm”

Cũng giống như khách hàng, ứng viên cũng trải qua một hành trình đặc trưng khi tương tác với doanh nghiệp, được gọi là hành trình ứng viên. Hành trình này bắt đầu từ nhu cầu tìm việc và tiếp diễn với các bước: tìm vị trí ứng tuyển, nộp hồ sơ, tìm hiểu về công ty, tham gia phỏng vấn, thỏa thuận lao động, chấp nhận thỏa thuận và cuối cùng là gia nhập doanh nghiệp (on-board).

Mỗi bước trong hành trình này đều có những điểm chạm cụ thể, nơi doanh nghiệp có thể để lại ấn tượng với ứng viên. Anh Dương Phước Nam Huân nhấn mạnh: “Nhà tuyển dụng cần chú trọng đến tất cả các điểm chạm để thúc đẩy ứng viên tiến sâu vào hành trình.” Ví dụ, khi ứng viên tìm hiểu về công ty, thông tin trên website hay các trang tuyển dụng cần phải đầy đủ, chính xác, đồng bộ và hấp dẫn để tạo ấn tượng tốt.

Chị Vũ Thị Ngọc Nhung cũng khẳng định tầm quan trọng của các điểm chạm khi cho rằng: “Mỗi điểm chạm là cơ hội để công ty xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (Employee Branding). Nếu làm tốt, doanh nghiệp còn có thể tích lũy một mạng lưới ứng viên tiềm năng trong tương lai thông qua hiệu ứng word-of-mouth.”

Ngược lại, bất kỳ trải nghiệm tiêu cực nào cũng có thể làm đứt gãy hành trình và khiến ứng viên quay lại từ đầu hay tìm kiếm cơ hội ở một nhà tuyển dụng khác. Qua những chia sẻ của ông Huân, ứng viên hiện nay rất nhạy cảm khiến cho trải nghiệm ứng viên dần trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 

Sự không hài lòng của họ không chỉ dừng lại ở cảm xúc cá nhân mà có thể nhanh chóng trở thành một câu chuyện lan rộng, tạo ra phản ứng mạnh mẽ trong cộng đồng. Mạng xã hội, với sức mạnh lan tỏa vô cùng lớn, đã trở thành một con dao hai lưỡi đối với các doanh nghiệp. Mọi thông tin tiêu cực, dù lớn hay nhỏ, đều có khả năng lan truyền nhanh chóng và gây tổn hại nghiêm trọng đến thương hiệu tuyển dụng. 

Chiến lược xây dựng hành trình ứng viên

Với kinh nghiệm triển khai công tác tuyển dụng tại nhiều tập đoàn đa quốc gia, chị Vũ Thị Ngọc Nhung đề xuất chiến lược tuyển dụng bám sát hành trình ứng viên, gồm các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Tuyển dụng

Đây là giai đoạn then chốt để nhà tuyển dụng tạo dựng ấn tượng đầu tiên trong mắt ứng viên. 

Trước hết, bản mô tả công việc (Job Description) mà ứng viên nhận được cần phải rõ ràng và đầy đủ, giúp họ hình dung được vai trò – giá trị của vị trí trong tổ chức. “Ngoài ra, doanh nghiệp có thể khéo léo lồng ghép giá trị thương hiệu nhà tuyển dụng (Employee Value Proposition) vào JD, giúp ứng viên dễ dàng nhận biết những khác biệt của tổ chức.” – bí quyết từ chị Vũ Thị Ngọc Nhung. Cần ưu tiên chọn lọc những yếu tố thu hút ứng viên như cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc sáng tạo, hay văn hóa doanh nghiệp cởi mở,…

Chiến lược Employer Branding đa dạng cho phép bộ phận nhân sự linh hoạt lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp. Bên cạnh hệ thống tuyển dụng nội bộ, các nền tảng bên ngoài như LinkedIn đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ khả năng tiếp cận nguồn ứng viên chất lượng cao và quy trình ứng tuyển nhanh chóng. Việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng và xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.

Giai đoạn 2: Interview 

Để tối ưu hóa quy trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần nắm rõ chân dung ứng viên, bao gồm các yếu tố như kinh nghiệm làm việc, vị trí ứng tuyển và đặc điểm nhân khẩu học. Những thông tin này sẽ là nền tảng quan trọng giúp nhà tuyển dụng xây dựng bộ câu hỏi phù hợp, khai thác tối đa tiềm năng của ứng viên.

Bộ câu hỏi cần được thiết kế linh hoạt, bám sát với yêu cầu và khung năng lực của từng cấp độ vị trí. Việc cá nhân hóa các câu hỏi không chỉ mang đến một trải nghiệm thoải mái cho ứng viên mà còn tạo cơ hội để họ thể hiện tối đa năng lực trong buổi phỏng vấn.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng phải đảm bảo sự đồng nhất và chất lượng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình tuyển dụng. Chị Vũ Thị Ngọc Nhung chia sẻ: “Cần thiết kế quy trình tuyển dụng đa chiều mới đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các nhóm ứng viên khác nhau.”

Chia sẻ phản hồi sau phỏng vấn là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Những góp ý chân thành không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về bản thân mà còn tạo dựng một ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp nhà tuyển dụng thu hút được những ứng viên tài năng mà còn xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ trên thị trường.

Giai đoạn 3: Pre-onboarding 

Giai đoạn này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa tổ chức và line manager để hoàn thành công tác chuẩn bị đón chào “thành viên mới” của tổ chức. Vì ứng viên luôn mong muốn được tạo điều kiện tốt nhất để nhanh chóng thích nghi với môi trường mới. Chị Vũ Thị Ngọc Nhung đưa điều kiện cần tuân thủ dành cho quy trình pre-onboarding chuyên nghiệp: “Công tác chuẩn bị phải hoàn thành trước ngày onboard, thay vì xem ngày onboard là ngày thực hiện”. 

Giai đoạn 4: Đánh giá – cải thiện

Cuối cùng, một quy trình tuyển dụng chỉ thực sự hoàn thiện khi có sự đo lường mức độ hài lòng của ứng viên. Một trong những công cụ phổ biến để đánh giá là NPS (Net Promoter Score) – chỉ số định lượng mức độ hài lòng và sự trung thành của ứng viên. Thang điểm từ 1 đến 9 sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ những yếu tố cần cải thiện trong quy trình.

Trong quá trình đánh giá, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tỷ lệ bỏ cuộc (Drop-off Rate) và thời gian tuyển dụng (Time-to-Hire) để phát hiện những điểm nghẽn. Ứng viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi tham gia vào một quy trình tuyển dụng nhanh chóng và mượt mà.

Ngoài các phương pháp định lượng, doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua những cuộc phỏng vấn chuyên sâu, giúp khai thác nhiều vấn đề mà số liệu không thể phản ánh. Phỏng vấn chuyên sâu là công cụ hữu ích, đặc biệt khi ứng viên có những phản ứng cực đoan đối với doanh nghiệp, giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc và chi tiết hơn.

>> Xem thêm: Internal Marketing – Trách nhiệm không chị thuộc về phòng nhân sự

Kết

Quy trình tuyển dụng hiện nay dần được tích hợp các công nghệ AI, như chatbot hay máy scan CV, để tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, từ góc độ ứng viên, họ vẫn mong muốn nhận được sự hỗ trợ tận tâm và chu đáo từ đội ngũ tuyển dụng. Chị Nguyễn Thị Ngọc Dung chia sẻ: “Một quy trình tuyển dụng sẽ không thể tạo được ấn tượng tốt với ứng viên nếu thiếu yếu tố CARE. Sự quan tâm và thấu hiểu chính là chìa khóa giúp nhà tuyển dụng chiếm được lòng tin và sự hài lòng của ứng viên.” 

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization)