Headcount Planning là gì và ý nghĩa trong thời kỳ khủng hoảng lao động

Đứng trước làn sóng layoff chưa có dấu hiệu giảm tốc, bạn có thắc mắc rằng, vì sao các “ông lớn” lại mạnh dạn sa thải số lượng lớn nhân viên như vậy? Liệu việc sa thải hàng loạt có phải là do hiệu suất làm việc của nhân viên giảm sút, hay đây chỉ là một phần trong Headcount Plan?

Để hiểu rõ hơn về Headcount Planning và tầm quan trọng của nó đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cùng tìm hiểu về khái niệm và những yếu tố cần biết về công cụ quản trị nhân sự này.

>> Tìm hiểu thêm về chương trình học thạc sĩ quản trị kinh doanh

Headcount Planning là gì?

Headcount planning là quy trình tổ chức xác định quy mô và cấu trúc nhân sự cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu cuối cùng của Headcount Planning là đảm bảo rằng với ngân sách đề ra, công ty có đủ số lượng nhân viên với những kỹ năng phù hợp, được tuyển dụng vào đúng thời điểm.

>> Xem thêm: Học thạc sĩ online tại Việt Nam

Chia sẻ tại sự kiện MBA Talk #94 “Integrated Financial Modelling in HRM”, Bà Nguyễn Thị Bình Minh, Financial Performance Head, Sanofi CHC Việt Nam cho biết, nếu kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp là mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu, Headcount Plan cần đảm bảo có kế hoạch tuyển đủ nhân sự để hoạt động trong quá trình mở rộng phân phối.

Xây dựng Headcount Plan là trách nhiệm của nhiều bộ phận Nhân sự, Tài chính và Trưởng bộ phận chức năng. Mỗi bộ phận sẽ có ưu tiên khác nhau khi đề ra mục tiêu kế hoạch:

Bộ phận Tài chính quan tâm đến lợi nhuận cuối cùng. Vì thế, bộ phận Tài chính rất mong muốn Headcount Plan đảm bảo tổ chức có đủ nhân sự để đạt được các mục tiêu kinh doanh, đồng thời vẫn tối thiểu được Personnel Cost.

Bộ phận Nhân sự quan tâm đến việc điền đầy các khoảng trống kỹ năng, xác định cấu trúc phù hợp cho các nhóm và đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả.
Trưởng Bộ phận chức năng quan tâm đến việc tuyển dụng những nhân tài phù hợp nhất để giúp bộ phận đạt được những thành tích đột phá góp phần vào thành công của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: ERP là gì? Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch số lượng nhân viên là một chiến lược quan trọng giúp các tổ chức chủ động điều tiết lực lượng lao động, từ đó tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự gây ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và lợi nhuận. Thông qua Headcount Plan, tổ chức có thể điều chỉnh và phối hợp nguồn lực nhân sự để linh hoạt đáp ứng các thay đổi và nhu cầu của môi trường kinh doanh.

Điều này giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về việc liệu có cần tuyển dụng nhân viên mới để bù đắp thiếu hụt năng lực; cải cách cấu trúc tổ chức để tối ưu hóa lực lượng lao động hiện tại; hay tiến hành các biện pháp sa thải để giảm bớt nhân sự dư thừa.

>> Xem thêm danh sách các trường đào tạo thạc sĩ tại TPHCM

Một tổ chức lập kế hoạch Headcount như thế nào?

Trước tiên, các tổ chức phân tích lực lượng lao động hiện tại của mình, đánh giá các yếu tố như số lượng nhân viên, kỹ năng và hiệu suất của họ. Sau đó, cùng đưa ra dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, xác định các yêu cầu dựa trên các yếu tố như tăng trưởng kinh doanh, thay đổi về công nghệ hoặc các yêu cầu theo quy định. Sau khi đưa ra những dự báo này, các tổ chức sẽ lập kế hoạch chi tiết. Họ phác thảo số lượng nhân viên cần thiết, các vai trò và phòng ban cụ thể, cũng như mốc thời gian để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Sau giai đoạn lập kế hoạch, các tổ chức tiến hành hoạt động triển khai kế hoạch, bao gồm tuyển dụng, thuê và đào tạo nhân viên mới cũng như quản lý mọi thay đổi đối với lực lượng lao động hiện tại. Cuối cùng, để đảm bảo sự liên kết liên tục với các mục tiêu của tổ chức, họ liên tục theo dõi hiệu quả Headcount Plan và điều chỉnh khi cần để giải quyết các thay đổi trong doanh nghiệp hoặc lực lượng lao động.

Có thể xây dựng Headcount Plan theo những hướng nào?

Có hai hướng xây dựng Headcount Plan phổ biến.

Lên kế hoạch theo hướng chiến lược: tập trung vào việc tổ chức lực lượng lao động dài hạn theo chiến lược kinh doanh. Quá trình sẽ tập trung xoay quanh phân tích môi trường bên ngoài, xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai và xây dựng kế hoạch để thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài. Chiến lược này giúp tổ chức dự đoán và chuẩn bị cho những biến đổi thị trường dưới tác động của công nghệ và pháp lý.

Lên kế hoạch theo hướng hoạt động: tập trung vào quản lý hoạt động hàng ngày của lực lượng lao động trong tổ chức. Quá trình bao gồm dự báo nhu cầu nhân sự ngắn hạn, lên lịch làm việc cho nhân viên, quản lý hiện diện và luân chuyển nhân sự. Mục đích của kế hoạch này là giúp tổ chức đảm bảo có đủ người đúng chức danh vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu hoạt động của mình.

Liệu Headcount Plan tốt có giúp doanh nghiệp chống lại tình trạng khủng hoảng lao động?

Chỉ trong khoảng 5 năm trở lại đây, thị trường lao động đã chứng kiến vô số những sự kiện “vô tiền khoán hậu” khiến không ít doanh nghiệp rơi vào cảnh lao đao.

Đại dịch Covid-19 đã thay đổi hoàn toàn cách thức con người làm việc, từ đi làm hằng ngày vào khung giờ hành chính chuyển sang làm việc tại nhà và thời gian linh hoạt hơn.

Sau đại dịch, hậu quả có thể dự đoán được là tình trạng kiệt sức diện rộng dẫn đến thời kỳ Đại từ chức (The Great Resignation) trên toàn cầu. Trong trạng thái khao khát tìm lại cân bằng cuộc sống và mong muốn duy trì sự tự do công việc với hình thức làm việc từ xa, khiến các “đơn nghỉ việc bị dồn nén” được gửi đi nhanh hơn bao giờ hết.

Nửa cuối năm 2023, thông tin sa thải quy mô lớn từ các tập đoàn công nghệ đã nổ phát súng đầu cho công cuộc layoff mạnh mẽ khắp các doanh nghiệp lớn nhỏ. Các từ khóa “tinh gọn”, “cắt giảm”, “tái cấu trúc”,… dần định hình lại thị trường và chuyển đổi quyền lực về tay người sử dụng lao động.

Trong những tình thế bất ngờ như vậy, kế hoạch kinh doanh sẽ phải thay đổi kéo theo Headcount Plan cũng khó có thể giữ nguyên như ban đầu. Phải chăng Headcount Plan vô dụng khi đối mặt với các tình huống kinh tế biến động? Chính xác hơn, Headcount Plan sẽ trở nên “tàng hình” nếu nó thiếu đi tính dự báo.

Dự báo nhu cầu nhân sự là quá trình ước tính số lượng nhân viên trong tương lai sau khi cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau. Trước hết, dự đoán nhu cầu nhân sự cần dựa trên dự đoán mức tăng trưởng doanh thu dự kiến và chiến lược kinh doanh (mở rộng thị trường, tập trung hóa,…). Thứ hai, cần phân tích tỷ lệ luân chuyển nhân sự dựa trên số liệu quá khứ và tương lai, bao gồm cả tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện và không tự nguyện.

Thứ ba, các thay đổi cấu trúc tổ chức dự kiến như việc thành lập các bộ phận, chức năng mới cũng cần được xem xét. Thứ tư, dưới tác động của tiến bộ khoa học công nghệ, tự động hóa, nhu cầu về số lượng nhân sự và kỹ năng chuyên môn cũng cần thay đổi để thích ứng. Cuối cùng, không thể bỏ qua những cập nhật về pháp lý, quy định hoặc tiêu chuẩn ngành.

Đối với các hiện tượng kinh tế khó lường, hãy cân nhắc sử dụng phương án Headcount dự phòng. Phương án dự phòng giúp doanh nghiệp linh hoạt ứng phó khi hoạt động kinh doanh bị gián đoạn do các tác nhân kinh tế không thể kiểm soát.

Kết

Headcount Plan là một thành phần quan trọng của quản lý lực lượng lao động giúp các tổ chức sắp xếp nguồn nhân lực đáp ứng với mục tiêu kinh doanh. Bằng cách hiểu được quy trình, các yếu tố và ý nghĩa của Headcount Planning, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch nhân sự để đạt được mục tiêu tuyển đúng nhân viên với năng lực phù hợp vào đúng thời điểm giúp công ty sớm đạt được các mục tiêu kinh doanh.